薛锦绣
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摘要：随着科学技术的不断进步，信息技术对人们的影响越来越大，同时数字化技术也在快速发展，并在工程档案管理方面得到了广泛应用。本文主要阐述了数字化档案在工程管理中的应用分析，希望对工程档案的管理工作起到一定帮助作用。
关键词：数字化档案；工程档案管理；应用
1 前言
在社会发展不断进步的当下，产生的档案资料越来越多，在这种情况下，原先的人工管理方式已经无法有效保证档案管理工作的时效性和准确性，也无法满足当下的档案管理工作需求。然而在计算机技术不断发展和应用之下，档案管理工作渐渐实现了电子化，如此一来便从根本上缓解了档案装具缺乏、信息化不足以及检索缓慢等问题，也渐渐诞生了一种新型的档案管理形式，即数字化档案管理。目前越来越多的行业都开始进行档案信息数字化建设，确保可以将档案的作用有效发挥出来，因此对其具体应用进行分析具有很大的必要性。
2 档案数字化在工程档案管理中的重要意义
2.1提高档案管理效率
面对新时期计算机技术发展的冲击，档案管理工作必须要提高效率，档案管理工作人员要明确档案管理工作的目标，要加强学习，要学习现代科学技术，提高业务能力，进而提高档案管理效率，数字化技术就是其中重要的一项技术。数字化技术应用在档案管理工作中，要提高档案管理的现代化和信息化水平。数字化档案管理体系的建设需要依赖大量的专业技术人员，需要建立信息化档案管理平台，档案资料的收集、鉴选、扫描、转换、挂接、检索、数据库建立、备份等工作都要依赖数字化技术实现，这样会显著提高档案管理的实际效率。
2.2提升工程档案的综合利用率
随着信息时代的到来，档案管理朝着数字化的方向发展已经成为必然。工程档案要想充分发挥作用，必然要进行管理优化与转型发展。工程档案在信息技术的全面推动下，能够促使档案信息的分享与使用流程变得更加科学有效，不仅可以确保竣工时的档案管理变得合理完善，还能够做到及时归档，用以拓展城建档案信息，逐步提高工程档案信息的利用水平。
2.3档案数字化管理的高效保存与处理
在一般的情况下，建筑工程的档案信息涉及到多层面的管理，整个工程的所有信息都储存在工程档案中，作为工程所有综合资源的集合体，工程档案的信息内容是通过许多载体形成的，例如文件、视频、图像等载体。因此，随着互联网技术与大数据技术的发展，将工程档案实现数字化管理是未来的发展趋势。实现工程档案的数字化管理能够快速地将各种档案内容进行快速分类，在处理与保存方面起到十分重要的管理效果，为工程项目技术、工艺等方面的研发与设计奠定了坚实的基础，对企业的发展起到重要的现实意义。
3 如何有效发挥数字化档案在工程档案管理中的效用
3.1深化工程档案数字化管理认识
工程档案数字化管理工作的开展，离不开档案管理人员的全面重视。但是在传统的档案管理过程中，由于工程档案长期得不到使用，因而处于被搁置的状态，容易出现各种损坏或者缺失的状况。再加上以往的档案管理主要以档案信息收录和保存为主，并没有过多涉及档案的应用，因而难以体现工程档案的使用价值。
在新时期，档案管理部门应当将档案管理与工程工作紧密联系在一起，主动加强对工程档案管理数字化的重视程度，促使档案管理人员能够随之形成全新的工作认知，便于推动工程档案管理的数字化发展。为了提高工程档案管理和使用效率，工程档案管理人员还需要提高工程档案的收录标准，只有竣工验收后的工程档案才能够加以接收。此外，还要积极采取先进的数字化管理技术，如电子扫描、自动校对、数据采集等，全面加强对工程档案资料的梳理与检查，确保原始材料的安全与完整性。
3.2积极构建完善的数字化工程档案管理机制
强化制度性保障作用的发挥，加快标准化进程,为了深化数字化档案在工程档案管理中的应用，要重视构建先进的管理机制，积极进行优化与完善，提升工程档案数字化管理的科学性与标准化，满足高效性的需求。具体讲，要重视内部数字化建设，遵循档案管理规律，构建合理的数字化管理标准，重视实施目标机制，将工程档案数字化管理的流程、内容以及相关制度落到实处，促使运行体制更加高效与顺畅，从根本上保证工程档案数字化管理具有可靠的依据。
3.3重视数字化工程档案管理人才的培养与教育
其一，应加强对档案管理数字化相关人才的引进和培养。特别是那些能够熟练操作以及信息处理的综合性人才，既要加强对外引进，更要在内部工作岗位上加快培养，以为档案管理数字化的科学化推进和高效发展提供强大的团队支持。其二，基于档案管理员的业务培训也应不断加强。除了开展定期性的信息技术培训，操作技能等的专项培训也应积极有效地开展，进而使其在掌握最新技能和熟练管理档案的基础上推进档案管理数字化的便捷化。其三，绩效考核制度也应建立并不断地加以完善。档案管理的绩效考核应定位在具体管理工作的创新以及信息化建设的推进上，以通过这些重点性的工作成效实施对相关人员的评估和考核。与此同时，还应结合具体的管理工作状况制定完善的考核制度和执行标准，从而为具体评价和考核工作的科学化实施提供基础保障。
3.4技术创新，规范档案数字化建设
档案管理人员在传统建设项目工程档案管理工作中，工作量较大，其主要负责收集和整理资料，同时在实际工作中还有诸多问题存在，对档案的有效性和准确性造成了极大的影响。现阶段，计算机网络技术越来越先进，已有诸多项目的工程档案运用了计算机技术展开数据化管理，但因为现阶段的数字化建设没有有效的管理体制和有效的统一标准，导致数字化管理始终采用的是纸质档案管理的方式，管理水平不理想。建议可在工程合同中写入工程档案信息化，并在资金上给予支持，确保整个项目档案从工作开始便把一个庞大的信息化数据网络构建起来，各环节借助信息技术手段自动化归档和管理利用档案，逐渐建设项目工程大数据库，促进工作效率显著提高。此外，建设项目工程档案数据库的建立，既可以使传统档案储存容易丢失或损坏的不足得到有效弥补，还可以确保建设项目工程档案管理更加规范和科学，以便于更好地利用和查找档案。并借助国家制定的信息化标准，顺利实现工程档案无纸化，从当前的“双套制”逐渐向“一套制”过渡，使纸张的使用显著减少，保护环境。
4 结语
综上所述，档案数字化工作已经如火如荼地开展多年，成绩斐然，日渐成熟，但其发展过程中的偏差也或多或少显露出来。尤其是在大数据环境下，档案数字化工作更应实施优化策略，要从量的积累转变到质的提升上来，让数字化档案资源中的海量数据得到最全、最广的采集，以利用为导向，多渠道、多手段地研究和开发档案数字化成果，使档案数字化工作的收益最大化，让档案这一特殊信息资源在大数据进程中的作用和价值最大化。
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