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摘要：目前，我国城建档案多以传统纸张为信息载体，记录城市发展过程，为城市规划、建设以及社会公众提供大量的档案利用服务。随着大数据时代的到来，信息技术功能在各行各业中的重要性逐渐显现出来，城建档案行业也不例外，电子档案的出现对传统纸质档案工作提出了严峻的挑战。为顺应时代走向，推动城建档案行业健康发展，本文调研了电子档案的国内政策及行业背景，并从电子档案的“收、管、用”等方面发展提出思路及分析。
关键词：电子城建档案；发展现状；对策
引言
随着现代化科学技术的不断发展，档案电子信息化管理模式逐渐引起了人们的关注，因而在此背景下当代城建部门在发展的过程中应注重将其落实到实践管理中，完善档案信息管理形式，凸显信息时代档案管理优势，提升电子档案信息安全。以下就是对城建电子信息化管理的背景和发展现状进行阐述，望其能为当代城建部门的健康稳定发展提供有利的文字参考，并带动其在发展过程中能培养更多专业化档案管理人员。
一、国内政策及行业背景
《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》（档发〔2016〕4号）提出，2020年地市级以上国家综合档案馆要全部建设成具有接收电子档案功能的数字化档案馆。同时，《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328）修订后提出“电子档案签署了具有法律效力的电子印章或电子签名的，可不移交相应纸质档案”。此外，《国务院关于在线政务服务的若干规定》（国务院令第716号）提出，“除法律、行政法规另有规定外，电子文件不再以纸质形式归档和移交”，电子档案系统化建设势在必行。
根据对多地城建档案馆电子档案开展情况的调研，总结出我国目前大多数城建档案馆电子档案建设方面的现状，主要有：（1）由于电子档案的具体政策尚不完善，相关法律法规并未强制要求建设单位必须移交电子档案，因此多数城市仍以传统纸质档案为主要接收模式，仅杭州、南京、镇江等少部分地区的城建档案馆正在进行电子档案在线接收的试点工作。（2）由于电子档案须依托电子签章来实现法律效力，而电子签章涉及档案产生的各个单位，难以协调一致，因此原生态电子档案占比较低，目前仅厦门、深圳和上海的城建档案馆采用离线方式接收原生态电子档案。（3）由于档案存在涉密问题，为保证档案安全性、真实性，目前绝大部分档案馆的档案管理业务系统都处在物理隔离的局域网络中，仅少部分城市的档案馆业务系统处于政务外网，并且明确表示仅接收不涉密文件，因此在电子档案的后续接收和利用方面尚有限制。（4）我国的城建档案形成及保管单位都暂未形成较为完善的电子档案“收、管、用”等方面的政策和制度，但城建电子档案发展已是必然的趋势。
二、电子档案接收及管理
城建档案形成部门主要包括行政主管部门、建设单位、施工单位、设计单位、监理单位、勘察单位、审图单位、测绘单位及第三方咨询公司等。因涉及部门和单位众多，短时间内难以达到统一标准、协调一致，因此电子档案在短时间内无法完全替代纸质档案，在融合发展期，建议可实行纸质档案和电子档案“双档”并行接收，但如何确保纸质档案与电子档案内容一致，是“双档”接收需要解决和注意的问题；另外一方面，在后期推动原生电子档案的发展与接收方面，须解决一个前提条件，那便是使电子档案具备法律效力的电子签章，就目前了解到的情况来看，绝大多数单位仅具备生成电子文件的能力，并未实现加盖单位电子签章的能力，因此尚需要与电子签证生成认证部门以及资料形成的各单位一起调研，形成一套有效的保障电子档案真实性、完整性、有效性的电子签章程序和制度。同时结合目前各城建档案馆档案管理业务系统处于局域网隔离状态的现状，短期阶段内仍考虑以离线接收为主、在线接收为辅的方式进行，采取由相关部门和单位通过离线的“电子档案报送系统”、光盘、硬盘等离线方式向城建档案馆进行移交，或通过在线业务软件或审批管理系统等在线方式向城建档案馆在线移交。
电子档案的管理方面，建议对过去老旧档案仍然执行传统纸质档案管理办法，对新项目档案进行纸质档案和电子档案“双档”保管，或待电子档案行业的法规制度健全后，采用电子档案保管办法，确保档案真实性、完整性、有效性。
三、电子档案利用
目前各地城建档案馆多对传统纸质档案开展了电子化工作，达到了在档案管理业务系统中查阅档案扫描件，利用方式多以打印为主，部分城建档案馆可通过光盘刻盘拷贝提供利用。在未来，原生电子档案的形式将不同于扫描件单一的jpg、gif格式，将存在各式各样的源文件形式，因此还需进一步探索针对不同形式的电子档案采取何种方式利用更合理，更有效率地方便社会公众和各个建设单位。而随着信息化的发展，足不出户线上利用档案的需求也在与日俱增，如何解决档案的涉密问题与利用便捷问题之间的矛盾，也是下一步利用工作的重点。在利用方式方面，可以增设电子档案服务大厅自主查阅机、移动终端或网络服务平台三种服务模式，提供拷贝、通信传输、在线利用、在指定地点阅读等方式。
四、城建档案电子信息化管理对策
（一）建设信息查询系统
在城建档案电子信息化管理中建设信息查询系统是非常必要的，对于此，首先要求城建部门在发展的过程中应通过信息整合的方式总结出档案管理中存在的问题，继而在此基础上构建相应的操作平台，并确保操作平台能与资料库形成一定联系，以便于用户在对信息查询系统进行操控的过程中可及时获取自身所需信息。其次，由于信息查询系统的构建对城建部门软件开发水平提出了更高的要求，因而在此背景下为了提升软件开发质量，要求城建部门应注重与专业软件开发公司间的合作，同时依据本单位档案电子信息化管理现状引进相应的成熟软件，最终满足档案信息查询需求。此外，在信息查询系统建设的基础上保障系统信息的动态更新也是非常必要的，为此，应提高对其的重视度。
（二）提升管理人员综合素质
管理人员综合素质在一定程度上决定着城建档案电子信息化管理工作的实施成效，因而在此背景下各单位在发展的过程中应注重对专业化人才的培养，且应以高薪招聘的方式引进个人素质高且责任心强的管理人员，继而为电子信息化管理工作的开展提供有利的基础条件。此外，定期安排管理人员参加专业化的培训项目也是非常必要的，有助于管理人员在培训过程中掌握到现代科技知识及电子技术，并将其应用于实践工作环节中，提升整体档案电子信息化管理水平。另外，由于档案电子信息化管理工作的实施对管理人员知识掌握水平提出了更高的要求，为此，管理人员在原有知识的基础上应注重及时更新自身对相关知识的学习，达到良好的档案信息管理状态。
（三）构建网络管理体系
构建网络管理体系是城建档案电子信息化管理工作实施的有效途径之一，对于此，要求城建单位在发展过程中应结合管理权限，并基于逐层逐级的基础上构建城建档案局域网，继而由此缓解城建管理权划分中存在的问题。此外，在档案局域网构建的基础上应确保局域网间的有效连接，继而形成网络化管理模式，最终保障档案信息管理工作的有序开展。同时，网络化管理体系的构建亦有助于用户透过网络平台随时查阅自身所需的档案资料，为此，城建单位在发展的过程中应提高对网络管理体系的重视程度，且将其纳入到创新计划中，提升档案信息的整体利用效率。另外，在网络管理体系构建的基础上倡导市馆、县馆、部门档案室三级联网目标的实现也是至关重要的，有利于档案信息价值的发挥，因而应将其落实到实践管理中。
五、结束语
综上所述，部分城建单位在档案信息管理过程中仍然存在着技术水平较低等问题，因而在此背景下，要求城建部门在实施档案信息管理工作的过程中，应注重对网络等现代化科学技术的引入，要加快推进档案信息化建设，力争快速建成城建电子档案管理服务平台，深度融合档案“收、管、用”服务，实现服务事项公开化，努力推动档案信息化建设工作高质量发展，建成科学、全面、可行的城建电子档案服务体系。
参考文献：
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