邱阳
湖南黑麋峰抽水蓄能有限公司 湖南省 410213
摘要：办公室作为企业内部的综合管理部门，起到了承上启下，协调各部门关系的作用。办公室综合管理水平的高低与企业发展存在密切的关联。为此，企业应积极探索提高办公室综合管理水平的路径，充分发挥办公室应有的作用，从而促进企业的发展。基于此，本文对探索提高办公室综合管理水平的途径进行深入研究，以供参考。
关键词：办公室;综合管理水平;途径
引言
办公室是企业中的综合性部门，涉及工作较广，业务范围包括监督指导、综合协调以及管理服务等。在当前事业发展的新时期背景下，办公室综合管理工作随着企业改革的不断深入，面临环境复杂、任务繁重等挑战，只有紧跟企业发展步伐，才能满足服务各部门管理需求。
1办公室工作现状分析
目前，企业办公室综合管理工作还普遍存在几点问题，总体来看，除旧革新、与时俱进等方面的改善进程较为缓慢，导致这种现状的原因有很多，比如信息传递工作效率低、管理理念陈旧、缺少高素养专业管理人员。
1.1信息传递工作效率低
在办公室综合管理工作中，信息传递为一项重要工作，具有较强的交互性，但由于纵向的层级复杂、横向的部门繁多导致信息传递出现重叠、不衔接等现象，造成信息传递效果逐层下降。
1.2管理工作理念陈旧
在工作开展中，综合管理制度为其重要的指导思想，具有不可或缺的作用。然而受现实情况影响，目前办公室管理规章制度不够完善，科学性、系统性还需进一步提升，这在一定程度上限制了办公室职能的有效发挥。
1.3办公室综合管理体系不完善
部分企业办公室仅重视表面工作，缺少工作目标，在管理过程中所采取的措施不够科学。管理体系不完善是导致以上问题发生的主要原因，如果问题迟迟无法得到解决，将会对企业未来发展造成不利的影响。
1.4缺少高素养专业管理人员
办公室综合管理工作内容繁杂，难度较大，要求管理人员具备较强的专业综合素养，例如办公室人员需要具备档案管理能力、写作能力、人员管理能力、一般性法务处理能力、沟通能力、政治能力、数据统计能力等。当前，诸多企业都欠缺全能型且有丰富经验的专业管理人才。
2提高办公室综合管理水平的有效途径
2.1立足全局，不断提高服务意识
2.1.1树立超前服务意识
企事业单位应注重工作人员积极性和主动性的调动，并对其提出勤思考、勤作为的要求，促使工作人员遵循想在前、做在前和服务在前的工作原则，在确定工作目标后，主动履行工作职责。在此基础上，还要构建完整且稳定的运行机制，改变传统的被动工作方式，扮演好企业参谋的角色。
2.1.2树立日常服务意识
办公室的工作较为零碎，比如：接电话、打电话、接收文件、发送文件等，虽然这些工作的难度较低，但其重要性却不言而喻。因此，企业应要求办公室工作人员树立日常服务意识，对于员工和客户的来信和来电，应及时接听、服务和回访。对于他们提出的问题和建议，需及时解答和虚心接受。
2.1.3树立协调服务意识
企事业单位应要求办公室工作人员树立大局观念，遵循“三有”原则，主动配合管理者开展工作，对于一些难度较高的工作，应扮演好协调者的角色，通过协调各部门间的关系，降低工作开展的难度。在这一过程中，办公室工作人员应采取合理的协调方式，使协调工作更具效果，规避不同部门之间互相推诿的现象。
2.1.4创新管理手段
在信息化时代，信息技术被广泛应用于各个领域，将其应用于企业管理，其优势十分显著。为此，企业应加大投资力度，完善基础设施，为办公自动化目标的实现，创造有利的条件。比如：某企业为提升工作效率和管理水平，与软件供应商达成了合作，让其基于企业实际情况，研发契合于自身需求的办公管理软件，以取代人力办公的方式，解放工作人员的双手。结果表明，办公管理软件在应用后，工作人员可以利用计算机处理各项事务，工作效率大幅度提升，同时还节省了经营管理成本。
2.2加大考核力度，贯彻落实目标管理制度
企事业单位办公室应积极响应国家和政府部门的号召，基于发展战略，制定工作计划，通过监督管理机制的建立，确保工作计划落实的效果。此外，还应加强考核力度，使目标考核管理的真正作用得以实现。目前，常用的考核方法包括签订目标责任书、实施量化考核、建立考核小组等等。
2.3建设办公室制度
建设办公室制度，有利于提升办公室的综合管理水平。制度是工作开展的依据，是办公室各种行为规范的集合和体现。办公室制度还包括个人行为，通过制度建设，使办公室工作效果得到强化。如果办公室缺少制度，那么工作人员在开展工作过程中就会因为缺少依据，影响工作的有效性。此外，还要加强学习，吸取先进的管理观念，通过上述措施的使用，使制度更加科学合理。针对办公室工作存在的不足，建议办公室在完善制度的基础上，引入考核机制，对工作人员进行考核评价，通过考核方案的落实，设置工作岗位。企业事业单位还要根据自身的需求，调整内部的组织架构，将一些工作职能重合的部门进行整合，并在内部实施岗位责任制度，合理划分工作职责，确保定岗、定则目标和计划的实施效果。以此来解决人员配置不合理和身兼多职的问题，充分发挥员工的工作能力。对于表现优异的员工，应予以其一定的奖励，通过这种措施，点燃员工的工作热情。在考核阶段，需加强监督管理力度，使考核更加公平和公正。
2.4提高办公室人员的素质
办公室人员的素质与综合管理效果息息相关，再加上办公室人员代表企业的外在形象，其表现会影响人们对企业的评价。因此，企业事业单位应重视办公室人员素质的提升。具体表现在以下方面：1.提高工作效率。工作效率是衡量办公室工作效果的重要指标。效率是企业活力的体现，只有保持高效率，企业方能实现快速发展。在具体工作阶段，企业应要求员工遵循效率优先的原则，使个人发展目标与企业发展目标趋于一致。2.提高办公室人员的业务水平。工作人员业务水平与工作效率间存在密切的关联，这里所说的业务水平主要包括专业技能和业务熟练程度。企业应针对工作人员的岗位职责，采取有针对性的培训方法，并确定培训内容，以此来增强培训的效果。企业管理者在日常工作中应以身作则，引导工作人员做好服务工作。在信息时代，年轻员工对于传统培训方式可能会有所抵触，针对这种现象，企事业单位应积极应用信息化技术手段，对传统培训方式进行创新，以调动工作人员参与培训的积极性。比如：企业可以应用微信，建立微信公众平台，邀请员工关注公众号，企业仅需在公众号中发布信息，即可开展远程培训，从而突破时间和空间对培训的限制。实践应用结果表明，这种培训方式得到了年轻员工认可。办公室人员自身也要突破传统思维的禁锢，通过调研的方式，了解宏观环境的变化，并吸收和借鉴国内外先进的工作理念，对旧有工作模式进行改革创新。
结束语
综上所述，在新时期背景下，企业应注重办公室综合管理水平的提升。究其原因，主要是办公室作为企业的重要部门，其管理水平与企业发展存在密切的关联。建议企业通过建设办公室制度、提高人员素质、应用信息技术、创新管理手段等措施的实施，实现预期的目的。
参考文献
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