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摘要：档案是政府单位和企业在发展中的重要参考，受传统档案管理类型的限制，档案管理在效率和内容上难以满足时代的需求，为了更好的发展档案管理，电子信息化的管理模式是必不可少的，为了更好的实现档案的保存和利用，就必须对现有的档案进行电子信息化，弥补其不足，由此促进档案管理质量的提升，更好的服务社会需求。
关键词：档案管理；电子信息化；管理模式；建设；应用
1电子信息化管理概述
电子信息化管理工作，主要指在社会经济的发展背景下，借助计算机技术来管理和储存信息，属于一种媒介管理方式。一般情况下，电子信息化管理通常将信息保存在硬盘或者U盘内，使用计算机技术划分、传递储存的信息数据。对于这种类型的管理模式而言，具备非常明显的优势，不仅能储存文字信息，还可以从图片以及视频信息等方面入手，对其展开详细划分和处理。从中可以看出，学校有必要将电子信息化技术应用在档案管理工作中，可以为工作人员提供一定的便利，还能降低成本，促进档案管理工作顺利开展。
2电子信息化下的新档案管理模式的优势
2.1档案的共享与办公自动化
在全社会进入办公自动化的背景下，资料的录入工作变得轻而易举，办公系统可以轻松与档案管理系统对接，实现资源实时共享，信息一体化，同时，档案的归档也可以实时进行，实现档案整理的同步。这样既有利于档案的利用与整理，又有利于办公自动化的发展，增加了工作效率。
2.2提高档案检索效率
传统的档案检索工作依赖人力手工开展，档案管理工作人员面临着大量的档案进行收集和处理，档案管理的工作人员数量有限，导致档案检索工作效率低下，持续时间较长，所耗费的人员精力较多，影响档案管理效率。电子信息化档案管理模式的建设可以将所有的档案信息内容输入档案管理信息系统当中，人们只需要在检索框中输入自己所需要查询的档案内容，便能够检索到所需的档案信息以及纸质档案放置的位置，极大地提升了档案检索的效率和质量，解决了传统信息查询的低效率和时间长的问题。同时，电子化的信息检索方式也极少出现故障和错误，提高了信息检索的精确度，减少档案管理工作人员的工作量。
2.3提升档案管理工作运行效率
电子信息化管理模式主要是应用计算机设备进行档案管理和信息存储的，这也就说明，很多信息数据可以直接通过硬件设施进行存储，不需要再对其实行整理，再加上其存储时间较长、不易破损的特点，能够更好地保证档案资料数据的质量。电子信息化管理模式应用将档案资料转化成数字化模式，减少了纸张等的应用，缩减了存储空间，强化了环保效果。同时也在此基础上降低人力、物力方面的消耗，加大了数据信息的查询力度，以此推动档案管理工作的可持续性发展。
2.4优化档案管理流程，突显档案利用价值
电子信息化管理模式在档案管理中的应用，减少了大量人力资源的介入，无论对档案管理人员来说，还是档案使用者来说，只需要一个信息管理系统，就可以完成档案的立卷、分类、加密、借阅、审批、存储等工作流程，节省了大量的人力资源投入成本。过去，档案的人为管理模式，极易产生管理漏洞或者发生信息录入错误的情况，给档案管理人员带来诸多困扰，而电子信息化管理模式恰恰规避了这种情况，信息系统的自动识别功能，强大的纠错功能，能够保证档案信息的准确性，进而提升了档案资源的利用率，档案的利用价值也逐步浮出水面。
2.5优秀的存储媒介
传统的档案管理的存储媒介大都是纸质的，文件体积大，易受潮，易燃烧，不易备份，不易保存，不易转移的问题。
容易出现火灾或自然灾害后档案丢失的现象，这极不利于档案管理工作的展开。而电子信息化的档案管理则很好的避免了这个问题。电子信息化的档案管理容易备份，而且利用硬盘存储体积小，重量轻，发生灾害时易转移。即使是水浸或者被切割，也有技术手段可以修复。而且可以利用互联网进行备份，资料很难丢失。
3基于档案管理的电子信息化管理模式的建设措施
3.1加强硬件和软件建设，建立网络档案系统
电子信息化档案管理模式的构建必须建立在相应硬件设备和软件设施的基础上，因此在现阶段必须加强硬件和软件方面的建设，为档案管理的电子信息化建设提供必要的条件和支撑。同时网络档案系统是电子信息档案管理模式运行的基础，因此当下也需要做好对网络档案系统的构建，建立统一的标准和系统。首先，需要在档案录入过程的数据化建设中对档案录入和归档进行统一规定。其次，切实保证档案管理的安全性，对档案资料进行分级，并设置相应的权限和档案管理规范。所有用户在进行档案管理和使用的过程中，都必须完全遵循既定的规范和要求，保证档案管理和使用的规范性和科学性，加快档案管理信息化建设的速度。此外，为了更好地促进档案管理电子信息化系统的应用，还需要从构建服务网方面入手，通过构建网络平台实现对档案信息的共享利用，充分发挥档案管理电子信息化系统的价值和作用。
3.2提高档案资源管理的安全性
信息时代的全面到来使得计算机网络技术在人们的日常生活中所发挥的价值和作用越来越大，为了能够更好地进行档案管理工作的改革与优化，将电子信息技术融入档案管理过程时，需要结合档案管理的工作要求、工作特点以及电子信息技术的优势进行系统地探究，建立起行之有效的信息档案信息化管理技术规范以及制度体系，保证档案管理的安全性和可靠性。规范档案管理行为和档案调阅流程，约束档案管理人员的工作权力，尽可能地避免影响电子信息化档案管理工作安全性问题的发生。同时，还需要加强对档案管理人员专业素养的培養，提高档案管理人员的计算机水平，减少恶意攻击档案信息系统的行为发生，为档案管理工作的顺利开展创造良好的环境。
3.3强化技术处理，做好电子档案的有效管理
档案的电子信息化管理是档案管理工作发展的必然趋势，所以档案管理人员需要全面深入研究当下电子档案管理工作，做好当下电子文档的接收、处理和保存工作，做好对原始电子档案的保存以及新组合文件信息的分析和掌握工作。即在电子档案归档后通过相关计算机技术操作来改变电子文件的属性，使电子文件变为不可更改的只读性文件，进而实现对原始电子文件的有效保护，切实保证电子档案真实有效。
3.4健全安保系统，确保信息安全
档案资源属于内部保密信息，一旦泄漏或被窃取，将给档案所属机构造成严重损失。因此，档案电子信息化管理的安保系统至关重要，在整个应用系统当中占据着主导位置。档案管理安保系统的主要防护手段包括内外网安全隔离、网络防火墙、档案资料加密、登录权限控制、网络密钥等。通过这些安保措施，能够有效防止网络病毒入侵以及黑客攻击，将威胁档案应用系统安全的因素消灭在萌芽状态，为内部档案管理创设一个安全、高效、稳定的运营环境。
4结语
综上所述，电子信息化档案管理工作的开展实现了纸质资料的合理转化，提升了信息共享效率，进而解决了企业传统档案管理中的各项问题，彻底完善了档案管理模式，最终为企业发展提供诸多帮助，增大企业的整体经济效益。
参考文献：
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