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浅谈档案的社会效益事业单位档案管理工作研究

发表时间：2020/3/3 来源：《电力设备》2019年第20期作者：行秀艳

[导读] 摘要：事业单位档案管理工作的职责就是真实的记录与反映当前的工作状态，在今后的工作当中起到借鉴作用，从而推动企业的发展与创新。

        (国网山西省电力公司浮山县供电公司山西临汾 042600)
        摘要：事业单位档案管理工作的职责就是真实的记录与反映当前的工作状态，在今后的工作当中起到借鉴作用，从而推动企业的发展与创新。随着我国信息化加深，不少信息技术以及电子技术在一定程度上提高了档案管理工作效率，那么对于怎样优化档案管理工作是当下事业单位需要关注的问题。本文主要分析了当前事业单位档案管理工作存在的不足之处并提出优化方案探讨。
        关键词：事业单位，档案管理，优化
        档案管理就是整理、收集以及保管档案信息，当前，档案管理工作是事业单位现代化管理的一部分内容，在很大程度上影响到工作效率。在工作当中，难免会有一些问题出现，导致在进行档案管理工作时存在管理缺陷以及管理方法陈旧等不足之处，给各工作的开展造成不便。本文主要对事业单位档案管理工作做出有关探讨。
        1 事业单位档案管理工作简介
        对单位经营活动的情况以及有关资料的记录与存档就是档案管理工作的主要内容，便于企业在需要时可以及时查阅。我国经济的快速发展，档案管理工作被更多人重视，事业单位对其也给予了高度关注。但是当前我国不少单位在工作过程当中没有对档案管理工作的重要性以及意义充分认识，加上不够重视该工作的发展，导致工作方法较为陈旧，那么就需要使其能够顺应时代信息化发展，一般事业单位档案优化的必要性包括下面几个方面：第一，对档案资源合理分配。在事业单位发展中，可通过网络科技的便利，使档案管理更加网络化以及数字化，并将信息合理管理以及科学配置，实现资源利用最大化，在档案管理当中应用电子信息档案，能够使用户更加快速地查询以及提取信息，或是远程操作，资源可以得到共享。第二，与时代发展相适应。在当前信息化的环境中，过去的档案管理形式也需要有所转变，那么事业单位的档案管理也需要朝着信息化发展，从而能够与时代发展需求相适应[1]。
        2 优化档案管理工作的意义
        随着我国经济进一步发展，事业单位也需要紧跟时代发展的脚步，当前新形势就要求事业单位不断创新管理思维以及手段。那么事业单位首先需要提升自身的管理能力以及水平，另外，在日常工作过程中，需要重视档案管理这项工作，档案管理包括有职工考核、人才招聘和记录单位活动等有关内容，另外还包括有档案鉴定、资料统计以及档案收集等基本工作。事业单位获得发展的关键途径就是做好档案管理工作。
        3 事业单位档案管理中的几点不足之处
        第一，缺乏健全的管理制度。当前应用的档案管理制度不够完善。在档案管理工作的开展过程当中，由于该管理制度存在缺陷，管理上较为混乱，有些事业单位常常忽视档案管理工作的重要性。没有深刻认识到《档案法》的相关要求，且没有针对性的制定与本单位相适应的管理制度，当前的制度明显存在管理力度不够的情况，管理人员没有根据有关要求进行保存与归档资料，在整理过程中，摆放不合理，致使档案管理工作缺乏统一化管理。这些都是导致档案管理工作不到位的问题。第二，信息化档案管理力度不足，且管理能力不强。随着计算机等技术的广泛应用，给人们的工作与生活带来较多的便捷，同时也在一定程度上提高了档案管理的效率以及优化了工作方式。但是我国一些事业单位仍没有在档案管理中使用信息化管理技术造成档案管理效率不高，同时也未使用有关单子文件监督，且缺乏信息化应用力度[2]。从事业档案管理工作而言，信息化水平不高的情况是由于其中的一系列问题，其中包括有下面几点，其一，信息化技术应用水平没有适应时代发展要求，在管理档案的过程中，应用了不少新的技术，这种包括有teamdoc文档管理软件以及edoc文档管理系统等，它们的文档管理能力都非常强，事业单位在应用这些的过程当中，仅仅把这些软件的基础位置进行了开发，其中包括有档案查找、档案储存信息登记等等，在系统里不少新的功能还没有被使用到，那么档案管理工作的优势就无法充分发挥出来，进而影响了其管理水平。第三，档案管理员水平普遍不高，缺乏专业的技术，当前我国不少事业单位没有较强的专业性于档案管理上，且管理员人的知识技能缺乏。

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还有一部分人员未经过专业培训，在没有专业知识的情况下进行工作，没有了解档案的重要性，也没有通过专业的手段开展档案收集、装订等工作，欠缺管理意识。另外，一些管理员还身兼别的工作，人员流动较大，不够稳定。这都会直接影响到档案管理工作的稳定性。
        4 事业单位档案管理优化手段
        4.1重视档案管理工作
        要想事业档案管理水平进一步提升，那么应重视档案管理工作，领导人员需要认识到档案管理工作的重要性，采取科学可行的方式，择优选择人才并开展工作，从而使档案管理工作能够正常进行。管理者需要给予档案管理工作高度关注，并支持该工作的开展，关心档案管理人员，调动它们工作积极性以及热情，从而给档案管理工作的开展提供较好的环境。另外，事业单位可按照自身单位的特点，针对性地设置考核机制于档案管理人员，让它们能够意识到档案管理的重点，按照国家档案管理的多种标准体系执行，并将规章落到实处，再实行规范化以及标准化管理。
        4.2加强档案信息化
        事业单位需要将档案管理工作信息化发展，那么就需要促进档案网络化以及数字化发展，借助计算机以及网络丰富资源，把纸质的档案资源逐步转变为电子化档案资源，推动档案管理信息化发展。同时也可通过先进且科学的管理软件，将电子文件进行整理，使档案管理能够一体化。另外，信息化管理当前的重点内容就是通过计算机等设备，实现事业单位的档案资源共享，或者是通过互联网实现档案资源的控制，从而使档案管理信息化发展[3]。
        4.3将档案管理制度完善
        想要建立健全事业单位档案管理制度，需要将下面几个方面做好：第一，根据事业单位档案管理制度严格执行，把制约员工以及领导的双向约束性发挥出来，由于领导行为直接挂钩档案管理制度的正常实施。档案管理的实施者为员工。第二，事业单位需要保持档案管理的严肃性以及科学性，体现出档案管理制度的指导性以及规范性。第三，在设置规章制度的过程中，需要体现出自身单位的特点，并符合档案管理工作的开展，展现出合理性以及科学性。
        4.4强化人员培训
        档案管理人员在进行工作的过程中，应结合本单位的发展情况，将现代优化档案的管理手段与以往档案管理方式相联系，对人员的专业素质以及业务素质进一步加强另外事业单位需要建立合理的反馈机制，听取档案管理人员的合理建议，并提高它们工作的积极性以及创造性。推动档案管理工作的开展，并提升质量。档案管理工作中如果使用轮岗管理的形式，使档案管理人员能够充分认识到各个岗位的内容以及职责，并了解自身管理职责，实施科学合理的管理方案，从而使档案管理工作的科学性以及有效性提升[4]。
        5 结语
        事业单位的档案管理工作是系统且复杂的一项工作，有一定的专业性且内容较丰富，而从当前我国档案管理现状而言，仍有许多不足之处存在，给事业单位的正常发展造成一定影响，那么事业单位首先需要结合本单位的特点，给予档案管理工作高度关注，使该工作向信息化发展，并不断使档案管理制度更加完善，对人员加强培训，从而合理保管以及使用档案资料，进一步优化档案管理工作，使其能够标准化发展，推动各项工作顺利开展，并促进事业单位良好发展。
        参考文献：
        [1]罗幼明.浅析事业单位档案的数字化管理［J］.才智，2014，（03）：37-38.
        [2]吴清越.事业单位档案管理存在的问题与改进对策［J］.广西农学报，2014，
        [3]孙强.事业单位档案管理工作的优化路径探索[J].现代国企研究,2016(22):98.
        [4]王丽苹.针对我国事业单位管理职能之档案管理工作的优化路径[J].科技资讯,2014,12(35):210.