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办公室文秘工作水平的提升策略分析孟晓丹

发表时间：2020/9/8 来源：《基层建设》2020年第14期作者：孟晓丹

[导读] 摘要：办公室作为传达企业内部事务和处理外部业务的重要职能部门，平时的工作是非常繁琐的，因此，对于办公室文秘工作水平的要求也是非常高的。

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        摘要：办公室作为传达企业内部事务和处理外部业务的重要职能部门，平时的工作是非常繁琐的，因此，对于办公室文秘工作水平的要求也是非常高的。只有具有高水平的办公室文秘工作者才能够及时、快速、合理地处理企业的内、外部事物，提高企业经营管理效率。鉴于此，本文对提升办公室文秘人员工作水平的重要性及其原则进行了阐释，并在此基础上，探讨了办公室文秘工作水平的有效提升策略。
        关键词：办公室；文秘工作；水平；策略
        0引言
        通常情况下，企业、机关单位的工作量是非常庞大的，而处于中心位置的办公室文秘，其工作水平的高低直接影响着整个组织机构的工作效率和健康发展。因此，必须加强对办公室文秘工作水平的重视，采取强有力的措施来提升办公室文秘工作水平和综合素养。
        1提升办公室文秘人员工作水平的重要性及其原则
        1.1重要性
        办公室是企业管理及行政人员办公的重要场地，由于每天需要承接多样化的行政管理工作，所以工作量一般都很大，既要及时向各层工作者下达领导的任务及命令，而且还要将各部门的具体工作状况向上级汇报，需要充分做好每个细节。同时，办公室文秘人员还应当科学地分配好各项工作事宜，有效地协调企业内部相关工作人员的关系、此外，还应当处理好企业外部交易、经济方面的业务。因此，办公室文秘人员自身的工作水平在企业运行中发挥不可或缺的作用，相关管理者必须对此给予高度重视。
        1.2工作原则
        办公室文秘人员必须认真遵循所在企业制定的工作原则，具体内容如下：其一，对上级发布的任务及命令必须严格执行，让企.业内部上下级之间形成有效的沟通，擅于协调上下级的关系，确保企业各项T作健康、有序地运行。其二，竭力提升自身的职业素养及专业技能，结合具体情况有效地安排办公室工作，提升整体办公效率与质量。其三，保持良好的文秘职业道德，面对繁多、复杂的办公室工作，都要耐心、认真地完成，遵守企业相关的办事制度工作。
        2企业办公室文秘的工作现状
        社会经济的高速运转，催生企业高素质、高水平人才，不仅可以促进企业工作效率的提升，还是企业人才队伍建设的衡量指标。但在多元化市场背景影响下，企业办公室文秘工作仍存在不少问题，如目标模糊、能力差和人员少、创新意识不足等，从而在某种程度上制约企业的发展步调。
        2.1目标模糊
        如果企业办公室文秘的工作目标模糊，则会呈现工作规划无整体性、无序性特点，使之在领导意向掌握片面的情况下，作出错误判断。而产生该种现象的原因主要有以下几点：（1）没有统筹分析工作标准，导致在日常工作中把控失衡；（2）机械作业。因办公室文秘自身创造性、主动性思维的缺失，无法在积极自主的条件下完成领导意向任务，从而在上级精神理解不足的情况下，与“参谋助手”的价值失之交臂。
        2.2能力差
        部分办公室文秘只将自身工作职责认定为日常事物处理，致使其难以合理把控领导工作重点，即无法准确掌握内容关键点，使之在事物处理中存在解决能力差的状况。加之上下级交流思想的偏差，对领导事物处理工作难以起到促进或帮助作用，如文件起草和讲稿草拟等环节。
        2.3人员少
        现阶段，企业办公室文秘数量少、任务重已是常见现象，尤其在中小型城市中，受经济水平、人员素质等多种条件的影响，致使符合企业工作方向和职能需求的办公室文秘数量普遍偏低。在此背景下，办公室文秘为满足企业发展需求，以加班加点、忙里忙外的工作态度完成各项企业事务，长此以往，不仅会影响办公室文秘工作效率和工作质量，还会严重威胁其日常工作的开展。

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        2.4创新意识不足
        企业办公室文秘在日常工作中，仍采用传统工作模式，即结合按部就班、刻板化思维，对自身工作内容掌握不足，使其难以完成人事调制与编排工作，从而衍生机械化和标准化工作管理现状。另外，多数办公室文秘由于未接受专业文秘课程教育工作，导致日常工作处理无法顺利开展。基于工作性质的限制，绝大多数人员对文秘岗位认知偏差，再者对口培训力度的薄弱，致使办公室文秘面临责任心差、服务意识差和工作散漫的状态，进而影响自身工作质量。
        3提升企业办公室文秘工作水平的策略
        3.1提高整体素质
        企业要想实现稳定发展的目标，应以办公室文秘工作现状为前提，通过对其工作水平的整合，合理制定办公室文秘培训制度与内容，结合定期培训与工作水平考核的方式，促进企业办公室文秘整体素质水平的提升。此外，企业还可通过知识渠道拓宽的方式，为其营造健康化、和谐化学习空间，以文秘人员学习督促的形式，促使其责任心不断强化，以此培养办公室文秘业务能力。因企业当前面临办公室文秘能力差和人员少的现状，定期培训与高素质人才的引进，既是对人员数量少的把控，也是加强企业办公室文秘整体素质的根本政工人员是党组织中的重要一员，需要积极充分吸收各项知识文化，全面学习基础理论知识，这样才能更好地跟随党组织的脚步和发展方向。首先，政工人员可以积极参与到定期的党校培训工作之中，通过培训过程中的各项课程，积极提升自身的学习能力和掌握知识的能力。同时，政工人员还需要积极抓住理论学习的机会，不断丰富自身的理论知识内涵。其次，政工人员需要将自身所学的各项知识文化积极运用到日常的工作中，在工作中深化自身的理论知识。比如，当政工人员在日常工作中遇到一些思想政治方面相关的事情，需要锻炼自己从党的方针路线出发，将基础理论充分融入到具体的工作内容中。最后，政工人员还需要积极主动地投入到知识文化的学习中。政工人员需要积极利用日常生活中的各个机会，全身心地投入到学习之中。
        3.2优化服务意识
        企业办公室文秘以领导服务、部门服务、工作人员服务为工作职责，促使其在日常工作中，应树立较强的服务意识，坚守岗位职责和职业道德，结合真诚服务和热情服务的思想理念，将自身工作职责、领导意向落实于实处。因此，办公室文秘应在不断优化自身服务意识的同时，通过对领导事务、部门事务的积极完成，以协调工作的优势，合理规划企业内部关系，以此树立企业形象。
        3.3转变工作模式
        从整体上来看，企业办公室工作具有业务繁杂的特点，而且需以全局性思维严格把控各项工作的开展。因此，办公室文秘应结合自身工作性质，转变工作模式，如主次分明、忙而不乱，利用对工作规律的合理部署，起到提升工作水平和工作效率的目的。在此过程中，受企业办公室文秘人员少的影响，致使其自主支配时间相对较少，为保持稳定工作方向及目标，文秘人员应对自身心态实施科学协调，即在工作中以充实自身为前进导向，努力切实办公室文秘服务宗旨。
        3.4稳抓核心工作
        办公室文秘的核心工作集中于文件整理、信息传递等环节，尤其在领导会议召开时，文秘人员应以领导意向为基准，通过演讲稿起草的方式，做好文件传达和信息记录之责。其中，文件与信息传达作为办公室文秘工作的组成核心，要求文秘人员在信息传递前，确定其准确性与真实性，并通过详细分析与认真总结的形式，剖析其隐藏事件或问题，从而为领导经营决策提供真实性、科学性依据。
        4结语
        企业办公室文秘工作以承上启下的作用，对领导意向、部门思想、基层意见进行沟通衔接，其通过对企业工作效率的影响，结合自身工作模式优化的性能，统筹规划企业业务。即在掌握事务轻重缓急的条件下，明确信息思路，并以文秘人员提升自身工作水平为基准，以安岗敬业、乐于风险的工作精神和谦虚的工作态度，为企业发展作贡献。
        参考文献：
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        [2]赵磊.试论提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略[J].企业文化（中旬刊），2019（5）.
        [3]蔡铭.办公室文秘工作水平的提升策略初探[J].办公室业务，2019（18）.
        [4]祁迪.办公室文秘工作质量和水平提高策略[J].中外企业家，2020（2）.