叶长虹
南岗区委老干部服务中心 黑龙江 哈尔滨 150001
摘要：众所周知，作为档案管理工作的重要组成部分之一，其自身的信息化建设，在近些年随着电子信息技术的发展逐渐得到了普及。档案信息化技术的引进，使档案管理工作更好的提升了效率，同时也展现了我国档案管理行业未来发展的方向。在我国经济高速发展的情况下，档案信息化的普及对于企业、事业以及政府院校等部门档案事业的发展都具有重要的意义。
关键词：档案建设；信息化管理；思考
档案信息化工作的开展，一方面可以帮助企业内部的资料进行长时间的安全储存，另一方面也能在一定范围内使档案内部资源信息实现更好的共享——通过电子信息检索技术，可以使档案资源更好的被利用。但是，当前就我国档案信息发展和管理工作而言还存在着一些技术上的缺陷和管理方面的问题，这些问题使档案信息化建设的发展受到了一定的阻碍。所以在本文中作者结合实际的工作经验，对档案信息化的管理和建设方向具体的提出详细的建议，为下一步档案信息化的建设方向提供了一定的帮助。
一、档案现代化管理的特点
电子信息档案化管理较传统档案管理方式相比较，在管理目标方面存在一定的区别——档案信息化的构建以实体档案信息为基础，通过互联网数字化的技术将纸质版档案扫描至计算机内部方便于档案信息内容检索，而电子计算机在工作原理上存在互联性和交互性的特征。所以将答案录入电子信息化，能够更高效的实现档案的收集和管理，使档案检索工作变得更加高效，也能够让档案管理服务水平提高，加强多媒体档案的管理和使用，能够为我国未来档案行业的发展提供帮助。另外，电子档案信息化的建设也能更好的体现总体架构的功能，通过日常的档案库的建立，能更好的进行档案的全面收集工作。相关工作人员能够结合实际需要，通过电子计算机来实施档案的管理，使纸质的答案更便于储存。在搜集答案资料时，通过计算机软件的介入能够使检索更为便捷。最后，通过信息化功能的普及，也可以确保确保内容的完整，在统计过程中也能够结合计算机互联网的大数据功能，进行各类答案数据的汇总和分析，对档案信息实现准确的分类，进一步提升档案的管理效率和管理功能。
就档案信息化管理的内容上来说，这项工作结合了传统档案管理工作方式的基础上，运用现代化互联网电子信息技术，采用数字化软件管理的模式替代传统的人工的档案管理方法。这种方式一方面能够使档案进行长期的保存，另一方面也能使资源在局域网实现共享，达到快速检索的目的，进而完善档案管理的水平。目前我国大部分地区已经实现了档案电子信息化普及，不过由于我国不同地区存在的技术差异，使档案信息化在实际的普及和使用过程中缺乏针对性和有效性，在具体操作过程中容易出现管理能力不足的情况[1]。
二、提高档案管理服务水平的重要性
就档案信息化的建设和管理而言，相关工作人员要区别传统的档案管理工作方式和思维，更好的从解决问题的角度深入发掘档案信息化建设中存在的问题，改变传统的档案工作服务模式，全面加强自身的业务素质和服务水平，通过积极的态度和正确的工作理念来进行档案信息化的管理，结合信息化建设的实际需要来开展具体的工作。
经过笔者近几年来的调研发现，要实现上述的目的，就要从以下几个方面来进行提高：一是要使档案信息化的管理建设工作目标更加的明确，让工作人员更加明确自身的工作目标和工作职责，了解自身的工作重要性和重要意义；二是要让相关管理工作人员在实际工作中提高其待遇和地位，杜绝以往档案信息化人员工作认可度不高、待遇不高的情况，让参与档案管理工作的人员树立信息，加强对档案信息化工作的重视，从而在工作中更加的积极主动；三是要各企业定期的对相关档案从业人员开展集中培训，在培训过程中加强互联网思维和档案服务意识，使档案管理人员的服务水平在培训中得到潜移默化的提高；四是要定期组织相关档案管理人员进行专业知识的绩效化考核，在考核过程中通过运用带有激励的奖惩制度，做到“有功必奖，有错必罚”的情况——对于在管理工作表现突出的人员进行相应的表彰和鼓励，对于日常工作中积极性较差，经常犯错的员工要对应的相应的惩罚。同时，要提供档案工作人员更多的业务晋升和学习机会，通过一系列的措施使档案管理人员在工作过程中更有积极性，更加热爱这项工作，增加归属感和责任心，使自身的档案服务水平更上一层楼。
三、提高档案管理水平的具体方式
在档案信息化发展的过程中，随之而来的就是大量计算机网络档案的设立，这种网络档案在建立过程中具有很多的机密性，网络文件通过互联网的传输将会带来一定的风险，如果选用电子档案的文件一定要更加重视管理过程中的安全性，通过电子文件对档案进行机密的信息化处理。这样一来，一方面能够将档案信息更完整的储存[2]；另一方面，也能更好的将档案的内在价值最大化的发挥出来，对于长久保存档案能够发挥重要的作用。通过对电子档案的管理方式和管理力度的系统的研究发现，要想进一步的提高档案信息化的管理水平，第一要务就是要建立相应的档案管理技术部门，设置专人对电子档案网站以及相关软件的维护进行定期的管理和升级，使电子档案的文档具备更高的专业化水平和软件操作的流畅性，让档案管理实现进一步的优化；二是要加强电子档案文件高效的处理和分类，使相关工作人员在进行电子档案的加工和分类过程中按照工作流程出发，为电子档案按照流程化的接收、处理、保存、更改的顺序进行操作，使档案文件的管理具有标准性和科学规范性；三是各个企业要结合自身的实际工作需要，根据自身档案信息的安全程度建立较高的电子档案风险预测和防御功能，将档案信息化的带来的网络安全问题进行妥善的解决，同时也要对档案的处理进行加密的保护，让档案信息化的管理真正落到实处；另一方面，也要对相关的档案管理技术进一步的优化和升级，用先进的理念来对答案进行科学的管理，确保档案管理水平和工作人员的专业素质共同提高。
四、档案信息化建设的下一步思考
结合作者的实际工作经验认为，在档案信息化建设过程中，一定要具体问题具体分析，结合企业的实际组织架、构业务功能和档案人员管理模式来进行具体信息化档案系统的建设。更好的掌握档案信息化的基础操作水平，进一步的确立档案信息化的模块和相关软件的选用，为本企业档案信息化建设工作奠定良好的基础。同时，由于档案信息化建设的整体阶段还处于初步的发展水平，所以要通过不断学习，通过创新的方式来加强档案信息技术的发展，让企业档案化信息建设的水平逐步提高，通过实践来不断学习和改善，进而使企业的档案信息化管理形成良性的循环。此外，为了保证企业信息化更加健康的发展，相关的管理人员要做好档案信息化软件的售后服务和管理机制，确保后续软件的升级和开发工作能够顺利的开展。
结束语
综上所述，通过作者对上述档案信息化管理建设的重要性的分析以及下一步工作方向的思考，我们能够更加清晰的了解到，在我国当今市场经济化的背景下，各行各业都对计算机网络技术的运用更加的充分，虽然电子计算机在日常生活中对我们提供了更多的便利性，同时也存在一些负面的影响。需要注意的是，在档案信息化的建设过程中，虽然能够通过这一手段使答案的管理更加的便捷，检索更加的迅速，同时节约大量的人员人力成本和资源的投入。但是由于信息安全技术也存在一定的安全风险隐患，也为相关答案管理人员的工作水平提出了更高的要求。
参考文献
[1]刘潇.档案信息化与数字化的发展趋势分析[J].陕西档案，2020，7(2)：71-72.
[2]赵秀梅.档案信息化建设的发展策略分析[J].黑龙江档案，2020，5(3)：45-46.