裴璐
中国交通建设股份有限公司江苏分公司 211800
摘要:本文主要是通过深入地剖析我国国有企业档案管理的现状和成因,从建立健全制度、统筹规划、资源配置与利用和创新管理四个角度,提出加强国有企业档案管理工作的具体措施和对策,以期能够提高我国国有企业档案管理的水平,为我国在新形势下推动国有企业向好发展提供必要的大量数据支撑和信息服务,并在激烈的市场竞争中打造一个重要的盾牌。
关键词:档案管理；国有企业；创新
档案管理内部工作档案是整个国有企业日常内部管理工作的重要一个组成部分,反映国有企业日常内部管理的各个职能层级和技术水平,全面、真实客观地深刻反映国有企业日常管理经营财务管理工作的一个整体进展情况,为整个国有企业日常管理工作的正确有序开展和有效进行管理提供大量资料上的数据支撑,对于国有企业的在新形势下的顺利开展发生及其转型与管理变革都可以起着重大的指导推动协调作用。
1.国企档案管理的现状及原因分析
1.1国企内部的结构性改革,我国的档案管理工作提出新的要求
随着社会主义市场经济体制改革浪潮的开启和兴起,国有企业纷纷开始进行各种层次的结构、运营方法和管理技术手段的内部调整和优化,以不断地适应社会主义市场经济的新要求。国有企业的档案管理一直就是客观上存在着由于受到体制机制的限定与影响和制度流程繁冗所引起的档案各项服务种类繁多、内容复杂等现状,迫切地需要用新的规范和技术要求来针对档案管理工作做出更大的优化和调整。
在我国国有企业进行市场化和调整的历史性过程中,企业为顺应社会主义市场的变化所进行的各项管理模式的改革,也对我国当前档案管理工作的开展提出新的要求。
由于我国国有企业体制改革而推动所进行的生产力和产业结构性调整,由此所带来的企业信息系统管理各个环节的调整,成为国有企业信息系统管理工作应该高度重视并予以加强的一个薄弱环节。
1.2档案管理工作遵制守旧,本质作用未充分发挥
为生活方便地直接搬运、套上中央或者其他上级直属事业单位关于企业档案管理的相关政策和法律要求,企业公司长远战略发展的企业档案管理制度体系相对不健全;部分新兴的国企片面地急于追求眼前经济效益,缺少长远的发展观念与企业统筹战略意识,对于企业档案管理的真正根本宗旨与最终目标以及对于维护企业未来长远发展的战略主导地位等都往往缺少充分认识,把企业档案管理的主要工作职责置于企业管理的根源末流,造成部分档案管理部门工作人员的档案工作主动激励热情相对较低,工作的主动积极性较弱。
1.3档案管理培训工作不到位,执行力度差
一是由于对档案管理人才的培训措施落实得不到位,业务部门往往忽略档案管理的重要性,不注意日常档案信息的搜集整理而导致造成的工作积压以及原始档案遗失的严重问题层出不穷。二是档案借阅者对于档案的保护意识认知不到位,导致已经归档的档案发生缺损、遗弃,甚至严重影响企业机密档案的泄密,档案管理存在漏洞较大,工作实施力度较弱。三是因为人员岗位的变化频繁,档案管理岗位的培训工作不及时,导致档案管理工作处于被动地位,拉低我国档案管理工作的总体水平。
2.强化国有企业档案管理工作的对策思考
2.1建立健全的档案保护和管理制度,增强对档案保护的意识
新常态、新形势下要求所有国家和地区的民营企业都必须改变观念,积极探索建立起适应民营企业改革的档案监督管理制度和运作机制。
第一是根据公司及其行业的特点,建立一套适合公司长期经营发展,易于实施的档案管理制度体系和绩效考核办法,从制度层面减少档案管理的风险;第二是的企业管理者、档案保存工作人员必须坚持紧随时代与的企业生存与发展的脚步,以全新的档案保存管理思想来构建一套能够顺应市场需求而改变的档案保存工作机制;三是进一步加强对档案管理专业人才的配置,提高对企业档案管理的重要意义认识,本着企业全员共同参与的基本原则,将企业档案管理涵盖到企业管理的各个方方面面,真正地实现档案管理对于企业生存和发展的促进性和引导作用。
2.2针对企业发展特点,制定企业档案管理规划
新形势下党和国有企业的档案管理工作要求应始终站在党和国家企业的战略发展这个高度不断地调整和加以完善,并与党和国家其他各项工作的流程进行对接,提供正确的资讯信息。因此,国有企业第一是认为应将档案管理工作纳入到整个企业的总体规划中,作为整个企业日常运营工作的重要组成部分,进行更加系统周密的计划和部署,实现对企业生产经营活动的一个整体协同管理;二是制订国有企业档案管理的规划,应该充分参考各个行业针对档案管理的规范和标准,统筹兼顾我国企业转型和升级发展的需要,结合我国同类企业自身发展的特点,制订出具有较高可行性的国有企业档案管理规划;三是在的企业改革和转型过程中最为关键的时候,国有企业的档案工作者应该充分地结合大量的数据进行分析,为的企业丰富自己的产品架构、理顺上下游联系、供应商的维护等方面提供合理的规划和建议,为增强企业的竞争能力提供坚实的依据。
2.3强化对档案资料的深入开发,提高档案资源利用率
国有企业发展要从国家战略的布局角度出发入手,注意依法保护信息档案馆和信息数据资源的各种整体性可综合利用开发和合理利用。通过对原始档案的再次进行归纳、整理、提炼、浓缩等整理工作,充分地深入挖掘原始技术档案的真实应用价值,达到对原始档案相关信息技术资源的进行二次开发。
总的目标就是通过对各类国有企业经营档案资料的整理分类和收集分析,找到其在国有企业开展经营管理活动过程中的一些薄弱环节和重要关键点上的位置,通过实施风险监测预警和管控政策措施等多种方式,优化完善国有企业的经营管理模式。
通过对国有企业自身现有资源信息库中的档案资料进行二次和三次的可使用性的研究开发,全盘性地挖掘和准确地及时掌握国家企业中所有的企业资源,并且能够具有高度针对性地将其中的一些现有企业资源信息进行系统优化和有效整合,释放现有产能,提升经济效益。
一定要通过对企业档案资料收集整理进行系统的调查摸底,明确国有企业自身综合参与国际市场竞争的基本优缺点,扩展其竞争优势,补齐自己的管理短板,增强国有企业的自身综合国际竞争能力。
4.4创新档案管理的技术和手段,加强对档案的电子信息化管理
在这个新的信息时代,档案电子信息化的进程也正在逐渐加快,在实际的工作中,国有企业第一是要做到的就是应该对现有的档案资料进行电子记录、电子备份和硬盘等方式的保存,通过先进的科学技术和手段对于现有的档案资料都要进行可靠的数据和信息储存;二是公司要根据自身企业未来发展的特点和实际,把档案管理信息化系统和企业目前所采取的各种类型档案信息系统有机地相互结合,实现档案回放归档的日常化、程序化、电子化;三是要求在合理的范围内完善电子档案的共享和保护机制,在确保安全和保密性的前提下,增强档案资源的综合利用。
结束语
国有企业的档案管理工作是其保存和整合企业的信息资源的一个重要载体,在我国企业生存和发展的过程中扮演着至关重要的角色,维护档案工作的严肃性,提高档案管理工作的水平和实际运行效率,创新档案管理的方式,这样才有利于从根本上增强和提高国家对企业经营风险的预警能力,为我国国有企业在当前新形势下的快速生存和发展提供來据和信息的保障。
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