新疆水利水电勘测设计研究院 83000
摘要：在我国水利工程具有水利调控与防洪抗洪的作用，直接关系着民生的发展，在工程建设中，水利工程电子文件属于一种专门的电子文件，包括设计文件、规划文件以及工程勘测文件等。做好电子文件归档及管理利用在水利工程建设中是至关重要的，可以将这些信息数据作为工程后期扩建与兴修的依据。因此，进一步研究水利工程电子文件归档及管理利用是非常有必要的。
关键词：水利工程；电子文件归档；管理利用
前言
在水利工程管理、建设、设计、规划以及勘测中形成的具有保存价值的声像、图纸、图表以及文字等载体资料就是水利工程档案，包括各阶段的设备档案、声像档案、文书档案、建设档案以及规划设计档案等，是水利工程建设不可缺少的重要组成部分。在水利工程建设中，水利工程档案管理不仅是提升水利工程建设质量的主要手段，也是加强水利工程质量控制最为重要的环节。随着经济日新月异的发展、信息化建设的不断推进、科学技术的快速进步，水利工程电子文件愈来愈多，只有对水利工程电子文件归档工作做好，才能保障工程管理的有效性，促进工程建设的有序开展。
1水利工程电子文件的归档
当前需要按照电子文件移交目录相关说明开展水利工程电子文件归档工作，填写相关的电子文件元数据表和电子文件登记表，包括应用软件名及版本号、操作系统名称、计算机型号、形成时间、题名、文件编号、工程名称等。因为光盘是一种不能被修改、可以移动、低成本、大容量的存储介质，所以会采用光盘作为电子文件的载体。在归档过程中，要求各归档部门以项目为单位组盘，应在多张光盘或一张光盘记录一个项目，而不能将两个以上的项目电子文件记录在一张光盘上。记录后的光盘应做好相关的标识。除了储存有归档的电子文件外，存储归档电子文件的载体还应同时存有电子文件目录和说明文件，包括电子文件归档说明和工程概况等相关纯文本格式文件，内容包括水利工程项目归档时间、电子档案份数、形成时间、档号、归档案卷名称等。
2水利工程电子档案的管理与利用
2.1保管的电子文件
结合电子文件管理与归档要求，在耐久性较好的载体上集中拷贝带有归档标志的电子文件，一式有三套，一套异地保存、一套供查阅使用、一套封存保管。通常会采用一档三存方式进行电子文件的管理，这样有利于更好地使用，即使用三种方法保存一种电子文件，即能为使用者提供方便，还能提高文件保存的原始性。因为光盘多次使用易磨损，数据经常存在无法读取的现象，所以会使用两套光盘保存一份文件。另外，可使用大容量移动硬盘，方便管理与查阅，并将硬盘格式化为FAT32格式，解决兼容性的问题，然后在硬盘中拷贝光盘上的数据，按档案编号建立文件夹。不仅有利于从大量光盘中寻找文件，还可以减少光盘出现的磨损情况，而且硬盘能节约大量的空间，体积小，容易组织数据。
2.2借出的电子文件
电子文件可在各个计算机间传递，其具有可复制性、容易变更等特点，可供不同载体之间相互复制。在借出后，对于不适合流转的电子文件，容易造成在网上流传，对本单位的利益和产权极易造成损害，而且很难找到源头，为了提升借出人员保护单位的产权意识，除领导签字外，在借出电子文件时还要按规定填写相关表格，对重要有价值的电子文件要写上借阅单位及时间，并加水印处理。这样既能有效维护本单位的利益，还能提供借阅人员保护电子文件的意识。
3实现水利工程电子文件有效管理与利用的方法
3.1规范档案利用方式
为了对水利工程电子文件管理效率进行更好地提升，应结合电子档案规范管理要求，规范档案利用方式，在光盘中集中拷贝带有档案标识的电子文件，同时将文件保存为一式三份，分别作为异地保存、为相关人员提供查阅使用、封存保管。
同时，可在硬盘中保存光盘中的数据，也是一式三份，对第一个硬盘数据进行转化，另外两个移动硬盘分别作为异地保存和封存保管。另外，应对水利工程电子文件进行更加合理地规范，根据水利工程电子文件的密级和使用者的身份情况，对借阅使用的电子文件资料进行有效管理，使用者在借阅不能完全开放的项目电子文件时不能复制电子文件，所以，应在监控下使用这一类文件。若采用网络利用方式，可加密处理这些有密级的电子文件资料，并对密钥进行不定期更换，这样才能对文件泄露损失进行最大程度避免。
3.2健全档案利用制度
作为水利工程建设的重要组成，电子文档可以真实反映出水利工程建设全过程，是调查工程兴修扩建和工程事故不可忽视的关键资料，所以有效开展水利工程电子文件利用与管理工作是至关重要的。为了对水利工程电子文件资料进行更好地管理与利用，对档案利用管理制度进行建立健全是非常有必要的，“没有规矩就不成方圆”我们应从以下几个方面入手：第一，对档案利用审批制度进行建立，完善水利工程档案利用手续，在查阅过程中，无论哪个部门工作人员，都必须获得主管领导批准，才能使用水利工程电子文件资料，这样能保障电子文件档案资料的高效利用，防止档案遗失泄密。第二，对档案利用管理制度进行建立和完善，档案管理人员根据制度的相关标准要求，应保证及时更新电子档案文件，在收集管理档案时充分利用信息化技术，从而对人们利用档案的要求进行更好地满足。同时，强化档案资料整合，提高纸质档案与电子档案间的利用互补，从而为水利工程电子文件管理效率有效提升奠定基础。
3.3加强档案管理安全性
现阶段水利工程电子档案想占有一定的脆弱性，由于信息技术具有共享性和开放性的特点，所以在开展利用与管理水利工程电子文件过程中，相关管理人员应加强对信息安全管理的重视程度，这样才能为水利工程档案管理工作的顺利开展奠定基础，提升电子档案管理的安全性。第一，要提升数字化管理能力，档案管理部门可采用转换或扫描的方式，将永久保管且库存中较为重要的纸质工程档案资料转换成电子文件，并结合电子文件档案的来源，建立统一归档渠道。第二，在开展利用与管理水利工程电子文件档案工作时，所保存的电子文件要隔离有害气体，远离电场与磁场，并定期检测归档电子文件载体的安全，严格控制保管条件，保证无病毒和无划痕侵袭电子文件。同时，为了提升水利工程电子文件管理的安全性，可采用软硬件数据转换方式，从而提升水利工程电子文件归档工作的质量。
3.4提升管理人员综合素质
因为现阶段提供利用的方式较为多样化，所以在利用与管理水利工程电子文件过程中，具有技术依赖多重化的特点，所以，相关管理者应具有较强的工作能力与专业化知识，才能提供有力的保障，顺利开展水利工程电子文件管理工作。第一，应对当前档案工作人员专业培训进行强化，如对计算机知识缺乏且管理经验丰富的工作人员，要加强信息数据安全知识和计算机操作知识的培训。而对于水利工程电子文件管理意识不高且业务能力较强的工作人员，要让他们充分认识到利用与管理水利工程电子文件的重要性，实施相关的思想教育。第二，更新水利档案管理队伍血液，加大引入复合型管理人才的力度，在复合型人才的带动下，不断提升档案管理人员的综合素质，从而为利用与管理水利工程档案工作的顺利开展提供有力的支持。
结束语
综上所述，工程建设中形成的专门文件就是水利工程文件，随着信息化的快速推进，水利工程电子文件逐渐替代了传统的纸质文件，具有方便传输与便于管理的特点，成为了重点管理的对象。因此，在未来发展中，还需要相关人员建立有效的管理措施，提高对水利工程档案利用与管理的质量和效率，从而为水利工程的可持续发展奠定基础。
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