李慧玲
定西市安定区引洮工程建设管理局 甘肃省定西市 743000
摘要：在水利工程的最后验收环节，档案的归纳与管理具有非常重要的作用和意义。经过调查，发现在目前的资料管理中仍然存在着资料缺失、分类混乱等问题，为了工程项目的顺利开展，需要对此类问题进行解决和完善，提高档案管理的整体质量水平，以保证各项工作的有序进行。本文主要针对档案管理现存的问题进行分析，并提出有效的优化措施以期提高管理工作的效率与水平。
关键词：水利工程；档案管理；优化措施
1水利工程竣工验收中档案管理存在的问题
1.1文件信息不规范
档案管理工作的质量水平很大一部分取决于文件信息的规范程度，不规范的信息内容将导致后续工作的难度提升。通过对文件内容的了解，发现资料仍然存在着格式不规范、记录信息不全面等，甚至发现缺少相关手续、缺少签章等问题，这部分资料的缺失就是文件信息不规范的体现。而这样的问题导致文件不符合相关要求，无法按期对工程进行全面验收，严重阻碍了工程项目的进展，对水利工程的持续稳定发展造成威胁。
1.2文件归档不齐全
除了对文件规范性的要求之外，档案管理工作同时对文件的完整性有一定的要求。文件的完整程度能够反映工程项目的整体情况，需要尽肯能地保证其全面程度和准确程度。目前的管理工作中面临着各种各样的问题，包括前期文件的缺失、工程原件的遗失、以及相关批复文件的缺少等问题。在实际施工过程中，设计方案有可能发生变动，对于这部分的信息记录需要及时进行更新。在对信息进行收集的过程中可能面临时效性问题，资料因此缺乏准确性。文件的借阅也导致了文件的遗失，不够完善的管理制度使得文件的完整性大打折扣，进而影响到了项目的发展。
1.3文件整编不规范
在对文件信息的整理和分析方面也有一定的不足，文件的分类不够详细、界定标准不够明确，后续工作实施的难度将得到进一步的提升。在实际工作中，管理人员没有根据文件的资料内容进行详细的分类，排放顺序也没有规律，并且没有编写相应的资料目录，对项目名称的编写没有规范性。就像一本没有分章节、没有目录摘要、没有正确排序的书，严重阻碍了后续工作的有序进行，进一步阻碍了水利工程的发展。
2造成管理工作存在问题的原因
2.1档案管理意识薄弱
档案管理意识是管理工作高效进行的基本前提，薄弱的管理意识将使得实际工作的质量水平与预想相差甚远，导致工作中发生沟通障碍等一系列问题。不同人员之间管理意识的差异将导致交流难度提升，各部门人员之间无法保证高效、有序的沟通，从而影响了文件资料的时效性、全面性和整体性，无法实现档案管理的现实意义。
2.2管理体系的不完善
管理体系是管理工作有序开展的重要基础，不完善的管理体系是导致档案管理工作效果不理想的根本原因。管理体系的不完善包括了结构不合理、资源分配不合理、责任划分不明确、设备管理不到位、监管工作不到位等方面。比如，相关信息的储存设备没有定时进行维护和升级，各方面性能不断降低。由于缺少责任的明确划分，出现工作内容混乱、管理环节缺失等情况。监管工作也是管理制度的关键之一，监管工作主要负责对相关人员进行监督管理和工作结果的验收，对工作质量做出评估，监管工作不到位导致管理工作失去可控性。实际项目中不但缺乏完善的管理体系，同时缺少足够的执行力，执行力决定了管理体系的实际效果，一旦执行力下降，再完善管理体系也得不到价值的充分体现。
2.3管理人员的综合素质较低
管理人员的综合素质是影响管理工作质量的重要因素，部分项目中相关管理人员的技术水平与综合素质较低，是导致管理工作产生各类问题的原因之一。档案管理工作由于数量较多、范围较广，对各类文件的要求严格而细致，管理人员所采用的方式较为传统和落后，没有结合复杂多样的工作内容进行管理手段的更新。管理人才普遍存在匮乏的现象，由于此类工作的特殊性，无法统一地对技术人员进行培训，进而导致了问题的发生，降低了管理工作的效率和水平。
3水利工程竣工验收中档案管理工作的优化措施
3.1强化管理意识，树立正确的管理观念
管理意识作为管理工作的基本前提，对于管理工作的影响是毋庸置疑的，因此需要对管理意识进行强化，为发挥管理工作的最大化作用奠定基础。可以从以下三个方面强化管理观念：（1）将管理工作作为一项完整的、系统的工作展开实施，确保每一个阶段、每一个细节的工作质量，落实每一项工作的开展；（2）使管理工作的进展与施工进展达到一致，即在实际工程施工的同时进行档案的管理，避免发生信息的遗失和混乱，有利于对档案按照时间顺序进行排序，为后续工作奠定基础；（3）统一强化相关人员的管理意识，使各部门之间的沟通保持在同一个高度和频率，提高沟通的效率和配合的默契，从上而下、从里到外地树立正确的管理观念。
3.2建立完善的管理制度，构建健全的管理体系
健全的管理体系是管理工作高效开展的坚实保障，针对现存管理体系中的问题，有以下三种方式可以进行针对性的解决：（1）对每一个工作人员的岗位职责进行明确的划分，确保责任的落实，从而使因责任划分混乱而发生的一系列问题得到有效控制；（2）建立档案管理部门针对管理工作进行统一管理，合理地对团队结构和人员结构进行设计，结合实际情况进行人员的分配，使得管理工作的质量水平达到相对统一，能够更好地对此进行管理和把控；（3）对相关工作的质量水平进行统一规范，对工作细节和要求进行详细规定，并结合工程特点不断优化管理制度。
3.3确保管理工作的有效落实，提升管理工作的效果
首先，档案管理工作效果的提升必须从项目初期开始落实，同步施工进展对信息进行收集和整理，保证信息时效性的同时提高档案的全面性，对施工全过程中的各类资料进行管理，并检查资料的完整性和准确性，在工程竣工验收环节及时完成档案管理工作，以此保证验收工作的顺利进行。其次，应对档案的监管工作进行落实，使有关单位和项目法人同步参与到监管过程中，对各自的责任进行明确划分，监督好管理工作中信息的收集与处理、编写与归档，并对档案借阅进行管理监督，对档案进行全方面的监督，尽可能降低问题发生的概率，保证管理工作的效果。最后，在档案的验收环节需要对验收标准进行规范，严格控制档案的质量。按照验收标准对档案资料进行全面审核，确保各类签章、手续、报告和图纸等文件的齐全，使管理工作的效果达到理想水平。
3.4加强管理团队的建设，提高管理工作的水平
加强管理团队的建设指的是提升管理团队的技术水平和综合素质，以提高团队的核心竞争力。管理工作复杂多样，这样的特点导致培训难度上升，无法给管理人员提供具体的方案和技巧。对此需要引进国际先进的技术，结合这一特性对技术人员开展培训，主要通过理论知识结合实际情况的方式开展管理工作，培养相关人员的灵活运用能力，不拘泥于传统的管理方式，科学地进行档案管理。通过对管理人员知识结构的更新和完善，进一步提高团队的管理能力和管理水平，团队整体的建设提高了管理工作的整体水平。
4结语
档案管理工作的质量水平是影响工程竣工验收工作的重要因素，也是水利工程发展的基础。本文根据对档案管理工作现存问题的调查、导致问题发生的根本原因的分析，给出了科学合理的优化措施。管理意识的强化、管理制度的完善、管理工作的落实和管理团队的全面建设，能够有效避免问题的发生，使档案管理工作的水平等到进一步提升，保证水利工程建设的持续发展。
参考文献
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