天津市引滦工程隧洞管理中心
摘要：水利工程技术档案包括从工程项目的提出、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行等全过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录，它对工程建成投产后的管理、运行、养护等技术工作的决策、设计起着重要的凭证和依据作用，对其他工程也起着借鉴与参考作用。本文在着重阐述水利技术档案的管理重要性及其做法的同时，结合实际事例重点详述了工程资料整理的步骤，因为只有做到整理好工程建设资料，才能更好实现水利技术档案的正规化、标准化管理，更全面的服务于水利工程建设事业。
关键词：水利工程技术档案管理；资料整理；
水利技术档案是水利工程管理、运行、维修养护等技术工作决策、设计的重要依据，对于水利工程的安全运行和充分发挥效益至关重要。工程资料整理作为整个水利技术档案管理工作的主体，成为了水利技术档案的形成、利用与管理的基础。
一、档案工作的重要性
水利工程档案是历史的记录，是水利科技档案的重要组成部分。它来源于工程建设全过程，不仅在建设过程中具有重要作用而且在工程建成后的运行、管理工作中，也是不可缺少的依据和条件。借助档案人们可以查询需要了解掌握过去的资料与情况，尤其是在建立工程质量终生负责制的今天，档案的凭证作用更为重要。所以水利部领导曾经强调，水利工程包括档案不合格不验收。因此，对每一个工程项目不管是建设法人的甲方，承建项目的乙方以及设计、监理等任何一个单位，对工程设计、报批立项、建设与竣工的全过程、务必高度重视各个阶段的档案资料的原始记录、保存与管理。可见档案管理工作的重要性与肩负的神圣责任。
二、水利工程技术档案管理
1.加强水利档案保存意识。水利工程中的技术人员是产生档案材料的主要来源。其档案保存意识的强弱从一定程度上决定着水利档案工作的质量。在加强水利技术人员档案保存意识的工作方面应该从通过下发文件、通知的形式从认识上强化水利技术人员的档案收集、存管意识。在水利工程的项目说明会上，通过会议强调的方式，强化水利档案收集及存管意识。建立完善的档案上交、存管体制，从制度上对水利技术人员进行约束，特别是建立科学、合理的电子档案上交及存管系统，用不可变的机器来强制约束其档案保存意识。此外，相关分管领导在档案管理过程中应发挥行政管束的作用，强化分管领导意识，由高及下，不断强化整个水利部门的档案保存意识。进一步完善规章制度，落实同步管理要求，真正做到工程建设与工程档案工作同计划、同布置、同检查、同总结、同验收。
2.强化水利档案保存的行政职能，档案存管相应行政部门应建立完善的水利档案提交、管理制度。在与水利技术人员进行关于档案材料的下发、收取等方面要做到严谨、及时、严格。强化相关行政部门的权力职能，坚决从制度上避免档案材料上交及存管的松散、不严格等弊病。不定期开展对水利工程建设项目档案工作的检查，通过检查，摸清情况，查清问题，分析原因，帮助制定整改对策措施。加强档案存管部门工作人员的档案管理相关知识的培训，使其具有相关的专业性知识以及档案工作人员应该具备的基本职业精神。在水利档案管理过程中，软硬件的配套设施是必不可少的。首先，在硬件方面要加强水利档案管理部门的硬件设施建设，避免档案存管硬件与工作人员办公硬件的叠加使用，并且要配套其他专用计算机做好数据备份。在软件方面，应该开发或购入功能完备、科学合理、系统严谨的电子档案上交存管系统，以使水利技术人员在水利工程实施的过程中，及时、便捷地提交工程建设过程中产生的档案材料。进一步重视档案安全，加快推进工程建设项目档案工作信息化发布工作。
3.强化水利工程项目档案管理，水利工程一般是以项目为基础的系统工程，因此必须以项目为基础，不断强化项目的档案管理流程。强调在档案管理方面以项目类别为第一保存序、以项目时间为第二保存序，根据水利工程自身项目特点合理设置管理方案。同时，要建立相应项目档案索引，从而方便相关人员进行档案查阅、项目验收以及水利工程项目总结。水利档案管理人员不仅要具备档案专业管理知识，还应具备一定的水利工程专业知识，只有这样，才能更细致、更合理、更符合工程特点地制定相应的水利工程档案管理体系，有的放矢地要求水利工程专业技术人员及时归档，更好地做好水利档案管理工作。为此，要加强水利工程档案管理人员的业务培训，提高他们的档案管理水平，打造一支优秀的水利工程建设项目档案工作队伍，使水利档案实现标准化、规范化的管理有一个切实可行的保障。
三、工程资料的整理
1.水利工程资料是指在水利工程建设管理工作中直接形成的、有保存价值的各种表格、文字、图纸、图片、报告等不同形式与载体的各种记录，是对工程项目进行稽查、审计、监督、管理、验收及运行、维护、改造的需要依据。工程资料的整理是监理工程师对工程建设管理的重要组成部分，工程资料的整理水平体现了监理工程师对工程建设的管理水平，规范齐全的竣工资料来之于规范的建设管理和严格的质量控制。就垦区而言，水利工程大多地处偏僻，工地条件较差，工程建设一般要历时半年以上，工程师在保存好原有资料的同时，还要不断地对新资料进行整理存档，而且各种表格、检验报告如果保存不好，很容易丢失、污损、造成不必要的损失。多数水利工程因工期和冬季无法施工等种种原因，工程资料整理偏后的现象普遍存在，给工程资料的完整性、准确性带来困难。
2.如何快速便捷地整理工程资料。建立合理的编码程序，合理的编码程度是水利工程资料建立和管理的基础，为资料的整理与查阅带来极大的方便，可根据不同的类别，建立相应的数据库。根据不同的资料形式建立不同的资料库(分类)：对工程建设中的评定表格、检验表格、施工日志等各种资料，可直接建立保存到相应的资料目标(文件夹)。对于照片、图纸、摄像等资料可通过数码相机、扫描仪、数码摄像机传入计算机，存入相应的资料库。对于工程文件，如：工程建设的有关单位批文、工程批复文件、征地用地批文等，用扫描仪可对文件原件进行扫描，存入相应的文件夹中。为了做好资料的管理，首先要根据编码程序进行资料目录编写。以超越链接方式进行分类和目录及子目录的查找。首先要对当天的评定、检验表格等有关资料及时归档，分类做好登记和链接。对于不再修改的资料要进行写保护或设成只读，同时，要对资料及时备份，防止丢失，另外，要做好计算机防病毒工作，将计算机保持在实时监控状态。工程竣工后，由监理工程师负责，对工程资料再开展全面系统地检查整理工作，确保资料的准确性、完整性。
在新时期对水利工作提出更高要求的背景之下，水利工程档案管理显得愈发重要，水利工程档案日益显示出其在经济建设中的重要作用，水利工程档案管理工作贯穿于水利工程建设程序的各个阶段，是衡量水利工程质量的重要依据，在实践中应充分利用新技术，建立工程档案数据库，提高档案管理水平，最大限度地发挥水利工程技术档案应有的作用，为建设高标准、高质量的水利工程和建成后的运行管理提供理论依据和借鉴。
参考文献
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