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摘要：办公室是传达内部事务和处理外务的重要职能部门。实际上，办公室的工作非常繁琐，因此对于办公室文秘的能力有着较高的要求。高素养的办公文秘能够快速、及时、合理的处理办公室各项事务，提升企业的运转效率。基于此，本文对办公室文秘工作的特点及要求进行了分析，然后提出了提升办公室文秘工作质量和水平的一些策略。
关键词：办公室；文秘工作；质量
引言
不管是在企业中还是机构中，办公室处在中心地位，其承担的工作不仅种类多，而且数量非常大。办公室工作不但要严格遵守上级的命令与要求，还应当对下层工作人员的情况进行全面的了解。在企业内部承担着事物处理的工作人员，还要具备良好的沟通能力与调节能力。就文秘工作人员来说，他们应当确保工作的质量与水平，才能促进所在企业的稳定运行与发展。
1办公室文秘工作的特点及其要求
办公室文秘工作的涉及面非常广泛，事务繁而复杂，其不仅包括各种各样的行政工作，还包括有其他许多事务，办事，办文，办会等等，都属于办公室文秘工作的范围。办公室文秘工作看起来比较简单，但实际上很复杂，文秘工作作为企业办公系统的核心，其工作量很大，它和思想政治、行政、财务管理等工作的联系非常紧密，是企业管理系统中必不可少的一个组成部分。因此办公室文秘要严格遵守办公室制度，以大局为重，秉公处事，不假公济私，不受利益的趋使。根据办公室工作的特点和要求，制定工作计划，并有序的开展工作，提高工作的效率和质量[1]。
2办公室文秘需要提高的专业素养
2.1严格遵守公司的制度
身为一名办公室文秘人员，其最基本的职业道德就是应当严格遵守公司内部的相关制度。尽管文秘工作非常繁重，但是一定不能迟到、早退。文秘工作人员应当尽量提前到办公室，为自己当天的工作做好规划，提高对工作的把握，如果是匆忙赶到办公室，而领导已经完成了任务的布置，这样就会使得自己工作时手忙脚乱，进而导致工作中发生失误，进而影响了办公室整体的办公效率与质量。此外，文秘还应当充分利用琐碎的时间，对手中的文件资料进行整理。
2.2做到以大局为重
身为一名文秘工作人员，应当时刻以大局为重，以企业利益为中心开展工作，凡事应当站在企业大局角度上进行考虑，不但要承受巨大的工作压力，还要能够忍受委屈，用于面对挫折，一定不能假公济私。
2.3提高办事效能
效能是评估办公的最终标准，倘若一名办公室文秘一天中做了大量的工作，但是却没有办好，就可以说没有办事效能。效能注重的是质量。
（1）办公时应当时刻保持着积极性与热情。文秘具有较高的工作激情，可以促进工作的有效开展，做事不用心，质量自然会降低。例如文秘人员接到帮助领导撰写发言稿的任务，如果文秘具有较高的文字功底，自然可以快速完成；但是，如果没有相应经验，很有可能使得发言稿不符合演讲时的要求或者情境。所以，应当注重写作质量，不要盲目下笔，提前做好准备，并理清领导的要求，不能盲目热情。
（2）对自身知识进行不断地更新，以便更好地解决问题。在企业发展过程中，其经营思想也在不断更新，文秘人员也应当时刻关注最新的发展动向、新政策，及时了解办公方式的变化、对文秘的新要求，以便更加有效地解决问题[2]。
2.4提高办事效率
（1）做好与上级的沟通。文秘工作人员应当能够及时落实领导的命令，但是也应当具备活跃的思维与主见，对于职责范围内的事情理应全盘接受，具有更好建议或者问题的应当及时与领导沟通，尽量避免工作中的失误。（2）应当有计划地开展工作。文秘工作人员每天都有新任务，这些任务大多数比较复杂，并且具有很强的时效性，有时还会有突发工作，不能发生重复、遗漏的问题。
所以，办公室文秘应当具有超前意识，根据所在企业的实际情况与工作经验，尽量考虑到有哪些工作需要及时完成，进而有计划、有条理地展开工作，以提高办公质量与水平。
3提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略
现阶段为有效提高企业办公室工作质量，要根据目前所存在的问题进行分析，并提出相关策略。根据有效的研究调查发现，目前企业办公室文秘工作存在的问题在一定程度上阻碍了相关单位的发展，因此要积极解决。提高企业的工作效率主要有以下几点。
3.1加强文秘工作人员培训
企业领导要重视办公室文秘人员的工作效率，加强对文秘人员的培训内容，不断鼓励他们学习新的文秘相关知识，开发责任意识。利用信息化建设促进文秘工作效率，减小其工作压力。企业在组织文秘工作培训的过程中，要随时对其理论知识进行巩固，提高文秘工作者知识技术水平。企业培训人员要随时关注社会发展动向，如国家发布与企业员工相关的政策，提高办公室工作效率，使文秘工作者对自身工作有足够了解。培训中要经常树立文秘工作者的职业道德修养意识，提高文秘人员工作积极性。通过培训使文秘人员对自身工作产生更多兴趣，以更热情的态度协调各部门关系，遵守工作原则，在工作中具有奉献精神。
3.2创建文秘升职考核制度
在提高文秘工作质量的方式上，创建文秘升职考核制度是十分必要的。办公室文秘人员工作内容关系着整个企业运营情况，对企业发展有很重要的影响。在文秘人员繁忙的工作中，工作量多且按部就班的工作内容对文秘人员工作态度具有消极作用。企业应为文秘人员创造自身职业发展的机会，在对其进行专业技能培训后使他们在有限的时间内保证完成工作。通过员工工作态度与工作质量对其进行考核，给予文秘人员升职的机会，将考核设置为半年左右一次，使文秘员工主动提高自身工作水平。企业针对考核结果选出综合能力较强的文秘人员，赋予他们更加重要的工作岗位，增加员工自信，有效提高文秘人员工作积极性。使他们在不断培训考核的过程中提高工作水平，为企业创造更多价值。
3.3开设文秘工作奖罚制度
现阶段在我国企业发展中通过实践证明，对员工进行奖罚鼓励的方式有助于提高员工工作效率。虽然文秘工作内容相对其他岗位较枯燥，但为提高文秘人员工作水平，对其实行奖罚鼓励制度很有必要。为提高企业整体工作效率，保证企业各部门之间的良好关系，办公室作为中心部门其工作质量有关键作用。办公室领导可以采取现金、旅游、升职等奖励制度，提高文秘人员工作态度，对文秘工作有详细的计划与了解，工作员工的工作量经常对其进行鼓励。
3.4培养文秘人员创新意识
随着社会进步各企业对员工创新意识都有所要求，为适应社会发展趋势，企业要提高办公室文秘的实践创新能力。对工作模式进行不断创新是一个企业长远发展的精神支柱，也是企业员工的工作动力，通常办公室作为企业中心部门在工作中长期处在精神紧张的状态下，文秘人员在工作时普遍缺少活力。虽然对于工作非常认真，能按照领导的要求按时完成工作，但是在行为与思想上都缺少自己的见解。为适应企业长远发展，办公室工作应不断提高工作方式，在工作中寻找创新模式，为企业提高工作效率做出更多贡献。企业应鼓励文秘人员在工作中大胆创新，用自己擅长的方式工作，愉快的协调各部门工作关系[3]。
4结束语
综上所述，新时期如何在办公室管理中提高办公室文秘工作的质量和水平是一项重要问题。然而，提高办公室文秘人员的工作水平、工作能力是无法一蹴而就的。因此，办公室文秘人员管理中，必须要结合秘书人员的实际情况和事业单位的具体要求、特点，实施有效的管理方法和管理策略，只有这样，才可以达到提高办公室文秘工作质量和水平的目的。
参考文献：
[1]郑鹏栩.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].商讯，2020（26）.
[2]张国胜.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].卷宗，2019（19）：230.
[3]魏玥科.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略[J].办公室业务，2019（16）：72.