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“互联网+”档案管理效率的提升策略研究

发表时间：2021/9/6 来源：《中国科技信息》2021年9月下作者：钱洪祝

[导读] 以互联网作为工具，信息的交流和共享显得更加便捷，档案管理的技术、理念等发生了全面变革。在档案的管理中既需要进行管理方式的变革，更需要提升档案管理效率。在档案管理中需要进行全方位和个性化服务，解决在档案数据等方面的时间和空间性错位问题。

云南省文山州文山市投资促进局云南文山钱洪祝 663099

摘要：以互联网作为工具，信息的交流和共享显得更加便捷，档案管理的技术、理念等发生了全面变革。在档案的管理中既需要进行管理方式的变革，更需要提升档案管理效率。在档案管理中需要进行全方位和个性化服务，解决在档案数据等方面的时间和空间性错位问题。在新的形势下，“互联网+”可以充分把握机遇，建立完善的互联网档案管理运行机制，进而提升信息化档案管理的效率。利用互联网基础设施的引入，以及档案管理的塑造，能够实现档案现代化管理方面的建构，构建符合现代化档案管理的模式等，在档案管理和服务塑造中提升效率。在大数据和人工智能的融合下，形成互联网创新成果和档案工作的深度优化。在信息化应用方面，实现对“互联网+”档案管理的全面推动。档案管理方面也由此形成变革，在现代化档案管理和发展的趋势下，有利于实现高效的档案管理。
关键词：互联网;档案管理;提升策略;
        引言
        现如今，大数据技术的发展速度越来越快，并逐步应用于各行各业之中。这一技术的应用，促进了各个行业的良好发展。就当前来看，在大数据时代背景下对档案工作进行管理，不仅面临着较大的机遇，也面临着一定的挑战。换言之，传统的档案管理模式已不再适应时代发展的要求，对档案管理模式进行变革势在必行。
        1档案高效管理存在的问题
        1.1档案数字化管理意识不强
        现代档案管理明显存在效率不高的问题。档案管理是各项管理工作中比较重要的工作，尤其是在“互联网+”时代背景下，档案管理推动信息化和数字化的管理趋势逐步形成。很多的单位在档案管理中不是管，更多的是收藏。档案管理因为运用手工管理等模式不能充分发挥数字化以及信息化管理的效益，所以在档案管理中社会效益和经济效益等都发挥不明显。从档案管理者来说，在互联网和大数据运用背景下，信息化方面知识匮乏，管理技术人才缺乏，以及将档案进行深度开发存在不足等问题都导致档案管理没有形成信息化以及实现数字化管理。档案管理机构没有形成全员性的档案管理认知，在信息化理念等方面没有全面贯彻。
        1.2管理流程比较混乱
        档案管理是一项及其专业和具有挑战性的工作，其包括的内容较多，主要涉及文档收集、整理、档案价值鉴定、保管、目录编制等一系列工作，缺乏完善合理的管理标准，难以保证档案管理的科学性与规范性。现阶段，部分领导干部只注重单位业务工作，认为档案工作能应付外调、查档就行了，导致档案工作无法适应现在的管理需求。部分单位对档案工作开始重视，但由于资金投入不够，档案室硬件环境设施不齐全，难以满足信息时代档案管理需要。大部分档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。
        1.3档案信息资源的利用率不高
        档案信息管理是档案管理中的重要内容。但是目前多数单位在进行档案管理时，没有将信息化档案管理作为管理中的核心要素。在档案管理中，需要进行有效的分析和总结，如果不能充分性的运用信息化管理，尤其是不能引入大数据等进行信息内容管理的话，就不能快速提炼，或者说快速搜索需要利用的内容。在手工或者是半信息化的档案管理中，往往存在重复性劳动，其管理不能集约，也不能为档案资源的持续性利用等提供有效基础。

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档案资源的管理效率不高主要是因为运用传统性的纸质档案，不能形成在数据等方面的充分性利用。
        2档案高效管理对策
        2.1加深档案信息化管理认知
        在档案管理的信息化建设过程中，提高相关人员对档案信息化管理的实际认知，是档案管理工作充分落实的基础条件。一方面，从事档案管理人员应严格遵守我国有关规定，实现档案信息化管理系统的全面升级以及优化，重视档案信息化建设的重要性，保证信息资源开发作业的顺利进行，保证档案信息共享。另一方面，有关人员也要加强自身业务知识更新，保障档案信息化管理工作的顺利进行，逐步提升其可靠性与高效性。
        2.2标准化管理
        首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展。其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行。再次，要制定科学、合理、统一的文件管理标准，使档案管理人员按标准执行。最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。这样，文书档案信息管理更加规范化，安全性得到保障，保密性得到有效提高。
        2.3加强档案技术利用，创新档案管理方式
        为了进一步提升档案管理科学化水平，档案馆将传统的档案管理逐渐转变成科学技术型的管理模式，使档案管理手段能够更加先进。一般来说，传统的档案大多是以实体形式或者是纸质档案存在，但是随着社会的不断进步，纸质档案已经逐渐被电子档案代替，传统的档案查询也从一对一服务逐渐也变成了网络化服务。由此我们可以看出科学技术对档案管理工作的重要性，档案馆应重视档案数字资源建设工作，使档案管理系统能够更加完善，更加高效。为方便群众查阅档案，更好更快地发挥档案利用价值，按照“高起点谋划、高标准定位、高质量建设”的工作思路，全面推进档案数字化建设步伐。
        2.4加强档案管理培训，提高管理人员业务素质
        档案管理业务素质水平对档案管理工作质量有直接影响，尤其在数字档案广泛建立下，为让工作人员更好适应管理工作，需定期对其进行管理培训，强化管理人员综合素质。当前档案设备更加现代化，档案的种类还有载体更加多样化，管理人员的管理方法也需不断改革，做好继续教育，让档案管理人员掌握现代设备的操作能力，掌握档案信息收集方法。同时，也还需掌握档案信息安全维护知识，让档案管理人员在通过档案平台为使用者提供更高质量档案服务同时最大限度确保档案安全。
        结束语
        在“互联网+”时代背景下，档案管理的内容以及管理模式等都已经发生了明显的变革。在这种情况下，档案管理应该充分适应时代发展需要，在追求全新的发展和突破的背景下，实现档案在管理模式方面的转变；在互联网大数据技术等运用下，提高档案管理的效率，进而促进档案管理实现革命性变革，以及对档案资源充分性的运用。
参考文献
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