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实现办公室行政管理精细化的思路与对策刘强

发表时间：2020/12/15 来源：《基层建设》2020年第24期作者：刘强

[导读] 摘要：办公室属于事务性和政务性以及服务性极强的地方，拥有联络上级和下级的作用，同时也是服务企业，保障企业正常运转的地方。

        国网冀北电力有限公司秦皇岛供电公司河北秦皇岛 066000
        摘要：办公室属于事务性和政务性以及服务性极强的地方，拥有联络上级和下级的作用，同时也是服务企业，保障企业正常运转的地方。办公室工作几乎涉及了企业的各个领域，处理的事务也是比较琐碎、繁杂的，怎样经过企业办公室行政管理工作的精细化管理提高工作管理水准，对于企业而言至关重要，基于此，本文针对办公室行政管理精细化的思路与对策进行探究，提出具有实操性的对策，希望可以给相关层面研究供给一些借鉴之处。
        关键词：办公室；行政管理；精细化；思路与对策
        如何能够达成办公室行政管理的精细化，这个问题属于所有企业共同面对的问题，也是属于管理层最为头疼的问题。针对精细化而言，属于在管理层面的新方向，同时也属于未来行政工作发展的必然走向，对于精细化的管理特质而言，主要以科学管理为基础，拥有精细和精准以及严格等特质，在行政管理内做到精细化，能够较好的使管理成本被削减，同时也能够提高整体的管理效率。
        一、办公室行政管理精细化的必要性
        在当下，随着服务需求的提升以及技术手段的革新，这对办公室管理工作提出了新的标准及要求，办公室管理工作一定要和当下时代背景相互吻合来展开工作。在长久以来，较为落后的传统管理已经不适合这个新的时代，粗犷的管理模式和当下企业的发展是相悖的，其具体表现在以下几点：其一，传统的办公室管理理念及管理模式已经和当下社会的发展产生了差异，对于办公室的工作任务而言，不但是日常事务性工作完成和企业正常运转的维系；其二，办公室行政管理的规章制度需要和社会的发展相互吻合，使其更具科学性及系统性，要实时对其革新和补充；其三，岗位责任体系不完善，工作责任划分模糊，责任落实不到个人身上的现象还是普遍存在，这导致不能进行合理的考核[1]。一旦在事务繁忙时和办公室工作人员受限制的时候，对办公室的工作效率有很大影响；其四，人员素质存在差异，一些员工习惯原本的工作方式和工作方法，办事速度较慢，对现代办公信息技术不能较好把控，整体素质及能力和科学化以及精细化管理的要求有着较大距离。
        二、行政管理精细化的思路
        （一）进行管理科目的细化与量化
        在很长时间以来，办公室管理层面一直都是比较模糊的，根据往常的经验基础上，再加上管理人员的主观发挥，但是对管理的实效性和延续性根本没有保住。要达成办公室有效管理，一定要针对模糊管理形式进行改正，运用细化和量化的工作方法来真正达成办公室行政管理的精细化[2]。针对细化而言，就是把一项工作或是任务，遵照逻辑性，对其进行划分，划分成几部分后，能够帮助领导人员对工作的进度进行有效把控，同时对于各个环节的细节也有一个清晰地了解。尤其是能够经过细化处理，对工作任务实现分解，进而能够对建设和改进工作流程有很大帮助，从而达成对各个环节的时间把控，提升工作管理水准。实行量化，就要针对工作的每个环节，实行工作量的测量，进而改善任务安排，达成工作效率的提高。
        （二）引入流程化与标准化的理念
        针对流水线的作业方法而言，属于上个世纪工业生产内的一项重大成果，它对效率的提高拥有十分重要影响。在进行行政办公管理时，流程化一样拥有广阔的运用之处。运用流程化思想，就需要对工作任务进行分解，再依据工作任务的自然发展时期，达成对工作任务的顺序衔接。对于标准化而言，需要在办公室行政管理工作内，依据流程化管理为根基，针对管理工作实行科学梳理，建设各项管理工作标准，例如：怎样做是对的，做到怎样才是高质量完成工作等。引进流程化和标准化理念，属于提高办公室行政管理工作效率保障。
        （三）强化协同化与经济化的意识
        对于办公室行政管理工作而言，绝不是一个人就可以实现的，是需要每个部门，甚至每个环节和全部成员共同协作才能够达成的。比如：在进行文件的签收时，从收到文件开始一直到最后的存档，文件的传递是要经过很多阶段，如果彼此间没有协调性，很难高质量完成这项工作，所以，一定要建设协同意识。不仅如此，还需要拥有经济化意识，以最小代价换取最大产能。

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近些年来，各个企业都有很强的成本意识，行政管理亦是如此，运用正确的方式来做事情，提升效率，节约成本。
        三、实现办公室行政管理精细化的有效策略
        （一）加强企业文化建设
        一般情况下，一些合格的领导对于自己手下人员的风格和特质都是比较了解的，对于他们产生问题的环节也都有深刻的认识。在当下管理上，需要倡导放大抓小的理念，也就是说从细节上把管理的成果体现出来，这对效益提升是极为有利的。在这其中，放大指的是管理层负责人，需要把全部下属员工的职责内事情都要放手。例如：业务部门要以经营战略为基础，怎样展开市场业务工作和商谈以及推广等，需要高层和基层的管理人员共同研究，放手全部事宜，只做好监督和检查便可。
        （二）推进制度化
        想要使精细化管理真正有效地实施，达成想要的目标，就一定要建设相对的标准化机制。在进行精细化管理之前，要确立出一套完整、系统、行之有效的规则制度体系，以此为作为精细化管理的办事根据[3]。企业为了生存和发展以及需求来进行制定系统性和专业化的规定及准则，也就是说，员工在职责范围内遵照企业经营和生产以及管理有关的规范和标准来统一行动和工作，如果一个企业没有统一的规范性企业管理制度，那么企业就不能达成它的发展战略。
        （三）全面提高员工的素质
        对于精细化管理的实施而言，它对员工的心里和技能以及知识都提出了高于以往的要求。对于精细化管理的本质而言，其就是对员工职业化的要求，把对员工的工作要求，经过提升职业素质和职业技能的方式稳固到工作习性内。所以，想要真正达成精细化管理，就一定要培育出一批合格的职业人，经过人才的职业化达成管理流程的职业化和精细化以及标准化。企业需要给予细节管理更多地关注，把细节管理执行下去很简单，但是要长期坚持下去却很难。办公室在每个月制定月度工作计划时，针对办公室领域内的各项工作，能够遵照月初计划实行详尽的量化和精细化分解，确立每个时期负责人和任务，进而使工作成绩和完成情况清晰化。
        （四）对精细化管理进行深化
        创新能够在细节内体现出来，细节属于创新的源泉，细节的重要价值主要在于实行精细化管理时，其中，主要就是要拥有规范性和创新性互相结合的意识。规范性方法属于最为基本的，是不能缺少的必要条件和方法，创新的方法和技巧属于规范性的基础上发展而来的需求和方法。规范属于精细的一种体现方式。精细的境界把管理的规范性和创新性有效地结合起来，将企业引领到成功的道路上。很多企业的领导在探寻创新时，无论在技术创新还是在管理创新领域，总是贪大求全，几乎很难发现在细微处去发现的细心及耐力[4]。而一个成功的企业往往把创新在企业的每一个细节之中体现出来。
        结语
        在办公室的日常工作内，需要处理的事务是较多的，同时也拥有相当大的责任，如果处置不好，就会出现一些问题，轻则会使工作事务变多，重则会给企业以及单位的正常运转带来负面影响。针对当下办公室地做事特质而言，必须要走精细化和科学化的路径，在整个办公室内建设一套严格的规章制度，帮助精细化思想在每一位员工的记忆深处扎根。办公室行政管理精细化属于提升整个管理效率的有效方式，它能够运用低廉的成本换来优良的管理效果。所以，各个企业需要尽快把这种精细化管理思想用在办公室的日常行政管理工作内。
        参考文献
        [1]吕斌.实现办公室行政管理精细化的创新路径探析[J].科技经济导刊,2020,28(14):208-209.
        [2]颜霞.探讨工程企业办公室行政管理精细化的思路与对策[J].建材与装饰,2019(10):172-173.
        [3]孙百明,石星明.浅析办公室精细化行政管理的策略[J].办公室业务, 2019(04):6.
        [4]曹琳洁.简析办公室行政管理精细化思路[J].管理观察,2017(32):77 -78.