湖北汉十城际铁路有限责任公司
摘要：为了适应铁路档案工作的发展和管理现代化的需要，达到加强铁路档案工作的科学管理，促进整体业务建设的深化，充分发挥档案的作用，更好地为工作和社会主义建设服务，结合铁路档案工作管理水平现状，充分认识实体分类法的科学性、适用性、灵活性的前提下，全面分析实体分类法在实践应用中显露出的问题。以下对实体分类法在实践过程中所取得的成绩、存在的问题以及解决问题的办法进行简要的论述。
关键词：实体分类法；铁路档案；管理
一、前言
近年来，随着我国经济社会的持续发展，铁路建设的投资规模日趋扩大，建设速度不断加快，高速铁路、合资铁路建设以及既有铁路的电气化改造工程突飞猛进，铁路档案在铁路建设领域发挥的作用越来越重要。铁路建设项目涉及面广、参建单位繁多，项目投资大、工期长、质量标准和技术要求高，在项目建设过程中产生了大量的文件资料。如何更好更科学系统的做好铁路档案资料的归档管理尤为重要。
二、实体分类法的研究
国家教委1993年颁发的《高等学校档案实体分类法》（以下简称：分类法）的正式实施，使我国高校档案管理由各自为政、自成一体的格局，朝着标准化、科学化、规范化方向发展。
（一）实体分类法的理论
《实体分类法》明确分类的对象是高等学校的全部档案。它按照档案形成的领域范畴，结合内容性质，考虑职能分工，把产生于同一活动领域，记录和反馈相同性质的管理性和业务性的材料，划定为党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等10大类。二级类目是对一级类目的细分，细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。三级类目是在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上，由单位根据需要和可能，自行决定，标识方法与符号和二级类目形同。
（二）实体分类法
分类是科学管理档案的基础，是系统整理档案的核心，是开发利用档案的钥匙，而科学的分类是档案实现现代化管理的重要手段。
1.实体分类法的描述
实体分类法按照档案形成的领域范畴，结合内容性质，考虑职能分工，把产生于同一活动领域，记录和反馈相同性质的管理性和业务性的材料，划定为党群、行政、教学工作、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等10大类。类目排列按从总到分，从一般到具体原则划分，做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致，下位类目的外延之和，等于上位类目的外延，同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。
2. 实体分类法的特点
实体分类法以辩证唯物主义为指导，引入系统论的观点和现代化管理的方法，源于实践，高于实践，具有较强的思想性，科学性和适用性。
该法遵循档案分类的基础理论，保持了档案的历史联系。本法不论一级类目、二级类目都遵循了这个原则，一级类目党群、行政、教学、科研、基建、财会的设置保持了档案在来源方面的联系。例如党群类，它把所有来源于党群各部门的档案归入一类，二级类目宣传、纪检、组织等类，它不但保持了档案在来源方面的联系，还保持档案在内容方面的联系。财会档案和声像档案的一级类目和二级类目在保持了档案在时间上的联系。
三、实体分类法在铁路档案管理应用中遇到的问题
目前由于铁路工程项目投资大、工程工期长等特点，铁路档案管理存在一些问题。存在问题的原因是档案意识、管理基础等淡薄，为此，我们借鉴实体分类法在铁路档案管理中应用，遇到了以下六方面问题。
（一）实体分类法把基本建设类的二级类目按单项工程设置不方便。
实体分类法把基本建设类的二级类目按单项工程设置不是很方便。铁路项目性质和种类繁多，这样只按单项工程分类，档号及档案盒的外面不容易看出盒内存放的是哪个工程的档案，所以档号只能是排架的依据而不能作为查寻的途径，也不能像传统分类法那样把教学设施、生活设施这样具有共性的工程项目档案相对集中。笔者认为基建档案的二级类目的设置应按工程的种类或性质设类。
（二）实体分类法“领域”一词概念模糊
实体分类法在编制原则中写到“按照档案形成的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别”。“领域”的范畴能不能理解为“工作范围”呢?实体分类法是这样定义的：党群类“主要包括学校党群部门在工作中行程的文件材料”，行政类“主要包括学校行政职能部门工作中行程的文件材料”。经过仔细比对发现其中都有“部门”二字。“部门”和“领域范畴”是不是一个意思？如果是，那么党群类中的二级类目“团委”又是不是领域范畴呢。
对于这个问题，可以将党群、行政类内容中的“部门”换成“管理”，在行政类内容中加上“铁路”二字，这样党群类内容就变为：“主要包括学校党群管理工作中形成的文件材料”、行政类的内容为“主要包括铁路行政管理工作中行程的文件材料”。因为“党群部门”、“行政部门”属责任者—组织机构，而“党群管理”、“行政管理”属工作性质—领域范畴，后者符合实体分类法的编制原则，也与其他八类的提法“教学管理”、“科学研究管理”、“基本建设管理”等相符合。
（三）“有关文件材料”的理解
实体分类法中每类二级类目中均设有“上级有关XX方面的文件材料”。一方面由于“有关文件材料”概念模糊不清，不好掌握，另一方面上级的文件材料种类较多，有的上级文件针对性较强，容易归类，有的形式和内容不统一，如国家发改委和组织部的来文，内容涉及到方方面面。我们根据实体分类法只能把同一主题的文件材料归到一起，同时还要考虑到发文部门，因此，实际操作起来有些困难。
针对这个问题，可以将上级文件材料分成两个部分：
第一，在本职工作基础上形成的（但不是本单位直接形成的）文件材料，即针对本职工作行程的重要文件材料。如：上级对本单位的批复件，上级领导来本职单位指导工作的重要讲话材料等。这部分文件材料是工作中重要的原始的历史的记录，把他们按照实体分类法的要求归类，系统保管利用。
第二，针对本单位的一般性文件材料。这部分文件材料只是在较短时间内有查找、参考利用的价值，我们把这部分文件材料从铁路档案中拿出来，按照项目类别来组卷，单独一次排架。如：铁道部文件、国家发改委文件、交通运输部文件、组织部文件、省人民政府文件、省财政厅文件、省国土资源厅文件等等。因为这部分文件材料，不是本单位直接形成的只在一定时期内对铁路工作有一定的指导作用，可以作为定期保存。
把上级文件材料分来独立组卷，既不会给鉴定销毁带来麻烦，也不会给铁路档案的保管和利用带来不便，在一定程度上还保证了上级文件材料的系统性，因此是可行的。
（四）类目设置问题
行政综合中第21条“群众来信来访文件材料”和人事中第30项“人民来信来访材料”有互相包容的关系。首先，“群众来信来访材料”和“人民来信来访材料”之间的具体区别并不大，主要就是主体“群众”和“人民”的区别，在档案管理方面这个区别没有意义，难道“干部”反映的问题就不该归入行政综合当中吗？所以行政综合中第21条“群众来信来访文件材料”和人事中第30项“人民来信来访材料”这两项材料可合并为一类中。
（五）类目名称表述不科学
实体分类法中的一级类目“产品生产与科技开发”类，从其具体的归档范围中可以分析出它侧重于产品的生产，而铁路建设本身形成的文件材料很少体现这方面。因此此类二级类目的内容应当适当充实，一级类目的类名更改为“铁路建设项目”，这样就使得档案工作与铁路建设项目相适应，符合了铁路部门的实际情况。
（六）增设各级别类目的问题
第一，增设一级类目。实物档案是一种专门的档案，是档案体系中一个门类。它具有与纸质、声像档案相同的作用与特点。由于它有着生动的直观性和形意联想性特征，因而越来越被人们所接收。实物档案是铁路建设发展、研究及各项工作的历史记录，大部分单位对实体档案贯彻实行集中统一管理的原则，使之完整、准确、系统、安全和有效利用。实体档案作为表彰、奖励等活动的奖品，它具有政治意义、历史意义、纪念意义，从实物中能看到铁路建设走过的辉煌历程。将实物档案纳入实体分类法中，增设实物档案一级类目十分必要。
第二，增设二级类目。应该增设各铁路项目名称作为相应的二级类目。如：武黄城际、武冈城际等。
第三，增设三级类目。建议在各项目二级类目的基础上增加三级类目。如：批示、地方来文、上级批文等。
四、铁路档案管理分类法阐述
为了更好更科学的利用实体分类法完善铁路档案管理工作，笔者根据铁路档案特性编制铁路档案管理分类法。
（一）铁路档案的特性
铁路档案管理分类法的编制，必须建立在全面了解铁路档案特性的基础上。铁路档案有其自身的特性，我认为，主要是具有从属性、非全宗性和针对性。
1.从属性
铁路档案从属于档案类别，服从档案室统一管理，接受其对工作的指导。就铁路档案内容而言，铁路档案中一部分是高校档案的复制品，如党群、行政、财会、基本建设等。同时，铁路档案中每年又有一部分是要移交委档案室归档，如铁路的发展计划、年度工作总结、会议记录等。为了便于使用和铁路档案的系统化。单位下发的文件资料要留存，需移交给委档案室归档的档案资料，单位也应该复印留存，一方面是为了保持铁路档案的相对完整性，另一方面是为了方便检索利用。
2.针对性
铁路档案材料的收集，要密切围绕铁路工作需要进行。如上级所下发的文件中，只收录那些与铁路的工作需要来进行。如上级所下发的文件中，只收那些与铁路工作密切相关的文件、今后需要经常对照使用的政策性文件等，否则势必造成铁路档案内容的庞杂，针对性不强。因此，铁路档案一定要具有针对性。
（二）编制方案阐述
1.编制目的
为使铁路档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，达到加强铁路档案的科学管理，充分发挥铁路档案的作用，更好的为铁路建设服务，有必要结合高校档案实体分类法编制铁路档案实体分类法。
2.编制原则
铁路档案实体分类法的编制要具有思想性、科学性和实用性。
3.体系结构
本方案由编制说明和主表两部分组成。
编制说明是本方案的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号模式、标识符号等方面力求做到准确、简明、易懂、好记。
（1）一级类目的划分与标识
一级类目是铁路档案实体分类最高层位。根据铁路档案产生的领域范围，结合档案记述的内容性质，确定为7个一级类目，其名称、标识符号如下：
WJ文件—主要包括上级政府机关下发的与铁路工作密切相关的文件材料。
XZ行政—主要包括铁路行政管理工作中形成的文件材料。
DQ党群—主要包括铁路党支部、群众团体在工作中形成的文件材料。
RS人事—主要包括铁路人事管理工作中形成的文件材料。
JJ基本建设—主要包括项目基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
CH财会—主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
SX声像—主要包括铁路工作和活动中的照片、录音、摄像、光盘等材料。
一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如，“XZ”即“xing zheng”（行政）的简称。
（2）二级类目的划分与标识
二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质进行设置。二级类目的标识，采用“双位制”，如“综合”为“11”，其余二级类目依次为12、13—99，但10、20—等带“0”的数字不用。
本方案只设置到二级类目，以保证结构简洁、类目清晰、使用方便。
4.档号的编制
（1）档号
档号是存取档案的代号，排架的依据。必须反映铁路档案的分类体系和物理位置。
（2）档号编制的原则
应符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即档案不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不能随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。
（3）档号结构、模式和标识
①档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。年度号由4位阿拉伯数字组成。分类号是档号的主体，由一、二级类目代号组成，也可仅由一级类目组成。如，“铁路工作计划”的分类号，由一级类目组成“XZ”；由二级类目组成“XZ12”。案卷号是按所选择的分类号中最下位类顺序所给的编码。②档号的模式。方案规定为：年度号—分类号—案卷号。③档号的标识。采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。年度号、分类号、案卷号之间用连接符合“—”连结。如：2011年内容是“请示报告”的第1号卷的档案，可标为：2011—WJ14—1。
（4）档案的实体排架
方案规定的档号模式属分段开放型编号方法。在按档号排架时，既可按“类目—年代
”纵向排列，也可按“年代—类目”横向排列。
（三）主表编制方案
WJ文件：行政综合、工作计划、工作总结、请示报告、规章制度、工作职责、会议记录、工作事记、工作简报、年鉴、通讯录、其它
DQ党群：党群综合、党组织工作计划、党组织工作总结、党组织活动、会议记录、其它
RS人事：职称评聘、岗位考核、职工调动、其它
JJ基本建设：综合、按单项工程设置类目
CH财会：综合、会计报表、会计账簿、会计凭证、工资清册
SX声像：铁路工作活动中的照片、录音、录像、光盘资料入此。
五、结语
铁路档案是保存储备铁路建设信息的主要载体，是铁路档案信息资源的重要组成部分之一。它以原始性、真实性的特点，记载和反映了铁路建设过程和项目具体进展状况，在铁路建设事业发展中发挥着越来越重要的作用。
实体分类法的颁布和实施，对铁路档案管理工作的科学管理具有较大的借鉴意义，促进了整体业务的深化。它是一个方针性、指导性的文件，颁发的非常及时，对铁路档案工作的发展起到了极大作用。它以档案工作的法律、法规、规章为依据，把高校档案的历史、现状及发展前景结合起来，充分吸取我国高校档案工作数十年发展的经验教训，具有较强思想性、科学性、实用性。
实体分类法的问世并在铁路档案管理工作中贯彻执行，在一定程度上规范了铁路的档案工作，也使铁路的档案管理工作走入了科学化、现代化的轨道。随着铁路的发展和档案管理技术的日趋完善，为了提高铁路档案管理的效率，应根据实践来不断完善实体分类法，以达到铁路档案信息资源的合理有效利用。
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