刘玲玲
中国能源建设集团西北电力建设甘肃工程有限公司 730070
摘要：物资采购是确保企业正常运转的重要环节，当前，企业在经营过程中会涉及各种不同的经济活动，包含采购、销售、租赁、工程等各个方面，为使合作双方的经济利益能够得到法律的保护，企业会规定交易金额达到一定标准就需要签订经济合同。企业签订合同主要是业务部门参与，忽略财务监督的作用，导致财务风险在合同签订时没有被发现，等后期执行过程中才发现，造成企业损失。加强企业合同管理的财务风险防范，既可以提高企业的经营管理水平，又可以避免不必要的经济损失。本文主要对物资采购过程中的合同管理进行分析，希望通过本文的分析研究给行业内人士以借鉴和启发。
关键词：物资采购;合同管理
引言
物资采购管理工作的开展能够帮助企业节约采购成本，提升物资的采购质量。物资的招标采购环节是企业管理的重要组成部分，因此，需要采取必要措施降低物资的采购风险，将物资的采购成本控制在采购预算范围内，为我国工程实业的健康发展奠定基础。
1采购管理概述
为了确保企业能够高效率运转，采购管理工作开展的主要目的是对获取外部资源以及服务的过程进行管理，借助采购方案以及采购计划等管理措施提升采购效率，强化采购工作开展科学合理性。采购工作的根本目的是帮助企业获取需求的物料和服务，以合适的价格获取性价比高的物料以及服务，最终提升企业的生产效率以及生产质量。采购管理的主要任务是保证采购需求物资的采购质量，因此，需要对供应商进行组织和评价。通过建立合格的供应商名单，对采购物资的进货、出货以及存储行为进行管理，对供应商提供物资的合格质量情况建立相应的记录文件，确保物资采购质量得到有效控制。
2合同管理中存在的财务风险
首先是税务风险。业务部门对合同印花税不及时缴纳的税务风险认识不足，签订合同后不及时提交给财务部门。采购合同、工程合同等付款合同待需要申请支付款项时才将合同作为附件提供给财务部门，导致财务部门不能根据合同签订时间及时缴纳合同印花税，影响纳税信用评级。销售合同、出租合同等收款合同，业务部门更加不会及时提供，待财务部门收到对方企业汇款后，联络业务部门才了解合同签订事项及取得合同，导致合同印花税不能及时缴纳，影响纳税信用评级。其次是资金风险。由于粮食采购合同数量、金额大，若预付款比例设置过高，会导致大量资金被占用，影响企业经营周转。在现金流紧缺的情况下，建议尽可能与设备供应商争取降低预付款比例，且货款应先使用预付款抵扣，以缓解资金压力。
3物资采购过程中的合同管理分析
3.1增加供应商管理环节
供应商信用的好坏和供货能力的强弱是企业防范采购风险的先决条件，因此一套完善的供应商准入、评估和淘汰制度是大型机电企业规避采购风险的重要手段。企业应根据自身的实际情况，在采购流程中增加供应商管理环节，将供应商科学划分为不同的等级，采取灵活的等级升降机制进行动态管理，并定期对其考核评价，确保企业在开展物资采购工作时能选择考核成绩较高的供应商，从源头上规避采购风险。
3.2对合同主体与授权代表进行审查
企业必须严格检查对方的实际名称，是否与注册名称完全一致，如果名称在合同之中出现不同的表述，那么出现错误表述的一方，将会被认为并非采购合同的当事人，从而无法承担合同之中所规定的义务。在对采购合同进行审核的时候，必须审核对方的法定代表人，是否与营业执照上面所表述的完全一致。如果其主体为自然人而非法人，必须将正确的、真实的名字以及身份证号码进行填写。
3.3对采购合同的管理机制进行完善
在对企业的采购合同进行管理的时候，必须通过专门机构和人员进行管理，将采购合同管理制度及时出台，建立健全采购合同计划编制、登记、报告、检查等制度，并对合同进行统一保管，对合同进行统一监督检查。还可以通过电子技术手段，如ERP管理软件，对合同进行管理，发现问题及时处理，如索赔的提出，及时解决双方的纠纷，确保采购合同能够顺利履行。
3.4对采购合同的核对以及履约台账进行管理
签订采购合同之后，合同管理人员必须认真地审查合同内容：第一，在合同文本中审查是否出现了法律层面的漏洞或者错误表述，发现问题后要及时通知企业的合同负责人，以免出现不必要的损失；第二，检查合同内容是否出现了文字、措辞上的错误，如有错误必须及时告知，对合同文本展开重新修订工作，并与合同对方进行协商，使错误消除。企业的采购部门，必须将履约管理相关的台账进行构建，逐个详细记录履约过程和书面记录，并实时更新，同时保存能证明履约的原始凭证。
3.5加强对经济合同纠纷的处理
企业在处理合同纠纷的时候需要密切联系多个部门，明确各部门在合同履行中的职责，统一合同实施管理的意见和办法。基于企业采购管理涵盖多个方面，在落实合同管理的过程中不可避免的会遇到一些纠纷，对出现的各类纠纷问题需要在法律规定的范围内进行处理。想要实现对经济合同纠纷的有效处理需要调动一切积极因素来全面收集和整理各类有证据的资料，包含合同文本、合同附属文件、往来函件、图表、货物运输、货物验收等。
3.6健全物资招标采购机制
实际的企业发展管理者必须在发展过程中健全制度，立下合适的规矩。每一个企业的生产规模及其实际的管理模式都存在着较大的差异。由此，管理者也必须从物资招标采购的实际现状做出分析，以此来增强物资管理者对于整个招标采购工作的重视程度，对其产生一个大体上的认知。另外，在章程制度建立方面，管理者也必须在统一思路过程中形成规范化的制度，对整个物资采购管理系统进行统一化的标准布局，基于企业的发展角度对其作出合理的规划。管理者还要以节约作为发展原则，在规范操作过程中建立一个更为完全的招标采购工作体系，由此来为企业的发展奠定良好基础。管理者也需在认真检查、抓好落实过程中遵守相关的考核发展机制，完成日常的采购发展流程。严格落实好检查和考核制度，对考评人员的业务能力进行及时提升，以此来将其纳入实绩的考核内容之中。我们要通过物资采购工作的高效执行，提高管理者的实际工作效果。在协调沟通过程中，我们要保持一个融洽的关系，由此来做到物资采购过程中的成本最小化，达到招标过程的结果最大化。
3.7强化对合同使用者的培训
物资采购合同是否能够顺利实施深受合同管理人员素质的影响。因此，在实施物资采购合同的时候需要强化对合同管理人员的培训，通过培训帮助其掌握更多的合同法律知识。
结语
综上所述，机电企业是关系到社会经济发展的重要企业，在资源、能源日益紧缺的背景下，人们对企业的资源应用管理提出了更高的要求，企业在社会主义市场经济发展中的作用也日益凸显出来。为了能够提升企业资源利用率需要相关人员严格按照合同规定来进行物资采购，并强化合同管理的力度，从而更好的促进我国企业发展。
参考文献
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