张晓磊
中国石油天然气股份有限公司东北销售山东分公司250000
摘要：随着信息时代的到来，我国电子商务得到了前所未有的发展，电子商务打破了时间与空间的限制，为我国经济的发展注入了强大的动力，本文将针对电子商务下物资采购档案的管理工作进行探究分析。
关键词：档案管理流程；加强档案管理工作
电子上午下午物资采购档案管理是一项较为复杂的工作，随着企业网络采购能力的上升，许多企业在进行物品购置的过程中都采用了电子商务平台进行物品的采购工作，本文将首先针对电子商务物品采购档案管理工作流程进行分析，之后对加强档案管理工作的方式进行探究。
一、档案管理流程
电子商务下物资采购是一种新兴的采购方式，通过电子商务能够购买到符合实际使用需求的物品，极大的便利了物资采购工作，在物资采购完毕之后相关人员应当对采购档案进行管理整合，下面将针对档案管理流程进行分析。
（一）电子档案制作
随着时代的发展，利用档案的领域变得越来越广泛，建设电子档案能够达到省时、有效和准确的档案管理目标，随着信息化和数字化的蓬勃发展，传统的纸质文件管理模式开始逐渐暴露出一些弊端，档案利用工作亟待改变传统的、单一的检索方式，从而顺应多元化发展的社会。数字化档案不仅有利于提高工作者的效率和工作质量，还有助于使档案利用工作更加的具有安全性和规范性。档案价值的实现必须基于主体需要的满足，简而言之，就是指被保管存放的档案必须要被充分利用，并在提供利用服务的同时满足公众的需要。首先，档案数字化相比传统载体的档案来说，更有利于为人们提供优质的利用服务。档案数字化最大的特点在于将传统载体档案转为数字信息，由原来的手工查询变为计算机查询，不仅节省了人们检索信息的时间，还确保了信息的准确性、完整性和全面性[1]。
（二）档案管理总则
随着时代的发展，传统的纸质档案已经无法满足各单位发展的需求，针对这种情况档案管理人应当对所有档案进行电子档案的制作，提高档案管理的有效性与实用性。在进行电子商务物资采购档案管理过程中，管理人员应当首先明确电子商务物资采购档案管理工作总则，首先管理人员应当对档案的形成、积累、归档进行集中的管理，指派专人进行电子文件的累计、收集工作，并且要进行妥善的保管，为日后电子档案归类提供可靠的依据。在各类文件信息归纳的过程中，管理人员要根据档案形成的日期与效用进行分类归纳，提高电子档案的可查阅性。其次在进行电子档案归纳的过程中，管理人员必须要对电子档案进行备份存储，防止档案丢失。同是档案管理人员还应当根据档案管理需求的不同，对过期档案进行一定的清理工作，在进行清理过程中应当首先请示上级领导，在得到许可的情况下进行档案清除工作。
（三）文件整理
在进行电子商务物资采购档案管理过程中，相关人员应当对采购文件进行相应的整理，根据采购时间金额的不同，对文件进行有效的区分工作，并且还应当按照采购物品效用的不同单独制作电子档案。在文件整理过程中若存在文件丢失等情况，需要及时向上级领导汇报情况，并寻求采购人员的帮助，让采购人员提供相应的采购数据及资料供文件整理人员参考[2]。在档案整理过程中管理人员还应当将档案中的文件与收集的文件进行逐项对比，确保档案的准确性，同时档案管理人员还应当将收集过后的文件进行整理保存，以备不时之需。
（四）档案使用要求
在电子档案进行管理的过程中，管理人员应当对档案进行等级的划分，针对内部的较为重要的采购档案进行有效地管理，在管理过程中不得擅自修改档案内容，并且不能够将有关重要物资的采购内容向外人透露。
档案在管理过程中应当禁止随意传阅浏览，相关人员想要进行档案的查询时，档案管理人员应当在旁进行监督，防止电子被复制。并且还要根据档案的级别不同设立相应的浏览级别，当有人想越级查询档案时，管理人员应当首先向上级进行汇报工作，得到上级许可后方可对查阅档案人员进行档案的开放工作，确保采购档案的安全性。
二、加强档案管理工作
在进行档案管理流程的探究之后，可以得知，电子商务采购档案在制作过程中应当将全部纸质档案转化为电子档案进行存储，在档案制作管理过程中应当按照档案管理总则要求进行工作，并且还要加强档案的使用规范性，保障档案的安全，但是根据我国现在档案管理工作质量来看，我国档案管理工作还存在一定的问题，下面将针对这些问题进行分析，之后对加强档案工作的方式进行探究。
（一）转变工作观念
我国大部分单位进行档案管理的过程中还是以使用纸质档案为主，对于电子档案的整理工作进度较慢，但是随着我国电子商务的不断发展，单位在进行物品采购的过程中大部分已经使用了电子商务平台的采购方式，而电子商务的购入凭证大部分为电子发票，以纸质形式出现的电子商务采购凭证较少，所以档案管理人员应当转变自身的工作观念，借助电子档案的形式加强档案管理工作质量，一部分档案管理人员由于习惯了管理传统纸质档案，所以在面临工作转型的过程中显得束手无策，这部分工作人员应当加强电子档案制作管理水平，转变工作意识提高自身的工作能力[3]。
（二）加强考核
通过上一段的分析可以得知，我国在进行电子商务采购档案管理过程中存在着档案管理人员电子档案管理经验不足，电子档案制作能力不清的问题，这就要求单位领导应当重视档案管理工作，提高档案管理人员的工作质量。由于网上采购有一定的程序性，涉及到物资采购、物资信息、采购计划等多个领域，传统的档案管理工作已经无法应对电子商务采购中的各个关键流程，这就要求领导在进行电子商务采购档案管理的过程中，应当设立专门的电子商务采购档案管理部门，还应当针对电子商务采购档案管理工作岗位中增添监察职位，监察人员除了对电子商务采购档案进行监督外，还应当监督档案管理人员的档案处理速度，并对电子商务采购信息进行管理监督工作，防止工作环节出现漏洞。加强电子商务采购档案管理工作的考核效率，实现管理工作一季度一汇报的工作状态，提高档案的管理质量，保障单位良好运行状态。
（三）发挥电子档案最大优势
电子档案不仅能够记录文字信息，还能够有效地存储大量的图片及视频信息，档案管理人员在进行档案管理的过程中应当结合电子档案的最大优势，更加清晰全面地发挥出电子档案的效用，在进行电子档案制作管理过程中，档案管理人员应当以文字与图片相结合的方式进行档案资料的整理工作，将采购信息以文字的形式录入至电脑之中，之后附上采购物品的照片资料，使电子档案更价值观清晰，方便查询[4]。在进行电子档案管理的过程中，为了发挥电子档案管理的最大效用，档案管理人员还应当针对电子档案进行一定的修改权限设置，为采购人员提供一部分采购档案，使采购人员能够通过档案及时的查询物品采购情况，并且针对采购与档案记录不符的情况进行修改，促进了采购与档案管理协同工作效率，发挥除了电子档案的最大优势。
三、结束语
通过电子商务下物资采购档案的管理工作的分析可以得知，我国在进行电子商务物资采购档案管理过程中，应当建立起完善的电子档案管理制度，提高电子档案管理的有效性。
参考文献
[1]田径.如何建设规范化的政府采购档案管理工作[J].卷宗,2019,9(34):11.
[2]赵东.浅析政府采购档案管理工作中存在的问题及对策[J].中国民商,2019,(12):70.
[3]王选群.企业采购档案管理工作中存在的问题及对策[J].魅力中国,2019,(18):352-353.
[4]罗间磋.采购档案管理工作中存在的问题及对策[J].管理观察,2017,(25):60-61.
作者简介：姓名张晓磊（出生年份1989），性别女，民族汉，籍贯黑龙江省五常市，职务/职称 档案管理岗 学历大专，单位（所在山东省济南市，邮编250000），研究方向 经济师