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浅谈档案管理存在的问题及创新思路

发表时间：2020/11/23 来源：《基层建设》2020年第22期作者：杜伟

[导读] 摘要：伴随着时代的进步，社会所有行业都发生着剧烈的变革，事业单位的管控方式也变得更具多样化，特别是诸如事业单位档案管控工作也有了很大的提升。

        菏泽市巨野县人力资源和社会保障局山东省菏泽市 274900
        摘要：伴随着时代的进步，社会所有行业都发生着剧烈的变革，事业单位的管控方式也变得更具多样化，特别是诸如事业单位档案管控工作也有了很大的提升。不过依然值得深入关注的是，现阶段事业单位档案管控工作存在着一些普遍性的问题，这也在一定程度上影响着事业单位更好的发展。只有切实探寻到档案管控环节存在的实质性问题，同时针对问题展开有针对性的改善，才可以真正意义上推动事业单位的良性发展。特别是目前各领域事业单位的发展频次不断增进，有诸多事业单位在日常运作中严重忽视了档案管控工作的开展，这无疑会对事业单位的发展带来负面影响，因此深入探究事业单位档案管控存在的问题并且进行革新思路的解析，也是目前各领域事业单位都值得深入探究的重要内部管理问题。
        关键词：档案管理；问题；创新
        前言
        伴随着如今信息与网络技术的迅猛发展以及持续化的推广运用，以往的档案管控理念以及相关管控方式已经不能有效适应时代的发展需求。现阶段，在事业单位之中也在全面开展档案管控系统的深入推广与运用，这也档案管控工作得到了有效的革新。但与此同时，也在不断展现出了一些全新的管理问题，此些问题关乎到事业单位档案的基础化业务运作、信息化建设、安全管控等环节。因此对于相关的问题进行有针对性的改善，也成为了当下事业单位档案管控工作需要重点关注的方向。
        一.档案管控工作开展的重要性解析
        档案管控工作开展是事业单位内部运作的必要环节，事业单位档案记载了单位的资金运作等数据，此些数据很大程度上影响着事业单位整体的发展，特别是会对事业单位为了未来发展方向给予科学的依据支持。档案管控是事业单位的关键，其中几乎包含着事业单位运作的所有资料。倘若无法实现对事业单位档案的深入化管控，则会导致档案资料产生运用混乱甚至是丢失的状况，这无疑会为事业单位带来很大的负面性影响，甚至是不会让事业单位更为持久的发展。事业单位档案管控工作开展是否优异，很大程度上关乎着事业单位是否可以更好匹配社会与行业发展需求，其也是保障事业单位在专业市场核心竞争力的关键环节。
        二.现阶段事业单位档案管控工作存在的普遍性问题解析
        1.档案设施环节存在的问题
        现阶段，部分事业单位依然存在着对档案管控工作关注度相对较弱、相关专项资金投入度不足的情况，这也直接造成档案的基础设施布控较为薄弱。其核心因素就在于档案部门没有全面依据档案管控的需求实现办公室、档案室的有效区分；档案室的空间无法有效满足档案存储的需求；没有依据档案“八防”的要求配备诸如空调、除湿机等专业的档案防护设施；档案卷盒使用没有统一化的标准。相关问题同样严重影响着事业单位档案管控工作的高品质开展。
        2.档案安全管控环节存在的问题
        档案管控系统在实际运用阶段通常存在着一定的安全隐患。对历史档案的整理没有开展密级鉴定则直接录入系统，而密级文件的管控运作不规范，没有严密限定保密级别，事业单位档案查阅的相关运作机制内容不明晰，没有严密开展密级档案查阅所需要的手续查办工作。现阶段，很多事业单位的档案数字化借助第三方事业单位进行辅助打造。而外包事业单位相关工作人员的保密意识以及规范化运作，也同样对事业单位档案的安全性带来了很大的威胁。
        3.事业单位管理层对档案管控工作的重视度明显不足
        档案管理层是否关注档案管控工作的开展，对于事业单位长久的发展也起到了决定性的作用。不过现阶段诸多事业单位的管理层较为固执认为，档案管控仅仅是单纯的资料文件，其对于事业单位的整体发展不会带来实质性的影响，但究其本质而言，事业单位的档案资料往往与事业单位所处行业的发展态势以及事业单位未来的前进方向紧密相关。事业单位管理层没有给予档案管控工作的充分关注，也导致事业单位档案管控人员日常工作开展经常存在着不规范运作的情况。

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事业单位管理层的忽视问题也很大程度上导致了员工对单位认同感的不足。
        4.档案管理缺乏专业人员负责
        档案是单位发展的根基，其记载着事业单位一路发展的历程，然而由于很多事业单位对档案管控工作的不重视，所以，只有少数的事业单位对档案管控调配专项的工作人员。没有专项的工作人员负责档案管控工作，也就充分证明着事业单位的管控人员没有对档案管控的开展给予清晰的认知。专业工作人员匮乏也会引发档案管控无人运作的情况普遍产生。档案管控的工作看似简单，但其也需要专业的技能以及丰富的开展经验，特别是经常需要专业的工作人员开展查证与记录。
        三．事业单位档案管控工作提升的革新思路解析
        1.不断深化档案基础设施建设
        有效改善档案的保存与管理条件。事业单位在档案设施运作环节，也需要持续健全电子文件与信息终端设施的保管条件，充分保证档案存储室的温度与湿度符合标准，规避产生存储介质磁化的情况。开展档案室、办公室的同步化管控，并且持续化完善档案的“八防”举措，增进基础设施建设，全面提升档案安全保持的基础条件。
        2.增进事业单位内部档案管控宣传，增进员工的管控意识
        在事业单位内部展开全面的档案管理宣传工作是极为关键且必须的，其可以有效辅助档案得到更为优异的管控，提升事业单位员工的认知，明晰事业单位档案管控工作的重要性。倘若想要在事业单位内部开展对档案管控工作的深入宣传，则需要档案管控人员具备优异的专业素质，有了深入的专业认知，才可以有效为事业单位其它部门员工进行宣传与普及。增进员工认知最高效的方式便是全面提升事业单位管理层的管控关注度与意识，对事业单位的高层开展整体化的培训，通过高层向基层理念与思想的层层传达，从而有效实现对事业单位所有员工的全面普及。
        3.创建并完善事业单位档案安全管控责任制
        档案的安全管控涉及到人员、设施等众多的环节。档案与保密部门需要创建与健全档案安全管控环节的规章机制，明晰具体的岗位责任，规划运用档案的审批权限，严密执行档案检索与借阅的审批流程。档案部门也需要对涉密工作人员增强相关的档案安全培训，并且签署保密协议书，持续化提升人员的安全意识，深入落实安全责任，定期开展档案工作的安全隐患排查。
        4.提升档案管控水准
        档案管控落后则会引发档案的严重缺失以及被损坏，在科技发达的时代当中，就需要运用此时代科学水准来对事业单位的档案开展全面管控，从而更好提升了档案管控的水准，这无疑也会让事业单位的发展上升到一个全新的阶层。事业单位档案的收集以及归档在事业单位档案管控工作开展中是较为关键的环节，档案管控依据着收集与整理所开展，事业单位需要充分结合自身的运作状况，考究档案管控的方式，不能一味地盲从，因为其必然会导致档案管控产生混乱的情况。将事业单位档案的管控睡着与当代社会的科技全面结合，运用高科技的管控方式，让事业单位的档案管控更具高效化特征，从而更好推进事业单位的全面化发展。
        结束语
        在开展档案管控的过程中，也需要增进档案管控运作价值的宣传，让更多人探知事业单位档案的关键性，提升大众的深入的认知。综上所述，伴随着时代的不断发展，事业单位档案管控工作也面对着严峻的条件以及前所未有的发展机遇，档案信息化管控也成为档案管控不断革新的必然发展之路。针对事业单位档案信息化建设中存在的问题，也需要进一步地展开探究与改善，从而更好实现事业单位档案管控工作的高品质开展。
        参考文献：
        [1]王彩梅.事业单位档案管理存在的问题及对策[J].陕西档案，2020（03）：52-53.
        [2]霍燕红.事业单位档案信息化中存在的问题及对策[J].陕西档案，2017（06）：38-39.