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三级电商采购供应新模式实现物资线上管控全覆盖李奉锴

发表时间：2020/7/15 来源：《电力设备》2020年第5期作者：李奉锴

[导读] 摘要：近年来，随着云计算、大数据、人工智能、区块链等新兴技术的广泛应用，“互联网+”的作用愈发凸显，国家将互联网发展提升为国家战略，提出“互联网+”行动计划。

        （国网河北省电力有限公司沧州供电分公司物资部河北沧州 061001）
        摘要：近年来，随着云计算、大数据、人工智能、区块链等新兴技术的广泛应用，“互联网+”的作用愈发凸显，国家将互联网发展提升为国家战略，提出“互联网+”行动计划。很多企业纷纷开启电子商务进程，努力实现传统业务向电子商务全面转型，采用新型的电商采购供应模式，从而实现物质线上管控全覆盖。
        关键词：电商采购供应；新模式；物资；线上管控
        随着采购标准化程度越来越高，电商化采购越来越普及，整个供应链的整合，也到了一个新的阶段。互联网时代最重要的生产资料是数据，电商化采购积累的大量交易数据，将助推企业向移动采购的方向发展。随着企业电商化采购的进一步应用，推动电商平台与企业内、外部信息化平台对接，将人工智能、大数据、区块链等新技术融人供应链供、销、采各环节，最终实现实现供应链上下游的协同，构筑智慧采购新生态。
        一、电商化采购的概述
        电商化采购是采购单价低、规格品种多、需求频次高、数量无法准确预测且不属于国家法定必须招标的零星物资。零星物资包含办公用品、办公电器、办公家具、办公日用、化工、仪器仪表、信息化通信设备、低压电器、生产工器具、劳保用品、五金建材、配件等。电商化采购是指通过适用的采购策略确定一定时期内的供应商，明确物资的品类(或规格型号)、单价(或双方认可的计价规则)、配送及服务标准,并在零星物资采购管控平台开展请购，实现操作界面简单直观、采购过程规范快捷、配送服务高效优质的目标。采购要按需求完成请购、创建订单、采购订单下达、验收入库、统一发货等工作，同时，进一步提高协同监督工作水平，防范电商化采购管理过程中的经营风险和廉政风险，促进电商化采购管理规范化、程序化、制度化，提高企业依法经营管理水平，构建集中、精益、高效的物资管理体系，切实维护公司的合法权益，有效防范资产流失。
        二、电商化采购过程中存在的问题
        1、供应商以“打擦边球”的形式超范围推送商品;2、供应商违规上架高档消费用品;3、商品描述不清楚未区分原厂商品和非原厂商品,以次充好，同时，ERP中产品描述差异大造成误买或选购困难；4、请购时审批不严造成产品购买超量,库存物资积压;5、选购前不比价购买低性价比的产品;6、长期大量、重复选购同一供应商、同一产品造成竞争不充分各供应商订单匹配不均衡；7、供应商对选购订单不应答或不及时应答，造成重新选购或者不及时交货影响使用；8、长期挑选高价产品,既造成成本的增加，也产生质量浪费；9、选购政策和方法不完善造成操作困难和风险管控不易管理；10、虚假入库产生违法违规行为；11、采购的商品缺乏后续使用的抽查监督造成呆滞或非正常使用。
        三、物资线上管控全覆盖的难点分析
        从物资全流程角度来看，面向物资管理集约高效、闭环联动的要求，目前主要存在部门协同难度大，物资专业联动性及风险防控需进一步加强等问题。
        （一）部门协同难度大、信息共享程度低
        自电力企业实行物力集约化管控以来，电力物资实行集中管控，各部门间的工作任务、工作目标、管理方式上存在差异，其他部门对物资管理工作缺乏足够的认识，同时物资管理工作涉及部门多，且在信息反馈的时效性、准确性、合规性上与相关文件标准存在一定差异，致使部门间难以有效协同、信息无法及时共享。
        （二）物资专业间联动性有待提升
        物资需求计划提报与仓储管理方面，需进一步加强因结余物资退库、项目取消等原因形成的未使用物资与物资需求的有效联动，以避免积压物资的滚动生成。供应商管理与招标采购联动方面，需建立完善与业务部门的质量监督联动机制，及时收集汇总设备质量、服务问题，完善供应商产品质量信息库，建立协同考核机制，统筹供应商资质情况、产品质量信息和诚信记录，实现资源共享，优化供应商绩效评价模式，提高评价的客观性和准确性，与招标采购等业务环节有效衔接。

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质量监督与仓储管理方面，存在部门物资因检测需要而产生的产品名称与物料大中小类描述不一致的问题，同时需进一步强化信息联动，确保物资初见及关键点见证有序实施。
        四、应用电商采购新模式，实现物资线上管控全覆盖的措施
        (一)网上操作培训，是开展电商化采购的基石
        由于电商化采购流程的数据要在外网的国网商城和内网的ERP系统中要进行数次传输，有些环节的手工操作没有限制，会发生两个系统数据不一致的情况，这就要求对网上操作业务必须熟练。因此，我们首先要求各单位指派专人负责电商化采购工作(即为请购人)，严禁未经培训人员上网操作;其次进行数次短期集中培训，并编制培训手册，列举容易出现的问题实例，讲解如何避免的方法，明确禁止的错误操作。将培训手册和培训资料发至每位操作人员手中，从源头杜绝错误的再次发生。第三，针对个别单位人员变更，我们采取“面对面、点对点”的培训方式，以实例演示使受训人员直观快速地掌握网上请购的操作方法。通过培训，保证了电商化采购的准确性、规范性，为后期工作奠定了良好基础。
        (二)加大审核力度,确保请购信息准确
        为提高请购单的准确性，采取线下报送纸质《电商化采购请购单》，线上创建进货单保存的方式，经财务部和物资部审核后再提交请购单。这种做法大大降低了请购单的错误率，并且对提交不成功的请购单积累了许多错误提示经验,提高了创建电商化采购订单的成功率。
        (三)实施寄卖新模式
        为了实现工作量和差错率“双降”，对常用办公用品和运维类物资采取供应商寄卖模式，物资部公开筛选了寄卖供应商，并与供应商签订《寄卖协议》。寄卖的办公用品类物资已经上架,需求单位可进仓储点进行选购，随用随领，操作简单，实现了流程简约高效、资源优化配置。电商物资寄卖新模式，避免提报单位与供应单位的沟通联系，可有效杜绝私下换货情况的发生。
        (四)加强内外协同，确保记账及时准确
        电商化采购订单大多用于办公用品及运维类成本支出的物资，为配合财务部对基层单位成本指标的考核要求,我们要求请购人将交货期定在每月上旬,这样仓储专责在月初做收货，基层单位及时做领料单，供应商在月中去省公司办理挂账手续，有效地实现了当月收货当月领用出库当月做发票校验,使财务部及各单位能及时掌握本月已发生的成本费用支出状况。
        (五)固化单据格式，确保电子凭证规范
        按照财务部的工作要求，仓储专责在ERP系统中做收发货操作时，对财务抬头文本按固定格式标明:对**单位**项目工程发货,这样就实现了在ERP系统财务明细账中,运维成本类订单的支出方向一目了然，便于财务成本集约化管理。
        （六）规范办理EPR入库，杜绝虚假入库
        物资到货后物资部门根据签章完成的到货验收单及货物交接单（配送单），完成ERP系统入库操作，并将到货验收单上传至结算单据电子化平台。应入未入实体库的物资，物资部不予办理相关入库结算手续。遇有确需提前办理入库的物资应严格履行审批手续。
        综上所述，电商化采购需要严格安装企业相关的文件要求来进行，将每一个步骤按照要求来落实相关工作，更好的发挥电商交易采购的作用，规范电商采购全过程管理，实现物资线上管控全覆盖。
        参考文献
        [1]季烨.电商物资采购和管理中的廉政风险及防范[J].中国物流与采购,2020(05):54.
        [2]纵瑞瑾.推行物资电商化采购为企业带来的管理价值探讨[J].现代经济信息,2019(24):109.
        [3]侯岩. 基于智慧电商平台的物资供应链创新金融模式研究[C]. 中国电力科学研究院.2019