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医院干部人事档案的规范化管理

发表时间：2020/11/23 来源：《基层建设》2020年第22期作者：程芳

[导读] 摘要：医院竞争的核心是人才竞争，人事档案是人才信息的重要载体，人才档案的主要信息是人才选拔的重要工具。

        淄博市第一医院山东淄博 255200
        摘要：医院竞争的核心是人才竞争，人事档案是人才信息的重要载体，人才档案的主要信息是人才选拔的重要工具。鉴于此，本文对医院干部人事档案的规范化管理进行了分析探讨，仅供参考。
        关键词：医院干部；人事档案；规范化管理
        一、干部人事档案管理中的问题分析
        1、档案材料管理难度大
        干部人事档案材料的收集整理是干部人事档案管理工作的基础。干部、人事档案的收集整理质量直接影响干部、人事档案的分类保管以及干部、人事档案材料的查询和使用。近年来，干部制度改革不断深化，干部个人资料不断增加，大大增加了干部人事档案管理的难度。例如，在具体的管理工作中，一些医院和科室不能及时移交人事资料，严重影响了人事资料的归档，使得后期移交不能准确归档人事资料，人事档案数据的应用价值得不到充分发挥。
        2、干部人事档案归档及查询借阅效率不高
        许多公立医院的干部人事档案由上级主管部门统一、集中保管，由于时间限制和空间距离的原因，许多档案材料不能首次归档，往往在单位保管较多的情况下将其存档。另外，干部人事档案的查询和借阅也存在领域不便。3、档案管理模式滞后
        大数据时代对医院干部人事档案信息化提出了新的要求和挑战。档案信息化需要适应“数据革命”，以适应新时代对档案准确性和便捷性的要求。目前医院人事档案管理多为档案实体纸质存储，档案信息的获取和利用仍然采用浏览、抄录和复制档案实体的方式。建立的人事档案管理系统只能实现条目描述和查询，无法与相关业务系统连接，无法实现资源共享。所有这些都大大降低了工作效率和信息利用率。
        二、医院干部人事档案的规范化管理策略
        1、应用信息技术，提高信息化水平
        在新的发展时期，干部人事档案管理有了新的发展和变化，传统的管理技术已难以适应当前的工作需要。在这种情况下，有关医院应与时俱进，充分利用数字技术和信息技术，创新干部人事档案管理模式，提高干部人事档案管理的规范化和信息化水平。具体而言，对于当前的人事档案管理工作，医院应充分利用计算机开展管理工作，让计算机功能得到真正的发挥。例如，医院需要利用计算机编制档案检索工具，根据具体信息内容对数据进行分类和归档，实现数据信息的有序管理。管理人员可以从医院人事档案信息系统中编制分类目录、专题目录、文件目录等学科，并根据新管理部门的要求和响应文件的格式对所有纸质信息进行操作，从而保证医院人事档案信息的可靠性和普遍性。除了做好上述工作外，医院还需要进一步加强计算机系统的服务功能，增强计算机系统和医院人事档案管理的适应性，以便更好地开展干部人事档案管理工作。当档案管理人员利用计算机检索档案信息时，计算机应能最大限度地快速满足检索人员的阅读需要，以最直观的形式为档案管理人员了解这部分档案信息的内容特点、形式特点等，最后，医院还可以根据日常工作需要设置专门的档案网页，使干部人事档案管理工作更加规范、更加高效。
        2、积极主动收集，为档案开发利用提供全面准确信息
        提高档案管理人员的服务意识，利用现代人力资源管理软件，及时、全面、准确地收集有关干部的品德、能力、业绩、考勤等方面的档案数据和信息，纸质档案及时归档，电子信息同步输入人力资源管理软件。这两者的结合将最大限度地利用一方可以收集并由多方共享的信息。职称晋升、专业技术竞争、岗位聘任中层竞争等工作，使得医务、行政、科教、人事等部门能够快速、方便地查阅和共享干部档案信息资源，对干部队伍进行分析和预测，大大提高了工作效率。
        3、以干部人事档案数据库优化归档工作
        目前，许多医院都有干部人事档案，传统的人事档案管理难以解决重点档案数据单一、缺失、人事档案数据量大等问题。

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从技术角度看，医院可以利用大数据信息技术建立干部人事档案数据库，统一处理各类干部人事档案数据。新时期医院干部人事档案管理面临着信息量大、信息变化快、数据提取和利用难度大等现实问题。大数据技术为解决这些问题提供了突破。医院可以通过干部人事档案数据库建立干部人事档案数据信息的统一存储和管理。大数据技术可以提取海量电子文件中的干部和人事档案数据。干部人事档案管理人员无需多次录入档案信息，减轻了档案工作量，提高了档案管理效率。在档案信息处理过程中，数据库能够自动识别档案是否存在缺陷，判断档案质量，通过与客户档案信息的比较筛选并剔除不准确或模糊的档案数据。一旦干部人事档案信息发生变化，大数据可以首次更新存储的档案信息，保证医院地籍人事档案数据的真实性和有效性。
        4、健全制度，规范工作
        干部人事档案管理工作必须有完善的规章制度做指导，做制约，从而提高干部人事档案管理的规范化水平。针对目前干部人事档案管理体制不健全，干部人事档案管理存在的问题比较混乱，医院必须结合相关国家标准和要求，结合自身实际情况建立适合医院的干部人事档案管理体制，为医院人事档案管理特点提供指导和帮助，促进干部人事档案管理工作的规范化、秩序化。例如，医院可以建立和完善干部人事档案管理责任制，对个人执行各项管理任务和责任，确保所有工作都有人负责，避免推卸责任和无人负责。通过这一责任制，相关工作人员将受到一定的压力和制约，他们的思想认知和工作行为将进一步规范化，以确保所有工作人员都能严格按照相关规范和要求做好干部人事档案管理工作。此外，为了进一步提高干部和人事档案管理的规范化，还可以在医院建立实施奖惩制度，优秀的工作表现，负责任的工作，严格按照员工的规章制度进行物质奖励，精神奖励，纪律人员作出相应的处罚。一般而言，医院应能通过规范化的制度实现干部人事档案的规范化管理。
        5、转变认识，提高重视
        通过以上分析，可以看出干部人事档案管理不够完善，主要原因在于相关医院和人员的忽视。因此，在新的发展时期，相关责任主体必须及时转变认识，进一步提高业绩——部门人事档案管理工作的重要性，进而转变工作作风，提高工作效率，促进干部人事档案管理工作规范化、有序化发展。干部人事档案管理不仅关系到干部队伍的发展和利益，而且关系到整个干部队伍的工作和发展，要维护干部队伍的纯洁性，保证干部队伍的工作能力，必须加强干部人事档案管理。要从数据管理入手，优化干部队伍建设，进一步提高干部队伍的整体战斗力，为此，有关医院领导应加强对一些国家规范和政策的学习，全面把握国家精神的有关指导，在此基础上在医院宣传教育中转变员工意识，提高员工素质和管理能力，从而提高干部人事档案管理的规范化水平。
        6、严格档案审核，为干部选拔任用提供依据
        近年来，主管部门越来越重视档案审计工作，组织医院每两三年开展一次专项档案审计，重点培训和纠正干部人事档案质量、干部人事档案材料不全、生产不规范、程序不完善等问题。不符合政策规定的“三年两审”，应当按照有关规定重新查明，纠正个别档案中的错误，保证人事档案的真实性和完整性，真正发挥人事档案的作用，为干部人事工作提供可靠的依据。
        结束语
        综上所述，实现干部人事档案规范化管理是国家、社会的要求，是优化干部队伍建设、提高干部战斗力的重要举措，因此，在新时期背景下，相关医院和职工应能转变认识，按照相关规范和要求，合理运用现代手段开展干部人事档案管理工作，有效提高干部人事档案管理的规范化水平。
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