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摘要：随着科学技术的发展，我国逐渐进入到信息化时代，人们对于信息化建设、办公自动化的需求日益增长，为了提高文书档案管理水平，人们纷纷通过构建文书档案管理的办公自动化来实现对文书档案管理工作的发展。本文将着重分析和探讨文书档案管理办公自动化存在的问题，并针对现状提出改善文书档案管理办公自动化的建议与策略。
关键词：文书档案管理；办公自动化；应用
引言
文书档案管理作为与企事业单位各部门息息相关的重要内容，将办公自动化系统与其进行有效融合，以此提高文书档案管理的高效、便捷性，与此同时，还能够充分发挥办公自动化的作用，能够提高文书档案管理的效率，降低成本以及工作人员压力的同时，实现经济效益的有效提升。
1办公自动化背景下文书档案管理存在的问题
1.1管理形式化现状很严重
企业在进行档案管理时形式化现象仍然存在，因此使得文书档案管理必须要有一个明确的制度来规范其一系列的操作。但是，因为部分企业在进行文书档案管理时，并没有将办公自动化系统融入其中，再加上文书档案制度化管理存在不明确的问题，均导致文书档案管理出现了大量问题。再加上工作人员过多依赖于办公自动化系统，因此导致办公自动化背景下文书档案管理的质量无法达到预期要求。与此同时，工作人员工作不认真，只是一味地完成上级管理人员所分配的内容，忽略了对档案管理的重视，造成档案管理的意识不强，这样就出现了档案管理的形式化。
1.2管理人员问题
在目前的发展过程中，文书档案管理人员通常会出现身兼数职的情况，他们无法专注地对文书档案管理工作进行合理安排与调度，因为经常会被行政后勤等繁琐的工作占据时间，这不仅不能构建出完整的文书档案管理体系，还造成了我国各个企业或单位中的专业文书档案管理人员极其匮乏的现状。不得不说，这与其频繁的工作岗位调动与不明确的工作职能有很大关系。
1.3档案管理与文书工作衔接环节中存在很大风险
由于档案管理与文书工作处于一个系统中，所以二者在实际工作中是一种既存在联系又相互制衡的状态，这就需要档案管理与文书工作可以通过相互配合，促使办公效率得到提升。但事实上，管理人员缺乏对文书档案的重视，并没有档案管理意识，这就影响其在文书工作中不认真不仔细，实际操作过程中很容易出现公文格式、内容和处理方法缺乏规范性，与办公自动化需求非常不符。
2优化办公自动化背景下文书档案管理的措施
2.1完善档案管理制度
档案管理过程中最为严重的现象就是管理的形式化，因此需要使用制度化的管理方法来改变这样的现状。需要使用制度化的方法来对人的行为进行规范。但是，基于事业单位性质的特殊性，使得其在实施档案管理制度规划时，需要满足其他各类工作的统筹管理需求，并且从宏观与微观方面入手，加强对档案管理制度的完善与优化。其一，从宏观角度进行分析，所完善的档案管理制度必须要满足国家相关规定，且符合单位未来可持续发展的规划要求，严禁出现违规的问题。其二，是从微观的角度进行问题的分析，在完善档案管理制度的同时，还要对单位各部门的工作实施有效管理，使其工作与档案管理共同进行，有效发挥办公自动化系统在档案管理过程中的作用，构建适合各部门运行特点的档案管理制度，进一步为事业单位办公自动化背景下文书档案管理的有效性做好保障。
2.2制定自动化办公的标准流程
自动化办公系统的有序进行，需要一个标准、详细的办公流程，从文档处理开始，到归档，再到电子格式，每一个环节都要制定详细、具体的标准要求和规范，给管理人员开展文书档案工作时提供有力的依据，并强调工作人员要严格按照流程执行。此外，在办公自动化操作技术方面，同样需要依靠标准和规范的制度，通过此种规范严格要求工作人员技术操作，从而确保其整体运行稳定。文书档案管理自动化的实施不仅要有较强的兼容性，更要具备一定的应用性，这样才可以更好的提升文字信息处理水平。由于操作系统对人员能力要求较高，所以需要一定的参数和标准来保证系统的稳定运行。
2.3提高办公效率
在对文书档案信息进行处理时，通过应用计算机技术可以有效的发挥出办公自动化所具有的管理功能，从而有效的提升办公效率和对文书档案的管理水平。在传统的档案管理工作模式当中，主要是以人工的方式来进行相关的档案操作，具体来说包括对档案信息的收集、分类和整理，同时在分类时还需要对档案信息是否存在错误或者遗漏等问题进行检查，在记录相关的档案信息时，也主要是通过相关工作人员以手写的方式来进行完成。而在这一过程当中，要求相关工作人员能够做到字迹工整，严格按照规范进行书写。在统计档案信息时也需要多次反复地进行核实，从而保证档案信息当中不会存在相应的错误问题，因此采用传统的档案管理方式在时间、精力上具有较大的耗费，而且无法有效的保证档案管理工作的准确性。目前，通过采用相关的信息管理软件，以计算机技术来对档案信息进行录入和管理，能够有效地完成档案信息的收集、分类、管理、统计等相关工作，实现对文书档案管理的办公自动化操作，其不仅更加的简单快捷，而且还能够缓解工作人员的自身压力，有效的提升档案管理工作的效率。
2.4制定电子文件归档、检测操作细则
规范归档范围是保证电子档案完整，保证质量的关键。电子文件归档首先要确定移交电子文件属性和检测有无电子病毒感染，就是归档文书处理程序完整且安全再归档。其次，要检查电子文件是否完整。认真检查电子文件内容是否完整、真实、有效。所有收发文件，要求是从文件起草、修改和完成所有环节的全部信息，使电子文件流转与形成互相匹配。
2.5办公自动化系统的内外网隔离
在开展文书档案管理的办公自动化时，首先需要确保相关档案资料的安全性，对此管理人员可以采用物理方式来有效的隔离文书档案管理系统的内外网，确保其网络安全性，从而更好的保护相关的档案信息，避免在具体的网络运行时，出现相关的档案丢失问题。而现如今在文书档案管理过程当中，主要采用防火墙来对内外网进行隔离，在流入内网时会将其信息进行过滤，从而更好的管理和操作网络访问情况。而在对文书档案进行管理时需要通过封堵防火墙来有效地阻止相关操作，而且防火墙在具体运行时所产生的相关活动信息和所处理的内容都可以有效的进行记录。此外管理人员还可以通过路由器来对档案信息进行隔离处理，从而将一些IP地址进行屏蔽，确保那些被允许访问的地址能够得到放行。作为文书档案管理部门，在对文书档案的管理系统进行检查和维护等过程时，需要加大重视并安排专门的负责人来及时的更新和备份相关的档案信息，从而进一步提高其安全性能。
结语
综上所述，在办公自动化背景下，越来越多的单位开始将其与内部的工作进行有效结合，尤其是在文书档案管理方面，通过多种举措充分发挥文书档案的管理作用，才能有效提高文书档案管理的质量及水平，降低成本支出，提高文书档案管理的效益。
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