摘 要：现代信息技术以计算机和网络技术为基础，其迅速发展和广泛应用为档案信息资源的科学管理和有效开发利用创造了前所未有的条件和机遇。同时也提出了如何高效管理和利用档案的新问题。特别是，随着计算机技术的发展，信息技术在人们生产生活各领域的应用更加成熟。将计算机信息技术应用到机关档案管理工作中，可以显著提高档案管理的效率和质量。相关部门要加强信息技术在档案管理工作中运用，促进机关档案管理的智能化和高效。基于此，本文主要就计算机信息技术在档案管理中的应用进行了探讨。
关键词：计算机网络技术；机关；档案管理；现状；措施
在机关档案管理工作中，传统的管理模式主要是以人工统计管理为主，随着机关事业单位等发展规模不断扩大，时间不断延长，档案管理工作的内容也在不断扩充，传统的档案管理模式已经不能适应新时期档案管理工作的新要求。借助计算机信息技术可以在档案管理方面不断提高自动化和系统化管理水平，同时也要看到加强机关档案管理中计算机信息技术的应用也应当从保密性、安全性等角度进行不断升级完善，这样才能有效发挥计算机信息技术的价值。加强计算机信息技术在机关档案管理中的应用情况与优化对策探究，具有重要的意义。
1机关档案管理工作中应用信息技术的必要性
1.1有利于不断扩充档案管理范围传
统的档案管理模式仅仅是在一定的范围获得相关的信息，且未能实现信息的共享，可以利用计算机信息技术等加强档案管理信息资源的不断搜集和完善，进而进行档案信息的分类整理，这样可以实现信息资源的有效共享，提高档案管理全面化水平。
1.2提高机关档案资源管理系统的完整性与统一性
计算机信息技术实现了机关档案资源数据库容量的无限扩大，提高了机关档案保存管理工作的安全性，有效避免了因泥石流、虫咬等自然原因或者火灾等人为因素导致机关档案破损或者丢失等情况，有效提高了机关档案资源的完整性与安全性。
1.3有助于提高档案管理人员的综合规划能力
通过在机关档案管理工作中引入计算机信息技术，可以引导广大档案管理人员加强相关技术的研究探索，并充分利用信息技术等对档案资源进行快速整合和利用，及时予以保存，也为后续的查阅等提供更多的便利。档案管理人员不仅可以提高内部档案系统的完备性，也有助于从精细化的角度加强资源的深度开发与应用，从而更好地推动档案信息资源成果的有效转化。
1.4有利于档案信息及时归类与检索。部分机关档案管理存在保密性差、协调性差、适用性差的问题。利用计算机网络技术，机关档案管理部门可以在局域网、广域网实现部门间、企业间、行业间乃至跨国的信息交流与资源共享。采用计算机信息技术进行档案管理，能实现对材料信息和档案资料的排序，用户可以根据需求检索所需的档案资料。而在实现档案计算机管理以前，材料检索只能通过手工来完成。通过精准查询，工作人员可以收集有关档案利用率和档案利用成果的信息，准确了解档案的利用情况。
2目前机关档案管理中计算机信息技术的应用现状分析
2.1档案管理重视程度不高
机关对档案管理的重要性认识不足，未能明确档案部门在机关组织机构内部的地位，导致档案工作难以规范化开展。一些机关单位对档案工作的经费投入不足，使得档案管理的硬件配备落后，机关档案管理停留在表层，以档案资料收集、整理、保管为主，而忽视了对档案资料的有效利用，没有利用大数据技术对以往档案管理数据进行分析，未能为制定档案工作计划提供可靠依据。
此外，从档案门类管理层面来看，档案部门对照片、音像、实物等档案的保管数量极少，甚至出现丢失现象，导致档案种类收集不齐全
2.2降低了机关档案数据信息的真实性
机关档案管理工作人员利用计算机技术来收集编辑与修改删除档案数据信息，人们在按照自己需求进行操作之后可以彻底清除其操作痕迹，而不能像纸质档案那样会完整保留操作人员每一个操作行为的痕迹。当操作人员为了谋取私立而肆意篡改机关档案数据信息时，机关档案管理工作人员很难在第一时间发展并纠正其违法操作行为，这在一定程度上降低了机关电子档案数据信息的真实性与准确性，进而对机关档案管理工作的有效性与权威性产生消极影响。
2.3档案安全问题
信息技术的不断更替，网络安全问题也同样凸显。严重依赖于电脑设备和网络的数字化档案，其数据、文字、影像极容易被电脑病毒感染或者黑客非法入侵，使得档案资料失真失实甚至档案泄密，这些均会对我们的档案工作造成严重威胁和巨大损失。
3 加强关档案管理工作中计算机信息技术应用的措施
3.1提高机关档案管理重视程度
机关领导要认识到档案管理工作的重要性，将其提升到机关工作的议事日程上，纳入到机关工作的总体规划中，营造机关内部重视档案管理工作的良好氛围。首先，设置机关档案部门。机关单位要设立专职的档案部门，配备高素质的档案工作人员，使档案部门能够承担起机关档案资料的收集、整理和归档工作。其次，落实档案管理责任制。机关要根据档案管理工作的具体情况落实相关人的责任，要求机关分管领导负责制订档案管理工作发展计划，办公室人员负责档案资料的收集与传递，档案专职人员负责档案工作流程的有序实施，档案兼职人员负责积极配合档案管理工作的开展。最后，明确档案管理要点。机关档案部门要将重大事件档案和民生档案作为管理重点，其中重大事件档案是指围绕党委、政府中心工作开展的档案管理工作，及时归档重大活动、重大项目、重大工程实施过程中产生的档案资料。民生档案管理是指对教育、房产、金融、卫生、公证等有关民生档案的管理。
3.2不断提高档案管理安全化水平
一方面要围绕档案管理的目标要求，在信息化建设方面不断拓展其深度与广度。要对档案信息资源加强从采集到整合、利用、共享等方面的一体化建设，不断进行信息的重组与归档，从而确保信息有效管理。另一方面要不断提高档案管理安全化水平，对过程中的档案信息资源等进行全面密封保存，加强层层防护设置与验证，做好备份管理，从而确保信息及时保存。此外还应当建立机关档案电子信息档案安全评估体系，对各类风险等加强防护管理，密切监控可能存在的问题并加强风险识别与精准判断处置，切实保障电子档案信息完整安全有效。此外还应当完善相关的档案管理信息化管理制度，对档案管理信息化建设过程中各个岗位的权责明确，优化流程，加强全过程质量管理，不断提高档案管理人员的专业能力、计算机技术水平、业务素质以及安全意识和服务意识，从而引导他们围绕档案管理信息化建设以及档案资源的开发应用等进行深度研究，形成更多的建设性建议，推动档案管理与其他业务管理工作紧密融合起来，最大限度发挥档案信息的价值。
4 结束语
总之，在机关档案管理工作开展过程中计算机信息技术的应用是一项重要的辅助工具，档案管理工作本身具有动态性和系统性的特征。所以在具体实践过程中还需要加强信息化体系建设，加强风险防控与队伍培训，这样才能全面提高机关档案信息化管理的规范性、科学性和安全性，实现档案信息资源的有效开发与利用。
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