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工程项目中档案管控的规范化实践黄恩灵

发表时间：2020/9/4 来源：《基层建设》2020年第11期作者：黄恩灵

[导读] 摘要：现阶段，我国工程项目中的档案管控工作不规范现象严重，在一定程度上阻碍工程项目的高效开展，急需规范工程项目中的档案管控工作，以实现工程项目的良好推动。

        身份证号码：45222619831225xxxx
        摘要：现阶段，我国工程项目中的档案管控工作不规范现象严重，在一定程度上阻碍工程项目的高效开展，急需规范工程项目中的档案管控工作，以实现工程项目的良好推动。本文就工程项目中档案管控的规范化路径进行探索，希望可以为工程项目档案的更好优化提供借鉴。
        关键词：工程项目；档案管理；档案规范
        引言
        随着我国社会经济的迅速发展，工程施工项目的数量也随之逐渐增长。档案管控工作作为工程项目中一项基础工程，是保障工程项目顺利施工的重要数据资料提供方，科学规范的管控施工项目逐渐成为档案管控工作的主流发展方向。但实际上，我国目前的工程项目档案管控工作缺乏规范化管理，针对一些宝贵的技术以及现场经验的记录功能缺失，无法将其保存并分享。档案管控的规范化是提高工程项目施工质量的重要影响因素，需要就其管控的规范化予以探索。
        1 工程项目中档案管控规范化重要性
        工程项目从前期的准备工作到后期的投入建成整个过程中涉及的所有数据资料都是工程项目档案需要手机整理以及归档的文件资料内容。科学合理的工程项目档案管控体系，能够完整有效的记录工程项目开展过程中的所有数据资料，可作为工程项目的原始记录，同时工程项目施工过程中使用的管理方式以及经验都可以通过项目档案记录数据进行总结归纳，为以后的工程项目开展提供有效的参考数据，因此，建立、健全并完善工程项目的档案资料，规范工程项目的档案管控工作对于提高工程项目施工质量具有重要的影响意义。企业对于工程项目建设的整个过程中都可以通过工程项目的档案资料反映出来，也是工程项目竣工验收的依据，所以，负责档案管控工作的工作人员面临的工作压力巨大，合理有效的加强档案管理规范化能够在一定程度上减轻档案管控工作人员的工作难度，在保证档案资料完整的同时，方便档案资料的管理，提高了档案管控的工作效率。
        2 工程项目中档案管控中存在的问题
        2.1 档案管理制度亟待建立
        现阶段，我国工程项目档案资料管理相关的制度还有所欠缺，在工程项目档案资料收集、保存规范和制度方面还不是很完善，资料收集工作的规范性无法得到保证，在工程项目档案管控过程中资料的分类也比较模糊，不利于档案管理工作以后的调取和查阅。另外，还缺乏相应的监督管理部门对工程项目档案资料管理工作进行规范，这在一定程度上，也限制了我国工程项目档案管控工作的发展。
        2.2 档案资料存放需要规范
        档案资料数字化管理逐渐成为未来工程项目档案管控工作的发展趋势，也是保证档案信息完整及准确的重要途径，但目前我国工程项目档案数字化管理技术还不是很成熟，在实际应用过程中存在一定的风险，传统的档案存放方式过程繁琐，工作量大，调取和查阅相对来说比较麻烦，严重影响档案管理工作的效率。另外，我国数字化管理技术相关的人才数量有限，这也在一定程度上限制了我国工程项目档案资料管理工作的发展，影响档案管理工作的整体效果。
        2.3 档案管理人员待于提升
        工程档案管理工作涉及的资料数据众多，范围也比较广，从工程项目施工开始至竣工结束涉及多类资料，档案管控工作难度较大，专业化较强。工程项目档案管理内容除了包括日常管理性文件还包括转型、技术性较强的专业性资料。如何将上述涉及的多类资料档案进行科学管理，对档案管理人员来说是一个很大的挑战。现阶段我国档案管理工作人员面临的主要问题是专业技术水平不够，专业性档案了解较少，这在一定程度上增加了档案管理人员的工作难度。除此之外，随着科学技术水平的不断提升，工程项目档案管控工作未来的发展趋势向数字化、信息化发展，这就要求档案管理人员需要具备相关的专业能力，充分发挥数字化技术的价值，然而，目前我国档案管理人员的专业水平还未达到这个标准要求。

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        3 工程项目中档案管控规范化优化策略
        3.1 建立档案管理制度
        建立档案管理制度可从以下两个角度分别开展，首先，在工程项目档案资料收集和保存两个方面建立完善的规范制度，保证规范合理的收集工程项目开展过程中涉及的所有资料，另外，档案的管控过程必须保证有序性，根据资料的类别以及时间等特点进行分类管理，保证资料数据的完整保存。除此之外，还要明确工程项目档案收集整理的责任制，并以工程项目相关的文件内容为标准，落实档案资料管理责任制。其次，针对工程项目档案管控工作成立专门的监督管理部门，对工程项目涉及的文件资料定期开展监督检查工作，严格按照档案管控工作相关的规章制度规范档案管理工作人员的实际行为。监督管理的过程必须以负责、监督、检查、审核以及签字确认的流程进行，保证每个环节的公平公正，哪个环节出现问题就找那个环节的负责人，只有这样才能够保证工程项目档案管控工作依法开展。
        3.2 规范档案资料存放
        同步性是工程项目档案资料存放过程中重点强调的内容，即，保证工程项目档案资料的收集与整理工作的更新速度与项目的施工进度保持一致。档案资料需要更新的内容包括三部分，一是一旦开始工程项目施工，就必须保证施工技术的记录与工程项目的竣工图保持同步。二是，施工技术记录与施工过程中竣工图的积累、整编以及审定记录保持同步进行。三是提交成套合格的施工技术记录进度与竣工图进度保持同步。除此之外，应当强化工程档案阶段性收集、存放工作，工程项目的施工周期长，涉及的阶段与时期较多，因此，必须落实好工程项目档案管理的阶段性工作，保证档案收集与保存工作的有序进行，提高档案管理工作的整体效率，发展档案数字化管理，方便以后档案数据资料的调取与共享工作的开展。
        3.3 强化管理人员专业
        未来工程项目档案管控工作的发展趋势一定是向数字化管理发展，而目前我国的档案管理人员的专业能力水平整体不高。为保证数字化工程档案管理工作的顺利开展，必须加快提升档案管理人员的专业能力水平以及个人综合素质，培养高素质的专业化人才队伍，加强档案管理人员的培训和教育力度，重视档案管理人员的素质提升工作。引进国际先进的管理理念、思想以及管理模式对档案管理人员进行专业培训，同时宣传并讲解档案管理工作的重要性，提高档案管理人员的工作积极性与主动性。档案管理人才队伍建设必须紧跟时代发展步伐，加强数字化综合性管理人才的队伍建设，为工程档案数字化管理提供丰富的人才储备。高素质的档案管理人才队伍能够在一定程度上提高工程项目档案管理工作质量以及工作效率，因此，相关单位应当重视档案管理人员的培训工作。
        4 结束语
        近年来，我国社会经济发展十分迅速，我国的工程项目数量也逐渐增多，项目工程档案管理工作的任务量也随之增长，在此环境背景之下，档案管理要求也随之增高，规范档案管控工作内容成为急需解决的问题。当前环境下，我国工程项目档案管控工作主要存在制度不够完善、资料存放不规范以及管理人员专业水平不够等问题，工程项目档案管理包括工程项目开展过程中涉及的所有数据资料，是工程项目高效开展的基础。因此，政府机关以及施工单位应当加强工程项目档案管理工作规范化建设工作，不断完善档案管理工作相关制度，建立科学合理的档案管理条例，规范档案资料存放工作，培养高素质专业人才，建设综合型人才队伍，只有这样，才能够有效规范我国工程项目档案管理工作。
        参考文献：
        [1]郭亚丽.工程项目中档案管控的规范化实践研究[J].办公室业务，2019（13）：27.
        [2]王静.健康城市发展与投资建设工程项目的档案管理[J].低碳世界，2018（09）.
        [3]廖益金.工程项目中档案管控的规范化实践研究[J].办公室业务，2018（15）.
        [4]武大方.浅谈对工程项目档案全过程管控的几点见解[J].办公室业务，2017（22）.