张芳媛
国网黑龙江绥棱县电业局有限公司 黑龙江省 绥化市 152200
【摘要】企业办公室文秘工作肩负着以文辅政的重担，企业办公室文秘人员既肩负着对外交往的重任，也需合理协调企业内部各部门单位的相关事宜。而当前文秘工作仍存在着诸多问题。本文首先分析了企业办公室文秘工作的重要性，并提出了几点做好企业办公室文秘工作的对策。
【关键词】企业；办公室；文秘工作；提升
1.电力企业秘书工作的重要性
1.1为领导工作做铺垫
秘书工作中很多事务都是为领导工作作铺垫。如领导决策前秘书的信息收集处理工作；领导召开会议前，秘书的会前筹备，会中服务，会后整理工作；领导出差，秘书的出差事务准备工作；领导批阅文件前，秘书的文件处理拟办工作等等。秘书的这些铺垫性工作的效率和效果，影响领导工作的进程及其效率和效果。因此，秘书一是要准确把握领导工作目标；二是要明确领导工作进程的环节，明确领导工作进程各环节的时间要求、任务内容与各相关方面的关系，以及要取得的阶段性效果等；三是要明确领导在具体工作中将要采取的措施和方法，以便提前准备；四是要加强与领导的沟通。
1.2对领导工作拓展伸延
领导工作的拓展与伸延，具体表现在，领导作出决策以后，秘书要草拟决策文件，将领导决策内容用文字准确表达，制成文件，下发各单位；文件发布后，收集反馈，协助领导把握执行动态、反映及效果；领导召开的会议结束后，秘书要做会议文件的立卷归档工作，会后的落实、催办工作；领导出差以后，秘书要整理领导带回的有关材料，办理后续事务等。对领导工作拓展伸延，要以保证取得领导工作的预期效果为目标，严格按照要求办事，在注重整体连续性和承继性的同时，注重适变和应变，使工作落在实处，产生实效。
2.提高电力企业办公室文秘工作质量应遵循的基本原则
在文职工作里，需要加强文秘工作的工作质量，确保各项工作任务的顺利进行，应该符合以下工作原则：第一，办公室文秘人员要发挥参谋助手、服务保障、统筹协调、承上启下的职能作用。高标准、严要求，积极参与政务、管好事务、搞好服务，及时与高层管理者进行工作汇报和工作细节沟通，使工作中的重要信息能够及时传递给上级。注意上情下达，积极协调上级与各部门之间的关系，以便及时发现问题，及时更改方案。二是提高办文能力。本着“严格审核、急件急办”的原则，努力加快文件的运转和处理，保证公文的权威性和严肃性，使文件能够及时传达贯彻，指导企业安全生产经营等工作。第三，要提高工作的预见性。对待工作要未雨绸缪，突出“全、密、实、早”，以工作的超前性、预见性来增加工作的主动性，力求做到工作无失误。第四，强化督查督办职能，狠抓工作落实。抓好重要工作、领导批示的工作督办力度，抓好过程监督，发扬“钉钉子”精神，对重点、复杂事项进行预想预判，通过电话、协同等方式及时提醒，确保各项工作按照时间节点顺利推进。
3.电力企业办公室文秘工作质量提升方案分析
3.1健全管理制度体系，促使办公室履行参谋助手的职能
随着现代企业制度的确定，实施标准化、规范化、科学化管理是企业深化改革的着力点，同时也是企业管理的必然发展趋势。为此，办公室管理要结合企业管理的实际情况，建立一套符合自身特点的标准化制度体系，使办公室工作步入高效化、规范化的运行轨道，为办公室充分发挥参谋助手的作用提供制度保障。首先，对办公室现有规章制度进行全面梳理，通过总结、研讨、归纳，重新修订、完善现有规章制度。在修订完善制度的过程中，要以工作日志、月度分析报告、年度总结为依据，增强规章制度的可行性和针对性，确保办公室各项工作有章可循、有规可依。其次，健全以岗位责任制为核心的基础管理体系，强化办公室人员的制度意识和标准意识，使其自觉遵循各项规章制度，严格执行各项工作程序。
同时，对规章制度的落实情况进行监督检查，及时纠正工作不到位的现象，避免规章制度束之高阁。再次，实行办公室首问负责制，落实公文办理限时制，优化整合业务流程，运用高效、先进的办公手段提高办公效率，在最短的时间内完成领导下达的任务。办公室内部人员要发挥整体优势，强化各岗位之间的沟通和联系，力求实现无间合作，提升办公室工作的整体效能。
3.2抓好信息工作，发挥好“信息库”的作用
文秘人员要发挥好参谋助手作用，首先是要准确掌握、第一时间报告企业的内部情况和相关外部信息，甘当企业领导的“信息库”。信息对企业的经营发展越来越重要。在外部信息方面，一是要通过报纸、杂志、网站等各种渠道，广泛收集国家的重要产业政策和行业信息，分类、提炼后提供给领导参考，为企业领导及时、准确地决策奠定基础；二是要发挥综合协调作用，协调职能部室按照工作分工，加强相关信息的收集，提高信息来源的广泛性、多样性。在广泛收集外部信息的同时，还要全面掌握企业内部信息，经常深入实际，深入基层，深入群众，多层次、全方位地了解各项工作进展情况，通过组织有深度、有针对性的调研，掌握第一手资料，形成数据翔实、分析透彻的调研报告，为企业有效处置问题、谋划发展提供信息参考和建议。
3.3运用有效工作方式，提高办公室参谋助手的实效
在企业改革与发展中，办公室要充分发挥综合管理部门的优势，运用有效的工作方式，真正做到为领导服务、为企业服务，提高参谋助手的工作实效。首先，确定合理的参谋议事方式。办公室参谋的方式多种多样，既可以直接向领导交谈自己的看法、意见，也可以通过起草讲话、调研报告、报送信息等形式提出建议。在实际工作中，办公室要根据具体情况选用合适的方式参与议政，重点考虑领导的个人特点和涉议的具体事件性质，确保自己的观点、思想紧密贴合企业工作大局，与领导意志融为一体，以达到参谋议事的效果。其次，掌握工作尺度。办公室在领导决策中始终处于辅助地位，只能帮助领导决策，决不能越位代替领导决策。办公室人员要站在领导工作角度去认识问题，严守各项纪律，想领导之所想、急领导之所急，为领导提供及时、准确、全面的信息，帮助领导作出正确决策。再次，坚持原则办事。办公室是企业行政和综合管理的重要部门，应当协助领导搞好制度建设，实施规范化管理，监督落实各项规章制度。办公室自身要自觉遵守纪律，按照企业规章制度办事，不能存在弄虚作假、阿谀奉承、滥用职权的行为，充分发挥表率作用。最后，改进工作方法。办公室工作要突出工作重点，讲究工作策略，增强工作的时效性、针对性、主动性，从事物的发展规律出发，找出工作切入点和着力点，在解决主要矛盾的同时也要解决次要矛盾，从而提高工作效率。
3.4加强督察督办，发挥好“协调员”的作用
督察督办是办公室的重要职责，是文秘人员做好决策支持与服务工作的重要内容，也是企业保证政令畅通、提高工作效率的重要手段。一是要敢于督察督办。从一定意义上讲，督察督办工作是领导职能的延伸，是协助领导抓好工作落实的有效途径。二是要善于督察督办。提高督察督办效果，关键是要抓住工作重点，围绕企业决策部署落实情况、久拖不决的问题和关系职工利益的急事，深入基层调查研究，全程跟踪落实情况，及时督促、协调相关部门进行处理，确保执行效果。三是勤于督察督办。文秘人员要增强督察督办工作的主动性，不仅要对领导交办的事项进行专项督办，还要针对企业决策部署和各类会议安排的工作，跟踪了解落实情况，适时进行督察督办，更好地推动各项工作开展。
4.结束语
办公室作为电力企业的事务重要处理机构，作为文秘必须完成电力企业里各种各样的艰巨任务。所以，提升企业办公室文秘工作质量对于公司整体发展和提升都是有很深刻的意义。
参考文献：
[1]办公室文秘人员的能力结构探讨[J].郭文娟.办公室业务.2016(20).
[2]秘书怎样当好领导的大参谋[J].张清华.领导之友.2013(12).