任家 刘武 周丹
天府新区航空旅游职业学院，四川 成都 610000
摘要：随着科学技术的迅速发展，电子信息技术为人们的生活带来便利，同时也促进了高职高专院校的有效管理。高职高专院校的资料非常复杂，种类广泛、数量繁多，利用新的技术手段，实现高职高专院校档案、图书、情报一体化管理，可以促进高职高专院校的管理规范性，降低管理难度，提高资料查阅利用率。本文通过对高职高专院校的档案、图书、情报一体化管理进行探讨，分析其一体化管理的现实意义。
关键词：高职高专院校；档案；图书；情报；一体化管理
近年来，人们对于教育的重视程度日益提高，受教育的学生人数也逐渐提高，尤其是以技能型人才的培养为主要目标的高职高专院校发展较快，他们的校园资料管理也更为复杂，而科技的发展可以有效解决管理的难题，运用档案、图书、情报一体化管理的方法可以提高管理效率和管理质量，降低人工收集整理的难度和工作压力，使资料运用更加方便快捷，提高学生的学习效率，实现高职高专院校的资料管理一体化的多元化信息发展服务。
一、高职高专院校档案、图书、情报一体化管理的必要性
（一）校园管理的实际发展需要
高职高专院校里的档案、图书和情报属于校园的内部资料，管理人员不仅需要对其进行分类整理、保存，还要进行借阅登记管理，以实现资料的价值最大化。校园学生数量众多，不仅要负责学生和教职工的档案信息管理和保存，还有大量的图书实体资料，图书管理工作复杂烦闷，需要细心和耐心，除此之外，相关信息情报的传递也要有专人负责，这些极大的增加了管理人员的工作压力，而且人工管理难以避免出现错误，影响较大。而档案、图书和情报的一体化管理可以使学校的管理更加规范，为师生利用资料创造平台，突破地域和时间的限制，加强三者之间的互动和联系，增强信息利用的系统性和关联性。
（二）社会发展的必然趋势
科学技术的革新和发展，带动整个社会的进步，智能化和信息一体化发展是必然趋势，高职高专院校的资料统一管理在科学信息技术的帮助下实现，有了管理平台和查阅搜索软件，以及线上使用平台，这些技术的出现对档案、图书和情报的一体化管理提供了基础和支持，整个社会发展将会也来越简洁便捷，人们可以不出门就可以完成所有事情，信息发展也将以电子信息为主，档案、图书、情报一体化管理可以有效促进校园统一管理，发挥这些资料管理的价值。
（三）档案、图书和情报的关联性
高职高专院校的资料主要都是与文化知识相关，档案、图书和情报均属于信息，它们之间相互关联，内容之间相互交叉渗透，利用方式都是以文字为主，三者的性质类似，作用相同，管理方式也相同，对档案、图书、情报实行一体化管理可以有效促进三者之间的联系，有助于师生利用过程中可以举一反三，知识扩散，及时找到其他需要了解的相关信息，提高资料利用的效率。
二、高职高专院校档案、图书、情报一体化管理存在的问题
（一）基础设施不统一
高职高专院校的档案资料大部分属于私密内容，教职工利用的频率较多，管理方法和保存方式也和图书、情报不相同，图书和情报资料属于开放性资源，学生可以随时根据学习需要进行借阅，但目前多数高职高专院校的档案、图书、情报管理缺乏合理的信息基础设施平台使其统一，校园内部网络普及范围小，很多资料只有校园网络才能查阅利用，师生使用资料产生了阻碍，降低工作效率和档案、图书、情报的使用率。
（二）管理模式未更新
高职高专院校的管理模式大多以档案管理、图书管理和情报管理独立进行工作的，各自有专门的管理员，资料也放在不同的地方，属于相互平行的三个管理层面。这种传统管理模式为师生利用相关资料产生了不便，档案资料的利用与图书馆文献的查阅互不干扰，会加大管理难度。
（三）利益机制不均衡
学校的档案、图书和情报管理需要投入人力、物力和财力，不同的管理模块需要的设施、人员水平和付出的精力也不同，各部门的薪资标准不相同，可能会有人觉得都干着差不多的工作，上班时间也差不多，甚至自己更忙碌，结果工资还没有别人高，这种不平衡的心理就会影响工作质量，因此档案、图书和情报一体化管理就要各部门之间的利益均衡问题，使三方之间互相配合、互相理解，更好地为师生提供便利。
三、高职高专院校档案、图书、情报一体化管理的应用途径
（一）改变传统观念，探索正确的管理模式
各大院校应该改变其传统守旧的独立管理理念，充分认识图书、档案一体化管理的优势，顺应时代发展潮流，解决实际档案、图书、情报管理工作中出现的问题。关注现代科技发展，借助信息网络技术的革新实行档案、图书、情报的一体化管理，推动整个校园文化知识网络的一体化发展。
（二）构建合理的信息利用管理平台
学校应加强校园网络系统构建，实现整个校园的资源共享。增加计算机数量，扩大网络覆盖范围，优化计算机的配置，增强管理基础的安全性。及时对校园统一管理平台维修检测，保证系统正常，便于管理者的日常维护和师生利用。及时更新档案、图书和情报一体化系统中的内容，最新内容和过期内容要及时更新，确保资料使用的有效性，不同类型信息之间插入链接，实现资料的相互转化，提高信息利用率。
（三）均衡管理系统内部利益分配
学校可以采用新的利益分配机制，实行以脑力、体力、学历等投入和付出成正比为参考标准的薪酬办法，签订协议，确保每名职工都对其认可，明确薪酬分配机制，增加管理系统人员的利益透明化和公平性。
结语
高职高专院校档案、图书、情报的一体化管理已成为了各院校的发展主流趋势，它能有效提高校园管理效率和资料管理的规范性，同时使利用者使用更加便捷迅速。
参考文献
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