陈伟民 尹相美 常文娟
山东省调水工程运行维护中心东营分中心 山东省东营市 257300
摘要：水利工程档案是水利工程在前期、实施、竣工验收等各阶段过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。水利工程档案既是工程建设过程的真实记录，又是竣工运行，以及工程管理、维修、扩建、续建、技改的重要依据，所以，做好水利工程档案的质量管控是建设项目法人、代建、设计、施工、监理等参建单位的共同责任。
关键词：水利工程档案；问题；措施
1水利工程档案管理问题及不足
1.1水利工程档案收集的及时性不足
水利工程档案产生于整个水利工程建设过程中，特别是大型水利工程，从项目论证、招投标、勘测设计、施工、监理、检测、竣工验收各个环节，参建单位多，涉及面广，经历时间长，需要整理的资料不仅数量多，难度也相对较高，再加上相关工作人员的档案管理意识薄弱，存在不能及时有效地将施工前期的设计图纸、相关施工资料以及相应的施工技术参照标准等进行合理记录并归档保存的现象。而小型水利工程，大多施工进度要求快，建设周期短，容易造成归档资料收集不及时、不齐全现象。
1.2水利工程档案管理工作流程不规范
水利工程建设具有参与单位多，施工节点多，施工周期较长的特征，造成对档案管理流程的管控存在较大难度。一是档案管理与工程建设难以保持同步。由于各参建单位档案人员无法自觉保持对项目建设关键点档案的收集与保管，过程管控难以落实，导致档案管理工作无法达到预期目标。二是档案部门的权责划分较为模糊。出于某些参建单位重视不够、节约资金投入等原因，档案管理人员大多身兼数职，难免出现失误。各施工单位、职能部门的档案工作权责不清还容易造成拖延归档、不愿移交和推诿扯皮现象。
1.3水利工程档案管理人员专业水准欠缺
水利工程档案管理人员是直接参与水利工程档案资料管理的工作人员，他们的工作效率与综合业务素质对水利工程档案管理水平有很大的影响。目前，有的施工单位和监理单位处于资金上的考虑，所聘用的档案管理人员并不是专业资料员，或是直接用工程人员兼职从事档案工作，他们都没有受过专业的档案培训，缺乏足够的档案专业知识和档案保护意识，不能有效地执行档案管理制度的规定。
1.4水利工程档案管理的信息化程度不高
目前，很多企业在水利工程档案管理中导入了信息化管理技术，但是档案管理工作中仍然没有做到信息管理技术的有效应用，档案信息化管理程度不高。在档案形成过程中，数据资料流散在参建单位，赶工期资料收集不及时、工程变更图纸再修改、相关单位查阅资料等都会带来档案散失的风险。还有对重要工序、隐蔽工程等其他载体档案，比如照片、影像等收集不及时，最终对档案进行信息化处理时出现文字资料缺乏影像佐证的问题。另外，软硬件兼容和数据库的共享问题，也要求数字档案的质量格式、运行环境要统一。
1.5水利工程档案的后续利用价值较低
从目前形势看，大部分企业没有形成规范化的水利工程资料管理体系，导致整体工作步骤顺序混乱，不能精准有效地进行收集整理以及归档等工作。在此基础上，由于相关工作人员管理意识不强，在资料整理过程中可能出现疏漏或错误，致使资料缺乏真实性、有效性、完整性等，从而导致失去后期可利用或参考的价值，甚至由于参考数据的不规范，可能导致工程施工后期出现严重的质量事故，从而大大降低社会效益和经济效益，以至于对施工环境和人员的生命财产安全构成威胁。
2水利工程档案管理措施及策略
2.1提高站位，夯实制度和经费保障
首先，工程项目法人要把档案工作作为工程的重要组成部分来抓，成立档案领导小组，明确职责，本着“统一领导、分级管理”的档案管理原则，遵照《档案法》《水利工程建设项目管理规定》以及《水利工程验收规程》，在工程实施前，制定和完善相应的档案管理规章制度，并将规章制度落到实处，使归档文件质量符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术标准和规范，确保档案资料的收集、整理、归档、移交、查阅、借出都有明确手续。其次，遵循电子文件的生命周期理论，将工程档案管理工作前置，实行前端控制原则，即从一个项目的立项就做好把控，将档案收集、整理、立卷、归档等业务流程贯穿整个工程项目建设的全过程。同时，领导要高度重视，保障档案管理经费和资金的充足。
2.2加强督导，优化档案管理流程和管理体系
在整个工程建设过程中，项目法人单位要对施工、监理等单位的档案工作进行全程监督指导，在重要施工和验收节点前，要着重检查施工单位和监理单位的档案形成情况，把档案的收集和整理纳入工程建设的各个环节。这里我以山东省胶东地区引黄调水工程为例，项目法人在工程实施前，就明确提出“四同步，一超前”的档案管理要求，所谓“四同步”就是：从工程建设项目论证时，要同步进行文件材料的收集、积累和整理工作；招投标、签订勘测、设计、施工、监理等合同（协议）时，应设置专门条款，对档案的载体形式、质量、份数、移交工作提出明确要求；支付工程预付款及结算、检查工程进度与质量时，要同时检查档案的收集、整理情况；成果评审、鉴定和工程质量评定时，要同时审查档案的完整、准确、系统及案卷质量是否符合要求。而“一超前”就是单位工程（含阶段验收）完（竣）工验收前，首先对档案进行验收,由档案管理部门做出相应的鉴定评语。换言之：档案验收不合格，不能对工程进行验收。“四同步，一超前”的档案管理要求，对参建单位的档案管理起到很好的约束和监督作用，保证了档案的真实性、完整性和系统性要求。
2.3重视培养，打造档案管理人才队伍
信息时代对工程档案管理提出更高的要求和挑战，因此必须切实提高档案管理者梯队建设，打造一批懂专业、高素质、具有创新精神的档案人才队伍。首先，保证工程档案管理者相对稳定，注重高级、中级和初级人才的合理结构配备。坚持让档案业务人员同计算机技术人员协同配合，培养复合型人才。其次，定期组织对工程档案工作者的教育培训。教育培训可以采取通过参加省市档案局的继续教育培训、网上答题、邀请档案专家莅临讲座等多层次、多渠道的方式进行，培训后，定期对档案人员考核，将考核指标与年终的绩效考核挂钩，提高工程档案的效率，从而推动工程事业的健康顺利发展。
2.4技术支撑，实现工程档案信息共建共享
当前，水利工程档案管理已实现了纸质、光盘、移动硬盘等不同载体档案存储，基本完成综合类和竣工图档案的数字化扫描，实现了查阅、检索等基本信息化管理，但开发整合工程档案信息资源，提高工程档案信息的利用率，还需要不断完善和构建工程档案管理信息系统，与网络信息部门通力配合，逐步完善工程档案数据库系统的各项功能。档案管理信息系统应当涵盖对工程档案收集、整理、归档、在线咨询、服务与利用等多种功能，逐步实现增量档案数字化和存量档案数字化，使不同载体形式的档案信息得到转换与再现，实现工程档案信息资源的共建共享。
3结语
水利工程档案作为水利工程建设的关键一环，工程档案的质量控制是保证档案真实性、系统性、完整性的重要保证。在激烈的市场竞争中，档案资源的丰富度、信息化、共享性和高效利用率，是企业综合实力的体现，更是企业在激烈的市场竞争中提升形象赢得胜利的关键。随着水利事业的发展，水利系统各单位要运用科学的管理方式，构建有效的管理体系，提高管理人员的专业素养，发展档案信息化水平，提高档案的整合、开发和利用，充分发挥水利工程档案为水利行业服务的作用。
参考文献
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[2]应越红.?水利工程档案的分类及编写[J].?河南水利与南水北调,2020,49(09):61-62.?