摘要：随着社会的发展，人们进入大数据时代，所有的档案及资料都往数字化的方向发展。档案数字化作为信息化建设的重要内容，应严格遵守档案数字化发展规律，把握档案数字化各项环节，加强档案数字化项目实施，最大限度地发挥好档案信息资源服务功能。本文首先分析了档案数字化的现实意义，进而提出档案数字化管理措施，以期对做好档案数字化管理具有指导作用。
关键词：数字化管理；档案管理；特点；措施
引言
档案管理是一个企业的核心与机密，因此在实际的管理工作中，企业需要高度重视档案管理工作，并加强档案管理工作的规范化，统一管理好归档档案以及移交档案。
21世纪是信息时代，档案数字化管理显然成为了一种趋势，其融合了新时代的特色，同时融入了云计算和云存储这种新元素，使得档案数字化管理的工作模式得以更新，实现了进一步完善和优化的目的。
1档案数字化
数字化是信息化的一种重要形式和技术手段，它是利用计算机技术模拟信号转换为数字信号的处理过程。
档案数字化是指应用信息技术，将记录在传统载体上的档案信息输入计算机系统，将模拟形态存在的档案信息转换成由0和1组成的二进制编码的数字形态，形成计算机可以识别和处理的数字信息的过程，可以转换为数字信息的传统载体档案类型包括纸质档案、照片档案、微缩胶片档案等。
2档案数字化管理意义
与传统档案管理相比，档案数字化具有不可替代的先进性。具体表现在：
2.1有利于管理效率的提升
在档案信息化管理中引入数字化管理技术，将纸质档案、录音录像档案数字化，能够实现纸质、录音录像档案管理中检索编码的自动生成。此外，档案数字化管理中，档案人员能够充分利用数字技术，将其应用到档案管理中，突破了传统档案管理模式下的时间和空间限制，在远程操作系统的协助下，即可实现档案收集、分类、管理、查阅。无论是档案管理的即时性，还是档案管理的有效性均得到大幅提升。此外，随着大数据、云计算的应用，档案数字化管理能够及时掌握馆藏档案数字资源数量及利用情况，便于档案管理者追踪管理，实现精准服务，有效提升档案管理效率。
2.2有利于档案资源的共享
纸质、录音录像等档案数字化管理，是建立在信息技术快速发展，且信息技术在档案管理中获得普遍应用基础之上的。档案数字化管理摒弃了传统档案管理模式及检索方式，档案管理的通用性得到有效提升。借助互联网、物联网、云平台、计算机信息技术等，数字化档案成为“无墙界档案”，档案文件以电子信息的形式在互联网中实现无障碍传输，异地调阅成为现实，档案库也从先前的实体保管逐渐变成了提供更为便捷的信息控制服务中心，档案利用空间进一步拓展，实现了档案信息资源共享。
2.3有利于档案原件的保护
纸质、录音录像类档案易受到存储介质的损毁而影响其保存寿命。将纸质档案、录音录像档案进行数字化管理，将传统的档案原件以电子信息的形式采集、整理、编目，并上传至档案数据库，在后期的调阅利用过程中减少对档案原件的侵扰，能起到很好的保护档案原件的效果。此外，档案数字化建设，能够将档案元件以副本方式异地存储，而档案数字化建设过程中形成的原本以缩微胶片形式保存，即便后期档案源文件损坏，也可以利用缩微胶片来查档，不会影响档案查询、利用等。
3传统档案管理工作存在问题
在实行数字化档案管理之前，档案管理工作存在着数量大、保管环境差、档案管理人员技能知识缺乏等一系列问题。
档案室通常储存的资料来自多个部门，由各个部门进行分工进行整理，这使得整理工作更加复杂、繁琐。而且，纸质档案非常容易受到损坏，这也在一定程度上增加了保管工作的难度。如果档案室保管的资料属于年代久远或者具有珍贵价值的档案，如果不对这些档案加以保护，极容易发生档案资料损坏的情况。实现档案信息化管理可以有效地避免出现此类问题。
4加强档案数字化管理的具体应用
4.1数字化采集的实现
在云时代背景之下，应该积极的关注档案数字化管理模式的运用，针对于云端存储档案文件而言，可以及时的借助于档案资料转换的方式，将原有的文字信息转变为数字形式，使其可以在电脑上进行存储，这个目标的实现离不开数字化信息的采集过程。在具体采集的时候，应该积极的关注数字化手段的采取，避免出现盲目操作的问题，需要注意的问题是采集的过程必须要借助于数字化的设备，若是档案信息中涉及到纸质文件以及照片等事物，可以适当的借助于扫描仪进行扫描实现信息的传输，这样便可以轻松地将文字信息转变为数字化信息进行系统化的保存。除了上述的信息采集方式外，还可以适当的运用数码相机和摄像机等多种多样的设备进行相关信息的保存和处理，即便是整个过程需要依靠着专用的设备完成操作，但是合理的运用互联网技术，能够彰显出直接性，同时也能充分的显现出云时代对档案信息化管理起到的重要影响。
4.2数字化处理实现
在云时代背景之下运用科学的手段完成相关的操作，能够保证档案信息化管理工作的成效更加的明显，同时让科学的手段实现合理的利用。数字化采集属于一项基础性的工作，在完成了基本的操作之后，需要进行合理的处理，这就进入到数字化处理阶段。在这个阶段，需要对数字化采集到的信息进行合理的分析和判断，主要的目的就是让用户们在对相关的文件进行查阅的时候，运用较为迅速的方式，实现有效的检索，由此达到较为理想的目标检索，获取对应的目标资源，以此保证检索的成效更加明显，同时也让相关工作的效率得以保障。在进行处理的时候，还是需要对数据实现较为科学的管理，应该对其进行统一的编码，在完成了这项工作之后，规范其基本的标准，依照档案资料的基本情况，完成有效的编目工作。一般来说，档案多是严格的依照不同的指标完成合理的排列，比如时间和来源等等，通过对相关的信息进行详实的编目，起到良好的检索成效，为后续的投入使用创造出优质的条件。
4.3在线数据库构建
为了满足档案数字化管理工作的基本要求，应该积极的构建起较为完善的在线数据库，这是云时代提出的必然要求，需要对其给予高度的关注。在线数据库的构建成为了一种必然的趋势，属于这个时代富有代表性的产物，其对于数字化档案管理工作目标的实现有着深远的影响。在线数据库的建设在一定程度上可以实现资源的科学共享，达到较为理想的资源需求目标，为了让所需要的资源实现方便快捷的获取，同时实现较为合理的检索，需要对档案进行了科学化管理和整理之后，实现合理的分类操作，构建起完善的在线数据库。档案资料的种类多种多样，包括视频和音频等，不同种类在建立数据库的时候，往往需要具备着特定的依据，由此能够满足不同用户的实际需求，便于其在寻找目标资源的时候，在短时间内完成相应的检索操作。数据库的构建需要严格的依照现实的情况加以落实，根据实际的需要建立起相应的资源库，不可出现盲目照搬的情况，还是需要融入自身的特色，建立起符合实际情况的档案资源数据库。
5结束语
档案管理工作的开展富有现实意义，应该重视采取科学管理模式。随着时代的发展，传统档案越来越无法满足社会的需求，它既不能实时查找，又不能实时更新，对于利用者来说十分不便。当人们进入大数据时代，所有的档案及资料都往数字化的方向发展，档案数字化管理将是档案管理发展趋势。
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