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电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用

发表时间：2020/12/24 来源：《基层建设》2020年第24期作者：李慧丽

[导读] 摘要：档案作为记录单位人员工作和操作的重要历史记录，为单位进一步工作提供了重要基础。

        济宁市港航事业发展中心山东济宁 272000
        摘要：档案作为记录单位人员工作和操作的重要历史记录，为单位进一步工作提供了重要基础。在标准化管理中，可以最大限度地利用档案来支持单位工作的管理。但是，目前很多单位文件管理混乱、效率低下的现状使大部分的工作难以进行。作为国家机关单位和国家公务管理者，政府机构的档案管理可以提供选择和就业的便利性。档案的有效管理促进国家公务员公务的行使、行政权的行使和公共服务的提供，特别是档案体系的形成、档案的使用，促管理机关、人员、劳动和框架的体系化。
        关键词：电子档案管理、推进档案工作信息化、应用
        1.档案管理信息化的必要性
        1.1降低档案管理人员的工作压力
        文件档案，需要管理各种类型的文件。这种情况下，对于文件管理负责人来说需要很大的努力，文件管理负责人需要花费很多时间。通过实现有关档案管理的信息，可以改善档案、文件管理器的收集和排序。支持档案中央数据库的设置，加强文件内容信息的安全性。组织和机构可以根据自己的需求，通过数据库独自获取文件内容相关的信息，大大减轻了文件管理人员的工作负荷。
        1.2提高档案管理人员的工作效率
        在机构的档案管理中，除了检索库存文件需要花费时间外，由于政府机关和机关的业务多样化，存档数产生了很多问题，机关的存档管理需要更大的工作领域。通过电子化归档管理，可数字化归档的所有内容，并将其一元化为互联网归档数据库。这样可以有效减少归档管理的工作领域，提高归档获取速度，提高归档管理人员的工作效率，提供及时有效的信息支持。
        1.3提高机关事业单位档案的安全性
        在文件管理过程中，容易受到手写模糊、纸张损伤、文件丢失等外部因素的影响，如果档案发生问题，会影响档案内容的精度。存档管理计算机科学可以将传统纸张转换成数据信息，提高文档保存过程的质量，提高长期有效性保护文件内容。同时，政府和公共机关的存档的一部分必须保密，以前的纸文件机密性较低，记录管理信息可以加密档案信息，大大提高档案安全性。
        2.机关事业单位档案管理信息化的影响因素
        2.1档案专业人才队伍存在不适应
        电子档案的管理是完全依赖于通信和网络的新工作。为了实现档案相关信息的电子化，现代人才是必要的。首先，档案负责人不仅要应对一般的计算机操作，还要具备更高的知识和高度的技术，需要要有信息素养和广泛的信息技术。目前，许多档案服务缺乏最新的高新技术人才，其中存档和信息处理复合型人才更是紧缺。大部分档案负责人的最新技术水平都很低，甚至有不识字，因此最新的电子存档无法发挥作用。
        2.2档案信息化数据库不完善
        在这个阶段，一部分单位最初实现了记录管理的计算机科学，设定了档案信息数据库，但是需要改善与数据库对应的基础设施，实时共享数据库内的文件内容是不可行的。结果，文件内容的使用率会变慢。同时，数据库中档案的内容只对内部单元公开，无法与其他机构通信，影响档案资源的有效利用。
        2.3档案管理信息化技术人才不足
        由于传统的文件管理模式的影响，政府和公共机构现有的文件管理人员大多不完全理解记录管理的信息，没有相应的信息管理知识，因此文件管理信息的优点受到限制。通过有效开发档案管理信息工作，管理者除了需要具备专业的文件管理水平外，还需要具备特定的计算机管理技术。社会上有更多的信息管理才能，但对档案管理信息工作有一些难以认识的地方。

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        3.信息化时代中档案管理信息化建设的对策
        3.1转变传统档案管理的旧观念，积极服务现代社会
        第一，存档管理本来就是改变旧观念，面向现代社会，注意社会和国民的服务，培育创新概念，信息构建能为档案管理和中国经济和社会的快速发展提供更好服务，第二，存档管理部门应积极纠正错误思想，为社会提供服务，不能是被动为社会提供服务。在积极为需要管理档案的人提供快捷便利的档案服务的同时，应加强档案之间的交流，扩大档案库的收藏，并积极公开档案库的优秀收藏。并且，这对于档案的管理来说也非常重要。为了让更多的用户获得利益，合理重新定义档案信息的权限，并合理扩大档案的使用。
        3.2突出档案馆的特色
        档案质量的总体评估和识别主要取决于档案图像。这也反映了档案的一般文化特征。在通常情况下，档案需注意要以下重要方面。首先，向客户提供足够有用的直接信息。这是在管理档案的计算机科学中存档所需要的优秀形象之一。第二，档案工作人员必须专注于自己的工作，热心对待他人，提高工作效率，树立服务好的形象。第三，熟练掌握现代化技术以及再促进档案管理的信息化发展方面做贡献，为了支持文件管理业务的发展，扩大企业规模，合理有效地使用资源。第四，文件管理人员必须确立档案管理的正确值，持续改善自身的信息水平，努力为文件管理的信息过程做出贡献。
        3.3培养信息化管理人才，加快信息化进程
        当今社会越来越依赖信息管理。但是，为了完全实现档案管理的信息管理，基于信息的人才是最重要的力量。关于我国的档案管理，因为需要强化基于信息的人才队伍的构筑，所以需要建立迅速对应的档案管理团队，加强信息技术的开发。如果使用档案信息管理，档案管理必然会有一些新请求。另一方面，档案管理必然需要大量的计算机工作人员、档案研究人员、信息收集及整合工作人员。另一方面，随着信息技术的快速发展，有关文件管理的新问题和课题不断发生，对现代高质量的信息管理工作人员的要求也不断提高。从档案管理的信息结构中，无法避免问题。档案管理者有很多要求，档案管理中最重要的教育是面向社会的，不仅仅是课程和指导方法的内容，还要在短时间内结合社会现实和档案管理专业领域的指导方法的适应和改善。不仅在存档教材、教育层次化、指导方法方面，还必须介绍高质量的人才，在各方面都要引起竞争，注意公平培养人才。特别注意劳动条件和生活条件，优质人才，减轻人生烦恼，研究高品质人才的成长和流程的基本规律，形成档案管理的的最佳人才管理团队，这是档案管理单位的长期发展巩固基础。在这个过程中，构建适应信息技术发展的档案部门需要具备综合性知识、判断信息的敏锐能力的开拓者精神。档案管理人员不仅需要对文件的知识进行综合分析，还需要了解相关技术的专业知识，实现艺术与科学的结合。根据目前存档工作人员的发展，拥有较高或更高学位的员工数量相对较小，工作人员的结构也相对简单，因此电子档案管理的开发受到很大限制。为了进一步满足信息需求，有必要加强存档队伍的构筑。这个可以录用和人才的选择相结合。有效改善团队质量结构，使员工适应新的工作发展需求的机制。
        4.结束语
        目前，电子档案的管理缺乏健全或恰当的相关标准和规范。电子档案在很多方面和纸质的档案有所不同，电子档案的标准化管理也面临着很多问题和机会。因此，相关的单元需要强化软件和硬件设备的构造，提高信息技术的运用水平以及档案管理相关的电子数据通信的高效结构和开发。
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