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摘要：在企业发展过程中，办公室管理工作起到了不可替代的重要作用，理应得到人们的重点关注。经过调查，办公室管理工作现状并不理想，严重影响了办公室管理效率的提升。公文管理作为办公室管理工作的重要组成，需要不断优化并革新其管理模式，更好的提升办公室管理有效性。本文论述了办公室公文管理现状，通过革新公文管理，提升办公室服务有效性。
关键词：公文管理；办公室；服务；有效性
公文管理在企业办公室管理过程中起到了关键性作用。办公室的主要作用就是上传下达相关指令，办公室收发管理公文的效率能够从侧面彰显出办公室工作和服务状态。不断革新公文管理模式，有利于提升办公室服务有效性。
一、现如今的办公室公文管理工作现状
（一）办公室公文管理人员的专业技能水平较低。工作人员的专业技能水平关系到公文管理工作水平的提升，理应得到足够的关注。公文形式比较多样，随着时代的发展，公文也呈现出电子版的形式。这对工作人员的综合素养提出了更高的要求，不仅需具备良好的公文处理能力，而且还需具备一定的计算机基础。不少单位对公文管理工作重视不够，在人员选拔招聘过程中未意识到这项工作的专业性与技术性，人才招聘比较随意，后续的在职培训也未跟进，导致工作人员的专业水平得不到提升，影响到公文管理工作的开展。
（二）公文管理机制不够完善。为了更好地发挥出办公室管理工作的自身价值，我们需创建科学的公文管理机制，并以此为依据开展相关管理工作。然而国内关于办公室管理的理论研究尚处于起步阶段，尚未形成一个健全、完善的理论体系。目前，很多单位的办公室管理制度参考借鉴了外国办公室的管理经验，使得国内办公室管理制度处于滞后的状态。另外，借鉴的国外经验不一定适合我国国情，经常出现“水土不服”的问题。事业单位办公室部门缺乏完善的管理制度，导致工作难以做到及时、有效。这一点也体现在公文管理这方面，管理制度比较僵化，多为系统性管理，缺乏可操作、可执行的制度。同时，办公室未建立有效的激励机制，导致工作人员对个人工作缺乏工作热情，工作主动性不强，工作效率自然也不高。
二、革新公文管理模式，提升办公室服务有效性
（一）创建良好的办公室管理团队，提升公文管理水平。信息技术飞速发展模式下，办公室管理逐渐朝着自动化的方向发展。办公室人员需具备良好的信息操作能力，熟练掌握信息技术与知识、公文处理技术。可从下列几点加以改善：首先，要改善办公环境，让员工在工作过程中保持身心愉悦，从而提高工作效率。其次，为员工制定职业规划与未来发展规划，提高其薪资福利待遇，激发他们的工作热情。同时，在制定办公室规章制度时可设立相应的奖励措施，以激发员工的工作积极性，稳定他们的工作心态。再次，根据我局办公室工作要求，遵循公开、公平、公正的招聘原则，从社会上招聘专业人才，选拔出责任心强、专业能力好的人才加入办公室管理队伍中。
（二）不断优化办公室管理机制，革新公文管理模式。管理人员需根据企业发展需求不断优化办公室的相关管理机制和操作流程。从公文管理角度来看，必须注意两点：第一，明确责任人。
在公文管理过程中必须明确具体的责任人，保证发生问题时及时追责与解决，防止由于责任不明而导致的推诿与扯皮现象存在。此外，这样做各个管理人员所负责的区域是清晰明了的，更方便相关工作的开展，也有利于改善工作人员以往那种懒散的工作情绪，提高工作效率。第二，明确分工。这样能够让员工明白自己的职责所在，管理层也能更清楚每个员工负责的具体区域与领域。这样做能增强员工的工作责任感与细心度，减少人为失误问题。即便出现问题也能轻松找到责任人，不至于牵连到无关的人，避免挫伤员工的工作积极性。如此通过对办公室公文管理工作的改革与创新，促使公文管理更规范化，从而提高办公室管理效率。
（三）进一步革新公文运转管理模式。第一，全面了解公文的来源以及配置情况。公文管理人员需把公文进行科学的分类处理，从而为后期工作落实奠定基础。然后，仔细做好公文登记与审核工作。待确定公文内容与规格满足相关标准后方可开展下一步运转工作。工作人员在对公文进行运转处理的过程中，要注意对特急性公文的运转，防止公文数量积压过多，从而影响到单位工作的有效开展。第二，对公文运转中生成的基础数据进行保留与备案。工作人员对公文资料进行建档处理时，必须登记清楚公文的基本信息。可充分利用信息技术的优势，建立电子化的公文档案管理系统，将公文运转信息及时准确录入电脑中。通过计算机加密处理能确保公文信息的安全性与完整性，而且也极大提高了公文管理的效率。与文书管理相同，将办公自动化系统运用到公文运转工作中，能获得很好的效果。
（四）强化办公室的交流协调力度，提升办公室服务有效性。办公室的主要职责就是传达相关指令和信息，办公室服务有效性的提升具有一定的必要性。在日常工作中必须严格落实岗位责任制，明确各岗位的工作职责与业务流程，确保各项工作合规合法有序进行。同时，办公室负责公文处理的人员要注意与其他部门及单位沟通协调，就公文收发、登记、审核中碰到的问题及时与相关人员及部门沟通协调，争取第一时间解决，确保公文质量。针对市委市政府领导的批示件及其他部门的来函，应及时分配到相应部门并做好信息收集工作，最后汇总行文。办公室应定期召开工作会议，每月底汇总当月的工作事项，总结存在的问题以及好的经验做法，部门人员各抒己见，共同探讨解决对策，以期进一步提高办公室的服务效能。
结语
总的来说，企业办公室管理的组成中，公文管理是一项必不可少的存在。从这个角度来看，我们应给予公文管理足够的关注，就存在的不足加以改进，构建完善的办公室管理制度，加大对管理人员的教育培训，不断提高办公室管理水平。
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