摘要：现阶段，随着经济以及科学技术的不断发展，事业单位的文书档案管理工作已经办公自动化，以此提高了文书档案的管理效率。事业单位以前都是使用纸质文书档案进行归档，以备查询或者其他用途使用。但是纸质的不便于保存，同时也耗费了事业单位大量的人力去管理，不利于提高事业单位的工作效率。事业单位应当追随时代的脚步将办公自动化应用于文书档案管理的工作中，这样可以便于保存并且条理清晰，同时节省了人力，提高了事业单位的工作效率。本文从文书档案办公自动化的优势以及其应用进行了深刻的分析，以期能够为事业单位的文书档案的办公自动化应用提供参考性建议。
关键词：文书档案;办公;自动化;应用
以前事业单位的文书档案大部分都是依靠纸质版进行归档、管理，但是纸质版并不利于其保存，时代久远之后纸质的文件纸张磨损严重或者字迹因为年代久远而模糊不清，并且事业单位的文书档案管理人员需要倾注大量的人力以及精力去整理所有的文书，同时纸质版的文书档案需要占据较大的空间去存放，因此纸质的文书档案不利于保存。事业单位的文书档案管理人员应当借助现代化的办公自动化进行文书档案的管理，这样便于保存与查看，并且不占用办公场所的空间，同时也提高了事业单位的工作效率。本文从文书档案自动化的优势与其应用进行了深刻的分析，以及能够为事业单位文书档案的办公自动化应用提供参考性建议。
一、办公自动化应用在文书档案管理中的优点
办公自动化应用在文书档案管理中，同以往传统的档案管理不同之处在于，其更多的是将繁琐的手工劳动，通过信息化的手段加以简化和完善。通过计算机，文书档案将反馈成电子的资料和信息，通过自动发送、接收、存储等形式，全面化加速信息的传递。办公自动化应用到文书档案管理当中，其有非常大的作用，具体表现在许多方面。提高档案管理效率，传统的档案管理模式，一般是采用手工抄写档案的方法。然而，档案管理人员的失误或者是中间文字数据传递环节的误差，都会导致档案管理出现比较大的错误，效率不断降低。信息化的手段出现后，档案管理人员只要通过点击鼠标就可完成原来的档案抄写工作，大大降低了出错的可能性;利于文书档案的信息共享，原来的文书档案仅仅被存放于传统的库房之中，其有用的信息很能被共享到外界，被科研机构和社会大众所运用。而办公自动化工具在有效保管文书档案的同时，能够对文书档案中的数据进行系统的统计和分析。使得档案中的数据能够被很好地利用，大大缩短了档案信息的反馈时间;便于档案的搜索和提取，计算机只要输入相应的数据，通过模糊查询的方式能够快速提取想要的档案。
二、创新当前的档案管理方法
2.1加强对电子文件的管理
当档案管理的工作背景发生改变之后，管理方法调整工作也应落实，管理者可以调动更多样的技术资源来创新现有的档案管理手段，消除档案管控问题给当今档案馆的发展带去的阻碍。
必须认真分析新的社会经济形势给档案事业带来的新机遇、新挑战，全面认识工业化、信息化、城镇化、市场化、国际化深入发展的新情况、新任务下档案事业的特点和规律，找准自我发展定位。服务经济社会发展保存历史记忆是档案局（馆）的永恒主题，档案局（馆）是城市中经济、科技、教育和文化大区中的档案局（馆），其职能定位应着眼于“大”。第一要在档案资源体系建设上规模大，与区域经济、科技、文化大繁荣大发展的要求相适应，实现行政区划、事业企业、行业协会及新社会组织覆盖范围广，分层次指导、管理水平高;第二要在档案管理和利用的手段与方式上大手笔，充分利用区域科技优势创新和打造现代化的管理与利用模式，加强档案工作存储数字化、管理自动化、利用网络化研究与应用，加快档案管理利用数字化进程，将信息技术的应用有效渗透到档案管理工作各环节，实现精确高效管理;进一步研究加强对电子文件的管理，积极创建电子文件中心，推动档案工作由传统向现代的跨越。第三要在档案资料编研成果上成大“家”，把握丰厚的历史、人文、自然及现实资源，为提供服务社会、服务政府决策的编研利用搭建了宽广的舞台，要积极开发馆藏，编辑出版价值高、有品位的档案文化产品;归纳汇总区内高科技产品案例;举办有影响、高质量的档案展览、陈列，积极推动社会经济文化的发展和繁荣，发挥好爱国主义教育基地的作用。
2.2办公自动化系统到档案管理系统对接的可行性
由于办公自动化系统在运转的过程中会产生大量的电子文档，这些电子文档记录着高校发展、改革、不断进步的每一个重要脚印。而办公自动化系统与档案管理系统却彼此独立，互不兼容，办公自动化系统中的电子文档到了归档这一步，其原始性、规范性以及保密性不能够满足档案管理系统可直接进行归档的要求，导致大量电子文档的档案信息著录工作仍然是靠人工来完成，这种传统的人工著录方式极大地妨碍了高校的信息化建设。在这种背景下，在办公自动化系统与档案管理系统之间建立起有效的连接，能够解决两个系统彼此独立的“信息孤岛”现象，能够及时的、没有特殊时间限制的将办公自动化系统中的待归档电子文档传输给档案管理系统，实现对电子文档高效、科学、规范的记录和保存。减少工作人员的劳动强度，提高工作效率。因此做好办公自动化系统到档案管理系统的对接，是实现高校信息化建设的关键。目前，办公自动化系统与档案管理系统二者的关系主要分为两种，一种是在办公自动化系统中就已经包含档案管理的功能，也就是说，办公自动化系统与档案管理系统在形式上是统一的，办公自动化系统中的电子文档并不交由档案管理系统进行保存，依旧保存在办公自动化系统中，但这种模式对电子文档的统计、利用、编研等造成很大的不便，因此，这种对电子文档的管理方式有着非常大的局限性；另一种是两系统各自独立，这种模式是现在大多数单位所应用的。因为彼此独立的两个系统所采用的开发技术与系统架构往往是不相同的，系统之间没有统一的数据交换格式，因此两系统间的信息传输受到严重阻碍。对办公自动化系统到档案管理系统对接的可行性、整体业务需求、功能性需求以及非功能性需求进行了详细分析。
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2.3档案管理系统的业务流程
办公自动化系统中电子文档自动归档到档案管理系统的业务流程，首先转换系统获取办公自动化系统中待归档的电子文档的数据信息，将其解析并存储到数据库中做记录；然后转换系统将数据信息转换成 JSON 格式，与电子文档全文共同发送给档案管理系统，档案管理系统接收数据信息以及电子文档全文，将有效数据信息进行一一对应，并自动生成部分数据信息，自动生成的这部分数据信息，是指接收的数据信息中所缺少的，需要档案管理系统通过对接收的数据信息进行分类整合等处理后所生成的归档必须字段；还有少部分数据信息需要工作人员根据专业知识以及实际情况进行合理填写。字段对应情况详细说明如表 2 所示。最后档案管理系统操作人员对全部数据信息进行审核校验并查看相应的电子文档全文，实现电子文档数据信息及其全文的自动归档流程。
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办公自动化系统到档案管理系统的对接是一个单向的数据传递过程。根据某高校的实际情况，需要构建一个用于接收办公自动化系统中的数据信息的转换系统，实现数据转换以及将转换好的数据发送给档案管理系统。还需要在档案管理系统中构建电子文档归档功能模块，完成数据接收、审核检查、信息补充等功能。来实现两个系统的对接。转换系统的独立开发，增加了其移植性和维护性，也便于后续在相关领域的应用。
2.4档案管理系统归档功能分析
档案管理系统中的电子文档自动归档这一业务流程主要由档案管理系统业务人员和系统管理员来完成。档案管理系统业务人员主要负责对接收的数据信息进行审核检查以及信息补充，并查看相应的电子文档全文。系统管理员拥有系统的所有访问权限，可以使用全部模块，与业务人员不同的是，系统管理员可以对审核检查通过的电子文档进行最终归档，而系统业务人员没有最终归档这一权限，通过权限的划分，保证归档文档的科学性及正确性，提高系统安全性。图 3 为档案管理系统操作人员用例图。
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档案管理系统操作人员用例图以下为档案管理系统操作人员的具体功能需求描述。
（1）登录/退出：档案管理系统业务人员和系统管理员可以根据系统提供的账号和密码进行安全登录和退出操作，也可对自己的密码进行修改。（2）数据接收与数据解析：系统业务人员登录系统后打开“归档登记”界面，可以看到档案管理系统接收并且解析好的数据信息。（3）审核检查与信息补充：系统业务人员可对待归档的数据信息进行审核检查，包括责任者、分类号、档号、题名等。如果发现有个别信息不符合归档格式，或者缺少个别归档所必须的数据信息，系统业务人员可对其进行手工信息补充操作。（4）查看全文：档案管理系统业务人员可以查看每条数据信息所对应的电子文档全文，避免所归档的数据信息找不到相应的电子文档全文。（5）归档：系统管理员可对审核通过的电子文档数据信息及其全文进行最终归档，为后期档案的检索、借阅、编研统计等其它模块提供利用。
四、文书档案办公自动化的应用
4.1.文书档案办公自动化制度的建立与完善
事业单位依据科学技术的发展以及现实的办公需要，为了提高办公效率应当建立健全文书档案办公自动化的制度，让文书档案办公自动化代替之前文书档案的纸质文件的管理，这样可以减少人力物力，减少纸质文件占用的空间等，事业单位通过建立健全完善文书档案办公自动化制度来使文书档案管理更加便捷化，同时也是文书档案办公自动化应用的开端。
4.2.加强对于文书档案管理人员的培训，提高其综合素质
事业单位的文书档案人员管理水平、知识技能等参差不齐，在日常管理活动中，应当注重培养文书档案管理人员的综合素质，在实践中让文书档案管理人员学习日常生活中可能会应用到的办公软件或者办公自动化的技巧，让计算机讲师对文书档案管理人员进行培训，在培训中多讲解文书档案办公自动化管理方面的知识与技巧，让文书档案管理人员学习文书档案办公自动化管理的相关知识，以此提高文书档案管理人员办公自动化的整体水平，从而更快地提高文书档案管理人员的综合素质以及办事效率。
4.3.规划方向，统一管理
事业单位的领导或者文书管理人员应当针对文书档案办公自动化应用进行充分的讨论，在讨论中应当立足于事业单位的性质以及自身现实情况，为文书档案办公自动化的方向进行规划，决定单位中关于办公自动化的发展方向以及模式，从而使文书档案管理人员依据规划的方向进行日常文书档案的管理，并且在制定了规划方向之后便于事业单位进行统一管理，这样可以提高文书档案管理的效率，从而使事业单位更好的履行其职责。
4.4.事业单位对于涉密性文件的管理
事业单位在日常工作中涉及的保密性文件档案较多，事业单位对于涉密性文件应当进行严格管理。而事业单位可以借助文书档案办公自动化更好的进行涉密性文件的管理，文书档案管理人员在保存涉密性文件时应当在其电脑或者其他载体上设置较为复杂的密码以及密保问题进行保护，密码以及密码问题尽量让为数较少的档案管理人员知晓方可，方便管理人员进行管理或者查询，也可以通过加强其安全系统并且加强其防火墙来对于涉密性文件进一步的保护，这样可以有效避免其他人员盗取涉密文件信息，也可以方便文书档案管理人员进行有效管理。
结束语
事业单位以前的文书档案管理方式已经不完全适用于经济以及科学技术飞速发展的要求，纸质文书档案浪费了人力物力，占用了较大的办公空间。事业单位应当进行文书档案办公自动化的改革，根据实际情况将文书管理档案管理办公自动化。这样可以节省人力物力，提高工作效率，从而促进事业单位更好的履行其职责。本文从文书档案自动化的优势以及其应用进行了深刻的分析，以期能够为事業单位的文书档案的办公自动化应用提供参考性建议。
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