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电力工程档案管理工作的优化策略研究郝富文

发表时间：2020/5/21 来源：《基层建设》2020年第3期作者：郝富文

[导读] 摘要：新形势下，电力企业要想把自身的信息化能力提高，为电力企业的经济发展和科技进步发挥出重要的促进作用，必须要建立健全信息交流平台和档案信息化系统，运用信息化理念开展电力企业档案管理工作，利用档案的信息化资源为企业提供更加优质的服务。

        国网阳泉供电公司山西省阳泉市 045000
        摘要：新形势下，电力企业要想把自身的信息化能力提高，为电力企业的经济发展和科技进步发挥出重要的促进作用，必须要建立健全信息交流平台和档案信息化系统，运用信息化理念开展电力企业档案管理工作，利用档案的信息化资源为企业提供更加优质的服务。笔者结合自身工作实践经验，阐述了电力企业档案信息化建设的意义，并对加强档案信息化建设的有效措施进行了探讨。
        关键词：电力工程；档案管理；策略
        引言
        电力档案是电力企业在生产经营、工程建设、企业管理等活动中形成的有保存价值的文字、图表、声像等历史记录，它不仅是电力企业发展的真实写照，同时也是电力企业发现问题、总结经验、创新发展的有力依据，能为电力企业节约更多成本、创造更大效益。然而电力档案专业性、多样性、周期性、系统性等特点，决定了电力档案管理的复杂性和难度。为了充分发挥电力档案资源优势，推动电力事业高质量发展，本文对电力档案管理中存在的问题进行了分析，并提出了相应的对策。
        1电力企业档案管理工作中存在的问题
        1.1电力企业档案管理工作方法及形式有待发展
        结合当前电力企业在档案管理工作过程中所采用的方式方法进行分析可以发现，大部分电力企业仍然沿用传统档案管理模式，使用人工进行档案管理，使用标记的方式对档案进行分类，这种档案管理方式不但更容易出现失误，同时档案安全性也无法得到有效保障，一旦档案丢失或外流，都会对企业造成难以估算的损失。新时期电力企业在档案管理方面不仅应该积极采用新技术，同时也应注重利用更加科学先进的档案管理方法，在管理形式上不断创新，才能推动电力企业快速稳定发展[1]。
        1.2编研工作跟不上，档案利用率较低
        档案编研是档案利用的基础，电力档案专业性强，涉及土建施工、设备安装、电气试验等众多门类，而且形成于不同项目、不同阶段、不同单位，时间跨度大、分布范围广、体系复杂，若不经过合理编研，档案资料中的价值难以体现，档案利用受到制约。受限于电力企业档案部门软硬件条件、信息化水平，档案编研层次浅、覆盖范围小，档案资料利用难，况且档案资料不断增加，历史欠账越来越多。
        2提高电力档案管理水平的对策
        2.1注重优秀档案管理人才的引进和培养。电力企业要想将现代化管理的目标顺利实现，就必须对档案的信息化管理引起重视，这就要求电力企业在档案信息化管理中，注重优秀档案管理人才的引进和培养，确保电力企业档案信息化管理工作的完善性，竭尽全力在最短的时间内将电力企业档案的信息化管理目标实现，为电力企业的稳定、持续发展奠定坚实的基础。因为档案管理人员的综合素质、专业素质和企业档案信息化建设的进程息息相关，若是电力企业忽视优秀档案管理人才的引进和培养工作，既使具备再先进的设备也无济于事，同时电力企业还要严格要求档案管理人员，使其在工作中积极主动促进自身综合素质和专业技能的增强，这就需要电力企业积极构建切实可行、有效科学的档案管理人才培训体系，从人才上大力支持电力企业的档案信息化管理[2]。
        2.2加强档案部门的物理环境以及硬件环境的安全建设
        在进行电力企业的档案管理水平提升的过程中，要注意不能够将一些容易泄密的设备连接到档案数据信息系统中，同时还要注意做好各个信息网络的连接工作，如：公共信息网、国际互联网等网络，要禁止间接连接或者是直接连接，同时采取物理隔离的方式将电力企业的档案数据信息系统与外网之间的联系，从而避免企业的机密性的档案通过网络连接泄露出去。

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现阶段下比较常见的网络安全技术是多子网网关技术，具备高效的防御和攻击能力，相关的技术人员可以将这种技术应用在电力企业的档案管理部门中，这种技术能够将企业内部网络划分为子网，并且还可以设置不同的安全等级，部分网段的敏感性或者安全性更高于另一个网段，通过这种将信任程度不同的网段进行划分，能够有效地提高网络的安全性。从而更好地实现对于企业的内部网络的物理隔离有着重要的作用，对于企业档案数据信息的安全性能的提升也有着重要的作用[3]。
        2.3立足全程控制，强化早期介入
        传统档案管理把工作重点放在档案资料形成以后，由于没有早期介入，仅靠末端管理，难以保证档案的完整性和系统性，这样档案的利用价值必定降低。针对传统管理模式的不足，应建立全过程档案管理机制，即在档案资料形成前就介入管理，向业务部门或职能部门提出档案的具体要求，并在整个过程中加以监督和指导。通过落实档案责任制，让电力企业中与档案相关的每一个人及每个部门都清楚自己承担的责任，从而确保档案的完整和系统。为了提升电力企业员工、部门对档案管理的参与性，应将档案管理流程与企业业务流程相融合、衔接，以增强档案工作的交互性。
        2.4提升档案管理工作的整体服务水平
        电力企业在档案管理方面利用了先进的技术手段，档案服务工作的“量”已有了大幅度的增长。那么，档案服务的“质”又该如何保证？这与档案管理人员的整体素质有着直接的关系。档案人员既要不断学习、提升专业技能，还要掌握前沿的信息技术，成为复合型档案管理人才。档案人员要确保归档内容的真实、完整和有效性，并加以鉴定、分类、划分保管期限，防止交叉、无归档价值的信息进入档案系统。另一方面，档案人员要秉承电力行业的服务理念，做到用心服务，满足当前用户对档案信息多元化的需求。此外，可以利用大数据技术为用户提供档案数据分析服务[4]，也可以利用关键词检索和系统联想功能，为用户推送更多的相关信息。通过对用户的利用方式、档案类型、用途、数量进行统计、利用效果分析，档案管理人员可以掌握用户档案利用的总体趋势和方向，档案服务工作也能做到“知己知彼”。另外，还可以每年对用户开展满意度调查，收集用户对档案系统、服务方面的意见和建议，帮助档案人员认识档案服务工作中的不足，并针对性地加以调整和改进，不断提高档案服务的满意度。
        2.5与时俱进创新档案管理工作方式方法
        作为电力企业管理人员，首先应从自身做起，提高对企业档案管理工作重要性的正确认识，与时俱进开展档案管理工作创新活动，保证在新时期电力企业档案管理工作不会落后。其次，电力企业还需要结合科学的教育手段和有效的宣传途径，使企业中每一位员工都能认识到档案管理工作对企业及个人产生的影响，同时向员工普及档案管理工作创新发展的重要作用，使档案管理工作创新能够得到每一位员工的认可，保证各个部门之间都能积极配合企业档案管理工作创新各项任务。最后，电力企业还应在资源方面给予相应支持，推动企业档案管理工作能够更加科学和完善，有能力、有资金应用更多先进的档案管理现代化设备，通过更新档案管理硬件与软件，推动企业档案管理工作创新。
        结束语
        电力档案资源的巨大价值因重视不够而未能充分发挥出来，因而必须直面档案管理中存在的问题，找出制约电力档案价值发挥的症结所在，再提出针对性的改进措施和方略，并将这些措施、方略落实到实际行动中，才能提升档案管理水平和充分释放档案价值。
        参考文献：
        [1]廖秀梅.电力企业提高档案管理水平的措施探讨[J].办公室业务，2020（01）：111-112.
        [2]吴以琳.电力企业档案信息化建设初探[J].办公室业务，2019（24）：112+127.
        [3]马静媛.人事档案数字化管理分析[J].信息与电脑（理论版），2019，31（23）：221-222.
        [4]李惠俊.新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考[J].技术与市场，2019，26（12）：217-218.