吴耀新
广东惠清高速公路有限公司 广东省广州市510000
摘要：目前，在大数据的背景下，电子档案已经成为一种发展趋势。但是在近几年内,传统档案仍然具有不可替代的作用。在现有条件下,坚持电子档案与传统档案共存才是档案管理部门现今的发展方针。同时，高速公路电子档案目前在电子签名、数据保护等方面技术已日渐成熟。相信在此发展下，电子档案的加入必定会促进人们对档案的深层次挖掘和远距离获取，为经济社会带来巨大收益。
关键词：高速公路；建设项目；电子文件归档；电子档案管理
引言
档案工作是施工企业发展不可或缺的一项基础性、支撑性工作，随着社会发展、科技进步，档案工作正在经受前所未有的考验与挑战。档案信息化工作如何开展、档案工作如何满足企业发展需要，是当前迫切需要解决的问题。本文从档案管理信息化建设的必要性、弊端、建设思路等方面，对大数据背景下施工企业档案管理信息化建设进行探析。
1电子档案管理工作的重要意义
就电子档案管理工作进行分析，档案所包含内容诸多，其中，主要以企业信息、人力资源信息为主，传统档案管理多为纸质资料，大量的纸质资料极易产生丢失与破损现象，一旦出现此类问题，极易影响企业稳定运行，不利于企业人力资源管理工作开展。要想强化档案管理工作，提升档案管理效率与质量，在档案管理过程中应结合大数据技术，将各类信息汇集为电子档案，进而做好档案管理工作，借助大数据技术做好档案信息的管理与保存工作。就目前档案管理工作进行分析，大部分档案多以电子形式存在。将各类档案聚集在一起，有利于做好档案管理工作。电子档案管理模式有利有弊，优势为档案保存效率、应用效率得到提升，而劣势则为网络环境复杂，如管控不当，或是电子档案管理平台受到攻击，都会增加企业或是个人信息泄露风险，不利于维护档案安全性，难以保证大众信息私密性，不利于维护现代社会发展与进步。因此，在新形势的档案管理工作中，应选择适合的管理方式，充分发挥电子档案管理作用，提升档案管理质量
2高速公路建设项目电子文件归档及电子档案管理现状
2.1管理制度缺失
电子档案与纸质档案的特点不同，目前公路工程电子档案管理制度缺失，而纸质档案的相关管理制度又不能适用于电子文件归档和档案管理中，导致目前电子档案管理没有统一的标准，给公路工程后续工作带来不便，大部分工程最终还是落地于纸质档案，没能充分利用现代信息技术。
2..2电子档案管理系统和标准的不统一性
当前，随着大数据技术的发展，各部门电子档案管理已经发展成为一种趋势。但是在电子档案管理过程中存在电子档案管理建设标准不统一的问题，使得电子档案系统和资源难以兼容和共享。表现在企业和高速公路企业之间，电子政务系统和办公系统不统一，两个系统之间的电子资源难以衔接，使得电子档案在管理过程中总体规划非常不利，影响了电子档案的共享和快速发展，可能会对档案管理工作造成制约。另外，在建设和共享过程中，由于存在的兼容性不佳问题可能造成投资资金被浪费，也容易导致系统安全风险的出现。
2.3档案理念滞后
大部分公路工程电子档案管理停留于表面，只是简单地将纸质档案完成扫描等操作后进行电子归档，实际上并没有真正实现电子档案管理。一些公路工程相关人员只注重表面功夫，没有充分利用手中的数据资源以及现代信息技术。而真正意义上的电子档案应该是以电子文件的形式存储，同时有大量元数据和结构化数据，具有存储、检索、抽取、分析方便等特点，在大数据和云计算环境下有很高的利用价值。
目前公路工程缺乏对档案数据的研究导致档案资源浪费，不能很好地服务于公路工程。
3高速公路建设项目电子档案信息化管理建设的措施
3.1建立管理制度与管理标准
在高速公路企业档案工作开展的过程中，新型档案载体的利用率也在不断提高，档案管理人员也开始利用现代化的信息技术来开展管理工作，以此来实现档案信息的规范化与标准化。在实践当中发现，档案系统的建设质量关系到信息的质量，因此在纸质档案与电子档案融合发展的过程中需要为档案数据和档案信息设定标准的格式，同时提高各项业务管理的标准化水平。一方面，要在档案管理部门设立统一的标准和规则；另一方面，还需要针对数据库系统建立起相应的标准，促进档案信息格式与载体的有效转化，使各项智能化的设备能够更好地发挥作用。最后，在两种档案管理模式融合发展的过程中，还需要针对新型的档案管理工作制定制度与法律，对电子档案管理模式提出要求，在增强档案信息真实性的同时也可以确立电子档案的法律地位。
3.2加强档案安全管理
首先，要加强电子档案管理软件的选择和应用，优先选择那些稳定性较强、安全性较强的档案管理软件；采用专家评估的形式，对电子档案管理软件安全性进行评估，找出管理过程中可能存在的各种隐患；同时，在软件使用过程中加强技术侦测，相关技术人员定期对电子档案系统安全性问题进行检测和保护，以防止犯罪分子侵入电子档案系统；另外，作为电子档案利用的用户，要及时反映电子档案管理过程中可能存在的各种漏洞，以便于软件的升级和开发。作为软件的开发者、维护者，也要对相关的电子商务数据资源进行保密工作，既能保护用户的隐私，又能更好地保护档案平台的访问安全和档案信息资源的整合与共享。档案网络保护是档案工作的主要内容，具有极其重要的意义
3.3加强服务利用功能
高速公路电子档案管理系统中服务利用功能包括查询、借阅、打印与日志管理等工作。其中，查询功能模块应具有对档案数据进行多途径检索、查询的功能，包括借阅管理等辅助功能，例如设置题名、时间、关键词等检索项。其次，借阅工作包括对利用者以及利用的目的、时间、内容、证明等信息的线上登记、统计以及档案催退、续借、退还等功能。打印工作是电子档案服务利用的窗口，是服务用户、利用档案的重要渠道之一。要求与查询工作相联系，能对查询到的结果进行转存、打印和选择输出。
3.4注重相互之间的信息共享
信息化技术是各单位、各部门之间连通的重要桥梁，是实现相互交流与沟通的重要纽带。基于信息化技术的运行，各部门之间应当依托数据信息库，注重相互之间的信息共享，通过沟通与交流相互学习，科学调整、完善自身区域性工作方式；注重运用信息量丰富的网络资源，完善档案管理的信息化内容，合理开展档案数据库建设工作。
结束语
在大数据背景下，施工企业建设档案信息化管理平台迫在眉睫。除了提高常规的档案管理工作效率之外，围绕信息化档案管理模式，企业还可提高内部控制管理工作的质量，从而使企业全面进步。但“信息化”面临的风险在于，开放平台不可能“万无一失”，数据存储、信息传递的过程均面临风险。因此，系统性强化信息化档案平台的管理水平，保障信息安全，是施工企业在档案管理方面需要重点考虑的新课题。
参考文献
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