摘要：勘查单位地质项目档案管理涉及多个行业，地质勘查档案作为勘查的主要依据和成果文件，做好这方面的管理工作具有重要意义。文章通过对地质勘查项目档案管理现状进行分析，探讨具体的优化策略。
关键词：地质勘查；档案管理；地质档案；地勘工作
引言
地质勘查成果档案资料是在地质工作中形成的,是国家重要的档案资料,是国民经济建设和进一步开展地质工作、科学研究等的依据和基础,是国家的宝贵财富。在地勘单位发展过程中,地质工作人员在艰苦的环境下通过对各类地质、地貌的不懈努力与探索,总结出了很多宝贵的地质资料信息。地质档案资料专业范围广泛、信息内容丰富、保护好地质档案资料是维护国家经济发展的一项重要任务。
1地质档案管理及利用的意义
地质档案管理作为现有社会发展中比较重要的管理内容之一，在社会发展中具有重要地位，能够为地质勘察工作实施提供依据，能够展示出现有社会管理质量。要知道在现有社会发展中，地质勘察工作能够为社会上的资源拓展提供帮助，能够帮助人们更好地挖掘资源，实现对社会发展的促进性建设。为了能够更好地拓展地质勘探工作，应该从地质档案管理工作着手，细化各项管理内容，提高管理水平，以此满足社会发展中对地质勘察工作实施的需求。
2地勘单位地质项目档案管理的特征
第一，专业性较强,涉猎领域广泛。地质勘查项目形成的地质档案资料的专业性突出,涵盖多学科知识,资料类别繁多,涉猎原始性资料、科研报告、图纸资料以及实物资料等,归档范围广泛,包含物化探、工程地质、水文地质等多方面成果性资料。由此可见,地质勘查项目形成的地质档案资料极具繁杂性,对档案管理人员而言专业性较强,难度系数较高。
第二，档案汇交部门繁多,管控难度大。地勘单位内部机构繁多,涉及事业单位、勘察队等,呈现多层次发展特征。同时,很多机构与部门分布在不同的省市与地区,甚至还涉及海外公司,机构庞大,业务领域丰富。另外,有些单位具有公益类单位性质,对事业与企业两类档案资源进行管理,收集与管理难度随之增大。地质勘查业务辐射范围较广,档案汇集部门较多,收集难度也随之增大,一旦缺乏标准性规范,体系建设滞后,很难保障档案管理的有序性。第三，项目档案突显全过程性,规范性与标准性是根本。对于地勘单位地质项目资源的归档,只有保证较强的规范性与完整性,才能为项目合同的结算与竣工验收提供全面的资料,也是工程移交与评奖创优不可或缺的要素。在档案接收过程中,针对项目成果报告,归档资料类型主要涉及正文、审批、附图与附表、数据库软件及多媒体等。但很多问题存在其中,如电子文件与纸质文件的不统一。之所以出现以上问题,与过程控制不到位息息相关,尤其是缺乏较强的责任考核机制,忽视生命周期管理。
3地勘单位地质项目档案管理存在的不足
3.1地质资料管理体系不够完善
大部分地勘单位对于档案管理缺乏重视,导致地质档案管理体系不够完善。地质资料档案随着时间的推移,馆藏的地质资料将越来越丰富。因此要建立健全的地质档案管理体系,加快对地质档案开发利用方式的转变,推进地质档案信息化的建设步伐。随着当前信息技术的快速发展,地质档案管理工作也需要积极引入信息化技术,加快推进地勘单位地质档案信息化建设进程。在地质档案信息化建设过程中,需要构建网络环境下地质档案管理与服务的基本框架,推进信息的社会化服务,才能全面提升地质档案信息的开发利用效率。
3.2档案管理思维滞后,威胁管理规范性与标准性
立足地勘单位,在地质项目档案管理工作中,比较突出的问题是档案管理缺乏主动性意识,管理思维滞后。而传统的档案管理机制突显落后性,影响档案管理的标准性与规范性,因而不利于地质项目档案的查阅与利用。鉴于地质档案较强的专业性与特殊性,其数据采集与整理工作极具挑战。但在实际的管理中,很多地质勘察单位的档案管理人员将其视为简单的数据采集与资料归档,忽视与项目自身以及单位实际的结合,管理标准不统一,从而制约了档案价值的发挥。
3.3地勘资料收集不完整
地勘工作地点一般都在野外，野外工作环境受到天气、地理等因素影响较大，各项目中地勘资料的专管员在资料收集中难免遇到一些问题，而由于档案收集工作过程中的监管不到位，会存在资料收集不完整的问题。例如，资料收集员不能理解勘探项目的目的和意义，无法收集到具有价值的资料，或者由于不可抗力因素而放弃某些图像资料的收集，甚至有项目组为了节省资料收集的时间，沿用以往的旧数据和资料。在出现更换资料收集员时，资料没有交接清楚，有些资料收集员甚至不清楚自己手头资料的构成，资料交接手续不完善影响了地勘资料的整体质量。
3.4档案扫描比较潦草
在对于地质类特殊档案管理时，很容易出现档案扫描不够细致的问题，由于地质类档案具有较强的专业性，所以档案的扫描较难推进。许多陈年的地质图、沉积图、地质数据表等档案并没有与档案库实现数据上的连接，多数资料由于其保存年限过久，已经无法清晰辨认。而且地质类档案还需要保存其岩屑资料等实物资料，虽然分属种类不同，但是也属于地质资料的一部分。由于种类和其专业的独有性，地质类档案地扫描工作并不能很快的推行与执行下去。
4地勘单位地质项目档案管理优化策略
4.1完善地质档案管理的日常体系
在新的形势下,我们想要做好档案管理工作,使其适应当前的社会发展要求,要建立健全地质档案管理体系,加快对地质档案开发利用方式的转变,推进地质档案信息化建设步伐,全面提升地质档案信息的开发利用效率。保证每个环节的工作都有迹可寻,对于所建立的管理制度,要严格执行,将待归档的地质资料,按照不同的类型做好分类,便于保存和归档。此外,在制度的制定方面要做到细则化,明确本单位档案的归档基本要求和基本内容,细化数据文件的移交与保存借阅等内容。针对当前地质档案社会服务模式来完善地质档案管理机制。同时要加快对原有地质档案数字化建设,将原有纸质档案进行录入,通过实现地勘单位地质档案数字化,可以有效地提高地质档案信息利用率,全面提高地质档案管理工作的信息化和现代化水平,为地质档案信息的高效利用奠定良好的基础。所以做到地质档案的信息化管理是档案管理工作的重要内容。单位之间可以做良好的交流和沟通工作,相互取长补短,不断完善地质档案的管理技术。做到档案信息化管理,既提高了地质档案管理的效率,同时也加强了地质档案管理的质量。此外,地质档案实现数字化的查询,在调用以及归档时都提高了效率,对于地质档案工作的开展具有突破性意义。
4.2积极构建健全的档案管理机制,力求全面性与科学性
为了将地勘单位地质项目档案管理工作落到实处,实现优化与提高的目的,要落实统一领导与分类分级管理的基本原则,以三级体系为基础,实现各级管理部门的层层落实,构建科学合理的管理架构,发挥档案信息管理系统的支撑性作用,形成以档案目录中心和数据库为基础的档案信息化体系。另外,对工作机制进行健全与完善,采用科学的地质资料管理方法,达到标准性和统一性。具体讲,要将档案工作纳入地勘工作管理范畴,与单位发展规划同步发展,对其进行制度化管控。此外,档案资料的归档布置工作需要保障与项目开展全过程的同步性。
同时,将激励工作机制落实在资料汇交阶段,将全过程管理渗透在项目立项、实施以及成果全流程,关注重大项目落实与实施,将其有效纳入综合考评项目,保障与绩效相结合,强化数据质量与实效的控制。
4.3配合技术人员，提高地勘档案收集质量
地勘工作中档案收集的质量取决于档案管理人员与技术人员的配合程度，如果技术人员与档案管理人员能够沟通清晰，把地勘工作的各个环节的资料整理到位，地勘档案就会具有较高的质量，能够为以后的经营发展提供参考。档案管理部门应当充分配合技术人员做好以下几点：一是做好间接资料的收集。如地勘项目策划过程中相关文献、著作、参考资料、网上调研资料的收集。二是要做好直接资料的收集。主要包含两类：一类是地勘项目实地勘察的调查记录、图片、编录信息等。一类是各类地质测试分析报告、岩矿鉴定、遥感资料、计算机处理等数据。这些一手的地勘资料都是保证地勘档案完整、准确、真实的基石，做好资料收集工作能够有效提升地质档案的质量。地质档案的收集和整理不同于其他文书资料的整理，它通常以专题展开，一个专题项目既为一个卷宗，包含了地质现场勘查资料、原始数据、实物地质资料等，每一个项目专题的资料构成差不多，可又各有差异。例如，在项目规模、资金、时间、项目成员的构成上就要区分对待，抓住专题项目过程中直接或间接的资料有利于为日后新项目开展提供参考。
4.4深化档案专业人才队伍建设
做好档案工作，离不开档案专业人才的努力工作。针对目前档案部门人才匮乏，特别是档案专业复合型人才短缺的实际，档案部门要把增强人才意识放在首位，下大力气强化专业人才的引进和培养锻炼。一要通过考试录用等方式加大档案专业人才引进力度，改善干部队伍知识结构；二要加快在职干部的培养与锻炼，切实提高干部队伍的能力和水平；三要建立凝聚人才发挥作用的机制，调动专业人才工作的积极性和主动性，为促进档案资源整合、推动档案事业健康发展作出更大的贡献。
4.5完善档案管理基础建设
档案管理基础建设是影响档案管理水平的重要因素。在提高地质档案管理水平时，需要对基础建设工作作出科学的安排。例如，建立地质档案管理基础建设体系，对日常档案管理内容做出科学评估，以此满足档案归档管理需求。另外，档案管理的二次开发利用是现有档案管理工作开展和实施的重要影响因素之一。为了能够更好地展示出现有地质档案管理工作的作用，需要对档案管理的二次开发利用策略做出科学评估。例如，在日常管理工作中建立档案二次利用机制，提高档案管理认知能力，这样才能更好地为地质档案管理工作提供帮助。
4.6数字档案信息资源的异地备份
所谓异地备份，就是指将重要的数据资料在另一地方的存储空间内形成一份可用的副本，当本地发生数据灾难的时候，可以通过副本重建系统和数据。作为数字档案信息资源，其存储方式中必不可少地会用到异地备份。因为随着技术的发展，现在越来越多的信息都是以计算机为传输介质进行公布和存储，那么也就面临着当数据产生源头发生自然灾害、人为破坏、系统更新换代等问题，其导致的直接后果就是原始数据的破坏，所以必须进行异地备份，而异地备份又分为脱机异地备份和在线异地备份两种方式。
4.7依法做好档案接收进馆工作
各级各类档案馆要依据《各级各类档案馆收集档案范围的规定》，结合《国家基本专业档案目录》，在深入各立档单位开展档案调查研究的基础上，科学编制《档案馆收集档案范围细则和工作方案》，依法界定档案应进馆单位名录及每个单位应进馆档案种类明细，提高档案接收进馆工作的精准度和有效性，确保属于进馆范围的档案做到“应移尽移、应接尽接”。档案部门应做好《档案馆收集档案范围细则和工作方案》审核工作，确保立档单位档案流向合理，充分发挥作用。安排专人进行资料汇交与验收,落实预验收,目的是保证材料的完整性与可靠性,避免返工。实施归档管控协调机制,保证监督到位,更新及时,实现工作机制的常态化,达到对地质项目全生命周期中数据与资料的综合性管理与集成。
4.8加快地勘档案资料收集电子化进程
随着互联网大数据时代的到来，档案收集和管理工作从纸质档向电子化转变，电子化档案具有节约资源、实时更新等优点，当然也存在数据丢失、网络黑客等风险。因此，地勘单位要充分认识到电子档案管理的优势与弊端，加快本单位内档案信息化收集系统的建立，通过互联网技术加快档案的上传和整理速度，建立起档案数据库，对于期限长不易保存又具有核心价值的纸质档资料要转换为电子资料，通过双重资料的归档来保护档案资料的安全，以及利用先进技术，创建电子档案保密系统，如采用备份技术、运用“防火墙”技术、网络入侵检测系统等提高电子档案的安全性。此外，也需积极建立起声像、图片、荣誉实物档案，确保档案的完整性和有效性。另外，对于电子档案的收集和管理要及时建立管理制度，实施标准化、规范化管理，充分利用互联网技术的优势为档案管理赋能，利用档案信息资源的优势来反映单位的发展面貌。
4.9积极推进数字档案信息共建共享
各级各类档案馆和立档单位，应严格依据档案数字化标准，同步推进数字档案馆（室）建设。一要加快推进档案数字化，不仅要积极推进文书、会计、照片等常规档案数字化，更要加快推进专业档案数字化，确保档案数字化全覆盖；二要规范档案数据库建设，应依据档案数字化成果，有序推进各类专题档案数字库建设，提高数据库建设质量标准，确保档案数据内容真实可用；三要积极搭建网上档案信息利用平台，依托政务内网或专线，实现各级各类档案馆、立档单位档案信息的互联互通和档案信息共建共享。
结语
综上所述，为了能够更好地展示出现有档案管理工作特色，需要按照地质档案管理工作要求，完善档案管理策略。笔者将地质档案管理策略归纳为以下几点，即建立信息化档案管理机制、提高管理人员素质水平、做好档案管理归档工作、完善档案管理基础建设和科学利用档案管理二次开发等。地质勘查单位要以新时代为背景,结合地勘单位发展实际,以业务项目为依托,将档案管理工作贯彻于项目运行全过程,正视不足与问题,分析原因,探索全新的档案管理策略,为档案价值的发挥奠定坚实的基础。
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