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信息时代下档案管理工作的创新杨立红

发表时间：2020/8/6 来源：《基层建设》2020年第10期作者：杨立红

[导读] 摘要：目前，我国信息技术在飞速进步，已经应用在我国的各行各业。

        山东省滨州市沾化区富国街道办事处 256800
        摘要：目前，我国信息技术在飞速进步，已经应用在我国的各行各业。其中档案管理也在信息技术的推动下，提升了专业程度，也为单位档案管理带来了新的机遇与挑战。在此背景下，很多事业单位也在深入研究档案管理的信息化目标、路径和方法，并且在一定程度上取得了显著的成果。但是在新时代技术发展背景下，档案管理工作依旧面临许多问题，如何在大数据视域下使档案管理工作更好地发展，是当前需要注意的问题。
        关键词：信息时代；档案管理工作；创新
        引言
        事业单位是我国政府设立的社会服务性组织，其功能多种多样，服务内容涉及教育、卫生、文化、科技等多个领域，档案信息数据量大、信息繁杂，与国民的生活息息相关。随着事业单位近年来的发展和变革以及信息产业技术的发展应用，传统档案管理模式已经无法适应事业单位发展的需求，档案规范化管理成为必要的管理要求。
        1档案管理工作中存在的问题
        1.1档案管理设备比较落后
        近几年来，事业单位对于资金的投入有着一定的限制和要求，这对于档案事业的开展无疑会造成一定的困扰与阻碍，由于资金的限制与设定，从而导致了档案设备的落后与缺失，有关部门缺乏资金，所以很难引进先进的计算机电子产品与一些高科技的办公产品，工作人员在平时的工作非常繁琐，这样的结果只会导致档案管理工作的效率无法得到提升与增加，而内部的管理程序也会出现混乱的现象。近几年来，计算机技术已经遍布人们的生活与工作中，被广泛认知与使用，事业单位更是需要计算机提升工作质量与工作效率，事业单位应该明确认识到这一点并重视，档案管理设备是工作的基础与保障，如果不能得到有力的保证，那么势必会在工作过程中出现疏漏与流失的现象，严重影响到档案管理工作的开展与进步，这对于事业单位的长远发展有百害而无一利。
        1.2技术受限和经费不足
        档案管理信息化的重要前提就是进行信息化存储的技术达标，存储系统能够稳定存储不易崩溃。但是在目前现有的档案信息化中，档案管理信息化的存储方式主要是采用电子文件的方式进行存储，而电子文件具有存储期限和一些存储限制，这是电子文件存储的性质决定的，而档案管理信息化的存储时间要求较高，当前普通的电子文件存储不能满足；而纸质档案转变为信息化存储，使用电子文件的方式进行存储时，不可能采用人工输入的方式进行，需要采用扫描仪将纸质档案的信息转化为电子文档。但是目前市场上的扫描仪便宜的不能保证扫描的精度和准确度，而价格较高质量好的不仅高昂，在扫描完毕后也将造成资源闲置，而档案信息管理部门的公费开支是有限的，没有专门的拨款支持难以承受这样的巨额开支。
        1.3档案管理部门人员工作积极性低
        由于档案管理通常被认为是一种闲职，部分领导认为档案管理一般来说就是管着一堆资料，做好存储就好了。人们普遍认为这样工作轻松且枯燥，导致档案管理工作人员的工作得不到重视，使得部分档案管理工作人员的工作积极性下降，事情做多做少都是一样的薪资水平，也就直接导致档案管理工作质量变低。
        2信息时代下档案管理工作创新策略
        2.1增强档案管理安全工作，保证信息安全
        信息化档案与传统档案的存储方式有所不同，传统档案以纸质为主，通常都会储存于档案库房中；但是信息化储存档案是利用计算机中的存储介质进行储存工作。网络储存具有优点也具有缺点：优点是可以把档案信息资源进行永久保存，并且查阅或者调动都比较方便；缺点是由于是先进的计算机技术，这样很容易遭到不法黑客的入侵，造成数据破坏、信息泄漏、变卖。而介质存储的优点则是不容易被盗取，存储体积小，容量大，但是缺点是对于档案的调用不便，而且介质存储对于环境的要求较高，且存在一定的报废风险，不能被广泛利用。根据二者的优缺点，可将档案适当分类，将机密数据信息用介质储存，将不重要的信息存入网络储存，这样可有效地保证资源的安全性，节省投入、便于工作。
        2.2构建完善信息数据库，提高信息资源的利用效率
        档案管理部门应该加强对“互联网+”的了解，从而真正地将互联网与档案管理融合在一起，构建一个更为完善的档案信息管理平台。

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通过对档案的不断整理、收集、更新等方式，构建一个较为完整的档案管理框架。在档案管理的创新中，要根据需求对资源库进行不断的更新，从而使档案管理系统内能够更好地服务于事业单位。与此同时，档案管理人员要将纸质的档案进行录取、分类等，然后设置相应的服务窗口，方便相关人员查阅。
        2.3打造数据中心，加强动态监控
        在进行资料和档案的管理时，要求工作人员必须要有敏锐的洞察力，并且做到与时俱进，积极将数据融入数据中心，打造良好的数据应用平台。通过数据和资料管理人员与技术部门的科学化设计，展现对信息管理方式和方法的科学性，体现数据的相关特点，并结合相关经验实现对数据的整理，确定数据中心的模块和布局。在数据中心确立之后，可以利用数据中心实现对事业单位资料和信息的覆盖，提升工作效率，减少档案资料管理的成本投入，保障档案和资料的安全性。而档案资料的管理人员成为数据中心的掌舵者，其工作能力需要合理提升保障数据价值的生成。
        2.4运用云存储和云服务提高档案利用率
        随着大数据技术和云计算技术的广泛应用，档案管理工作也要实现质的飞跃，提高其管理效率，要积极引入云存储的技术，做好海量档案资料的网络空间存储，例如建立云端存储库或数据库，定制云存储服务器，实现资料的上传和保密，提高档案处理能力。其次，采用云服务技术，提高档案资料的利用效率，提高档案管理水平。
        2.5档案信息资源服务中大数据技术的应用
        大数据技术还可以应用在档案资源只能检索等方面，还有档案资料个性化服务上，进而实现档案信息的定制处理，大数据技术以其强大的计算和分析功能，根据档案类型和实际用途判断出其用户的实际需求，为用户提供档案资源的线上下载，线上查阅等功能，当然，主要针对一些比较公开透明的档案资料，保密的档案资料不在此范围内。
        2.6强化档案管理网络化发展宣传推广工作
        各个管理部门都需要认识到档案管理工作的重要性，加大内部人员的重视程度，有效实现对档案管理工作传统观念的改变，建立新型的“互联网+”档案管理理念，利用相关软件实现对资料的收集与整理，提升档案管理的效率，同时也保障资源得到合理应用，并提升档案管理的质量。另外，要建立公共网络沟通平台，实现对资料完整性的体现，加大对数据和资料的共享，同时发挥所有资源的最大功能，提升档案管理意识。
        2.7重视档案信息化人才建设
        目前，在我国档案管理信息化建设过程当中，影响其建设效果与水平的主要因子是人才的缺乏，因此，企业应该从档案信息化建设的长远发展角度出发，不断加大对档案管理信息化建设人才的引进力度：一方面，通过提供优良的条件来吸引档案管理信息化专业人才的加入。企业可以积极与高校进行战略合作，根据档案管理信息化建设的需要实施“订单式”人才培养策略，为企业今后档案管理信息化水平的提升提供必要的人力资源支持；另一方面，通过搭建良好的信息化人才管理平台，引导广大档案信息化人才，发挥自己的聪明才智，为档案管理信息化水平的提高作出贡献。总之，在今后的现代档案管理信息化建设过程当中，应该不断从观念层面、科学规划方面、法律规章与标准制定方面以及人才建设方面进行系统的改进与提升，只有这样，今后的现代档案管理信息化建设才会不断朝着科学化方向发展。
        结语
        综上所述，档案管理工作需要单位和相关工作人员高度重视，建立完善的档案管理制度，结合先进的信息管理办法，实现档案管理的规范化，更好地为单位事业发展提供服务。
        参考文献
        ［1］陶水龙．大数据视野下档案信息化建设的新思考［J］．档案学研究，2017(3):93-99．
        ［2］杨士春．大数据时代背景下的档案管理［J］．环球市场信息导报，2016(47):103．
        ［3］王春英．大数据技术在档案管理中的应用研究［J］．黑龙江档案，2016(2):48．
        ［4］王毅，赵淑梅．国有企业技术创新与档案大数据管理安全战略研究［J］．档案学通讯，2014(2):63-67．
        ［5］马晓娅.大数据技术在事业单位档案管理中的应用研究［J］.时代经贸，2019（18）：50—51.