黄轶劼
湖北省引江济汉工程管理局 430062
摘要：单位内文件的归档是档案室档案的主要来源，也是档案室收集工作的经常任务。建立和健全归档制度是非常重要的，它是单位档案室工作的重点之一，因此，档案室要做好档案的收集工作，应该重视归档组织工作在档案管理工作中的应用。
关键词：组织工作、档案室、临时文件、日常管理
档案室的档案收集工作的主要途径，是建立和健全单位内文件的归档工作。各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为“归档”。单位内文件的归档是档案室档案的主要来源，也是档案室收集工作的经常任务。所以，建立和健全归档制度是非常重要的，它是单位档案室工作的重点之一，也是为国家积累档案财富的重要保证。因此，档案室要做好档案的收集工作，应该以主要力量组织好单位内文件的归档。
一、档案室对形成文件的作用
为了保证归档文件的完整，便于保管和利用，档案工作人员不仅要通过归档工作力求把已形成的文件收集完整，而且要关心文件的形成和办理过程中的有关情况。单位内往往有些工作做了，但没有记录下来形成文件（如文来电复没有记载，开会没有记录等），或者记录不全（如文件上只记有工作活动的内容而没有作者、日期，或文件办完而没有注明办理情况等）。这些，都影响形成完整的档案，因此，档案工作人员有责任对文书处理工作制度、文件的格式和书写材料等方面存在的问题，向有关领导和业务部门反映和提出意见，求得改善，建立、健全各种必要的制度，保证档案文件的完整。
二、指导和协助文书部门组织归档工作
（一）指导和协助文书部门或业务部门坚持执行文件材料归档制度。
文件材料由文书部门或业务部门集中立卷归档，可以发挥文书部门或业务部门熟悉有关业务和文件处理过程的优点，提高案卷的质量。改变承办人员分散保存文件的现象。也有利于保守国家机密。实践证明，档案室指导和协助文书部门推荐这一制度，就能为归档工作以至整个档案室工作打好基础。
（二）协助和督促有关部门做好立卷和归档前的准备工作
首先，协助文书部门正确选择立卷环节（或叫立卷地点、立卷单位），即确定立卷工作放在机关内哪一级机构，由谁负责立卷，这是组织好立卷工作的关键问题之一。立卷环节通常应与文书工作的组织形式相适应。也就是说，小单位和一些中等位，多采用集中办法组织文书处理工作，立卷环节多设在单位的办公室或秘书室；一些中等单位和大单位，往往有较多的已至几层内部机构，文书处理工作多采取分散（或叫分散或集中相结合）的办法，与此相适应，通常采用分设立卷环节的办法，由办公厅（室）和各组织单位分工立卷。
其次，为了避免重复立卷和防止立卷时遗漏文件，还须划定单位内部门与部门之间，有关的单位和单位之间分工立卷的范围一个单位内各部门处理的文件，在立卷归档时应有明确的分工，如党、政交叉的文件如何分工立卷归档（以党组名义对外行文，党组、党委讨论以行政名义发布的文件，或放在主管部门或放在党委、党组立卷，等等）；由业务部门起草而以单位名义发的文件，单位收到而由业务部门承办的文件如何分工立卷；以单位名义召开而由业务部门主持的会议形成的文件如何分工立卷（如综合性会议文件由秘书部门、专业性会议文件由业务部门立卷等）；单位内几个部门联合办理的文件如何分工立卷（如由主办部门立卷等）。这些都应在文书、档案工作制度中有明确规定。
一定范围内有关单位之间在立卷归档方面也应有分工。各单位经常收到和发往上级、同级和下级单位一些相同文件，由于各单位的工作职能不同，长久保存的档案又进同一个档案馆，因而在同一地区同级或有关单位之间（如省直各单位、县直各单位之间）也需要划定分工立卷归档范围。如：上下级党政单位发来的文件，可主要由党政单位立卷，其中针对部门业务并要执行的，有关单位也应立卷；上下级业务部门发来的文件，可主要由对口的业务部门立卷，其他部门要执行或办理的，也应立卷；同级党政机关或业务部门发的文件，由发文单位和承办单位立卷；几个单位联合发布或办理的或某单位代为起草的文件，定稿由主办单位立卷，有关单位可立副本。这些，都应由各级档案行政管理部门根据本地区的具体情况作出相应规定。从一个单位来说，要注意以反映本单位职能活动和基本情况的文件为立卷归档的重点。
最后，协助有关部门编制立卷类目，督促做好平时归卷工作。立卷由类和条款组成，每一条款也就是即将形成的一组文件材料，也就是一个或数个案卷的标立卷类目通常由文件立卷人员和档案室、文件承办人员、秘书部门等共同研究拟制。一般应在当年初或上年末，根据当年的工作计划，参照上年的案卷目录编制新的立卷类目。文书工作人员根据立卷类目条款，准备一定数量的卷夹，将办理完毕的文件随时归入相应的卷夹内。这样，既有利于单位日常工作的查用和安全保密，又为年终整理案卷打下了基础。这是发挥文书部门立卷优越性的关键。
三、临时性的文件收集工作
即使建立了归档制度，也会有些文件不能按照归档要求及时归全，如果单位内的归档制度不健全，上述情况可能更多些。因此，档案室往往需要采取一些临时性的收集措施，以补充归档制度之不足。如结合保密检查，节日前清理文件，机构调整和人员调动，以及临时性的工作活动，随时把应归档的文件集中起来。
四、加强归档的宣传和档案的日常管理
为了推动归档制度的顺利实施，应该针对各单位的情况，宣传中央和国务院及其有关部门的规定，说明文件归档制度便于单位工作和工作人员利用，有利于保密和为国家积累档案的意义，解除各种思想顾虑。同时，也要不断地改善归档制度，而且要做好归档后文件的整理、保管特别是提供利用等各项工作，以扩大实际影响，这是最有效的宣传。经验证明，档案室的工作要做到：文件能够“收得来、查得到”，“进得来、借得出”。“收进的是原始文件。借出的是经过整理的材料”，因而使人感到“交出的少、得到的多”，有关人员将会更加乐于归档，这对收集工作非常有利。
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