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医院人事档案管理的规范化建设初探

发表时间：2020/11/23 来源：《基层建设》2020年第22期作者：程芳

[导读] 摘要：医院人事档案管理工作是医院不断送出的重要选项，它涉及到医院全体人员的个人信息。

        淄博市第一医院山东淄博 255200
        摘要：医院人事档案管理工作是医院不断送出的重要选项，它涉及到医院全体人员的个人信息。然而，医院具有专业复杂、人员众多的特点，对档案管理造成阻力。鉴于此，本文对医院认识档案管理的规范化建设进行了分析探讨，仅供参考。
        关键词：医院；人事档案；规范化
        一、医院人事档案管理存在的问题
        1、档案内容不丰富
        正常情况下，档案资料要覆盖十类内容，且每一类归档内容都较为全面。只有完善人事档案，才能充分发挥人员的特长。然而，现阶段医院档案内容较为匮乏，不丰富的档案降低了人力资源的利用率。例如，在人事档案中，很少出现医德、科研、进修等方面的内容。
        2、利用的管理方式和管理思想依然传统守旧
        目前大部分医院人就沿用传统的人力资源管理模式管理人事档案，许多档案管理信息仍旧以文字的形式记载，由于管理过程中许多资料都需要通过手写完成，容易造成书写错误，导致信息先后顺序不准确的情况，使得整体档案信息的参考性能和有用性能大大降低。从当前来看，多数医院的人事档案管理部门都未科学有效优化更新档案信息资源，进而致使信息更新不完整，无法实现信息资源的有效利用，这就使得信息资源浪费。因此，医院应该建立专门的档案管理部门，完成档案的存放与调用。此外，还要对从事人事档案管理的工作人员进行定期培训和考核，保障这部分工作人员的管理方式与时俱进，符合现代化信息建设。
        3、专业素能较低
        医院人事档案管理工作人员一般在其专业性方面要求比较高，要求必须具备专业的知识背景或必须有专人来负责管理工作。然而分析医院方面人事档案管理工作的现状发现，从事人力资源工作的医务人员在医疗方面都是佼佼者，但并非都是专业的HR人员，在人力资源规划、培训、绩效管理、薪酬福利管理、劳动关系管理等方面还有些不足或欠缺。
        4、人事档案管理使用的制度与标准存在差异
        我国医院的人事档案管理工作并没有统一的标准和制度，也没有对新纳入档案管理的内容有严格的要求，致使人事档案制度管理方式未根据经济体制的改革产生相应的改革，使得人事管理工作严重落后。医院人事档案管理工作制度的落后，导致考核档案内容不能被作为医院的管理标准制度，再加上档案管理的考核机制存在缺失，使得医院人事档案管理工作的发展受到严重影响档案管理工作没有完整的标准体系，无法让档案管理工作得到有效维护和发展。尽管当前许多医院已经构建了相应的档案管理制度，但其依然处于最基本的阶段，只能将档案管理信息用于医院内部服务和交流，无法完成深层次的问题解决，这也就说明我国医院人事档案管理工作的合理化制定还需要不断努力完善。
        二、医院人事档案管理的规范化建设策略
        1、优化医院档案管理制度
        需要利用完善的档案管理制度来严格管控医院人事档案管理工作，这也是保障档案管理标准化的重要依据。人事档案信息管理不但需要利用软件设备，还要确保管理制度的合理化和科学化，通过完整的档案管理制度，能确保档案管理工作顺利开展，利用制度完成信息监督。通过建立档案管理制度，能让医院发展更适应于社会主义市场经济改革，从人事档案管理中找到规律并结合当前社会现状，加强人事档案系统建设。在人事档案建立过程中完成信息数据的基本整理、收集和归纳，确保所有档案信息的完整性和可靠性。另外，医院人事档案管理过程中完成信息记录的全面记录和正确记录，也能防止档案信息存在错误漏洞的情况，保障档案信息共享，从而为医院的科研项目发展提供帮助。

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        2、树立科学的医院文化
        在人事档案的精细化管理过程时，要树立科学的医院文化，医院文化是医院发展的核心，优质的企业文化对员工行为起到了积极的影响，同时也为医院的发展奠定了文化基础。在人事档案管理的第一步，要认清精细化管理与传统模式之间的区别，在传统的人力档案管理过程中，保存资料是主要的工作内容，而在精细化管理模式下，人事管理能有效提高医院对人力资源的利用率，充分发挥每个员工的能动性，为医院的发展提供支持。同时，医院方面要加强医护人员核心素养的教育与培训工作，提高医护人员的专业技能。在优质医院文化的基础上，加强对员工需求、动态的有效关注，让员工感受到家的温暖，激发员工的工作热情，最终实现企业价值的提升。
        3、提升医务人员业务素能
        医疗卫生事业的进步需要我们在医疗改革工作任务方面实现一体化，并且要建立起一支具备专业知识的医疗工作团队。与此同时，人事档案的建立又为医院新一轮工作体制改革以及专业医疗技术人员的职称评定提供了新的依据，对此，医院可以针对人才管理的特点，结合人事档案信息资源，采取不同的培训方式，全力提升医务人员的职业技术水平及综合素养。比如，可以定期或不定期地开展相关的业务培训，邀请专家教授前来医院讲座、授课，或者选派一些骨干医生前往上级医疗机构进修学习，以此提高医务人员的专业水平，加强与其他医院的沟通和交流。医院应当制订出有针对性、有计划性的培训方案，帮助医务人员提高业务素质和工作水平。
        4、加强数字化信息在医院人事档案使用的安全防护
        在医院人事档案管理中应用数字化信息时，首先要做的就是加强信息网络建设，提升档案管理人员安全意识，加强数字化信息在医院人事档案使用的安全防护：一是对医院档案管理人员进行保密培训、学习等一系列教育，同时加强其对数字化信息管理技术的操作，从而提高档案信息的安全性与保密性，保证数字化信息在医院人事档案管理中的正常应用；二是构建相关档案管理制度，对于医院人事档案管理中的数字化信息人员与部门，要建立相关制度，如确立安全管理责任制，责任到人，从而保障数字档案的安全；三是加强数字化信息安全技术的建设，在医院人事档案管理中应用数字化信息，除了医院本职员工外，还应在医院相关数字档案管理设备中，建立安全技术软件或系统，保障档案录入与传输的安全；四是加强对数字档案设备的检查与维修，发现问题及时修复，保证档案资料的完整性。
        5、重点培养档案信息化管理专业人才
        当前，多数医院并未安排有相应能力的人员从事档案管理工作，而真正从事档案管理工作的也没有管理经验和信息化技术使用能力，这些都是致使医院在档案管理信息化发展中受到制约的重要原因。所以，为了实现档案的信息化管理，要重视人才引进，招聘综合素质能力强的高校毕业生，提高档案管理队伍的整体素质，同时还要对已有的档案管理员工进行定期培训与考核，通过集中授课知识讲座的形式，提升其对信息化档案管理的能力，尤其是培养年轻人，保障年轻人在所在岗位能尽快适应并胜任职位。另外，医院领导人员还要重视跟进时代发展步伐，不断提高自身现代化档案管理意识，通过出台政策来鼓励档案管理员工积极参与培训，保障工作人员自身的管理素养得到提高，并熟练运用信息化技术完成档案信息管理。使医院档案管理工作水平得到有效提高。
        结束语
        总之，医院人事档案管理作为一个复杂的系统工程组织，在实践过程中，要以现阶段的实际问题为指导，改善设施，加大医院保障建设力度，建立健全以现代科技支撑为基础的内部控制体系，完善信息化改革，注重加强专业素质素养建设，使工作价值得到最大的发挥。
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