试论如何推行档案工作的规范化和标准化
梁慧
广西柳钢物流有限责任公司 广西柳州市 545002
摘要：档案管理工作能否有序地开展，对于企业发展、社会经济稳定，都有着非常重要的作用。只有不断地提升档案管理水平，才能够确保实现顺利、稳定的发展。因此，为了提升档案管理工作的实际效率和质量，当前需要对实际工作中存在的问题进行分析和研究，通过制定出针对性的问题解决策略，确保档案管理水平能够实现提升，更好地适应新时期背景下工作需求。基于此，以下对如何推行档案工作的规范化和标准化进行了探讨，以供参考。
关键词：档案工作；规范化；标准化
引言
进入新的发展阶段，企业档案管理工作也要紧跟时代发展的脚步，树立起发展和创新意识，不断突破旧模式的束缚，针对工作中出现的问题，探索和寻找新的管理模式和管理方法，提升企业的信息化水平，有效提升档案管理工作的能力和水平。
1档案管理工作的重要性
档案管理工作一般有两个较为重要的作用，其中一个作用是可以作为考察的依据，因为档案的记录更加客观，是真凭实据，更容易让人信服。另一个作用是可以作为事件的参考，因为档案往往是记录下真实发生的事件，是真实存在的，档案中往往还存在一些所发生事件的依据，如签名、手稿、照片等。这些都属于重要依据，当发生某些事情时，它们全都是重要的参考物。
2档案管理存在问题
2.1管理制度建设有待加强和完善
不管何种工作内容，要想顺利进行和开展，都离不开规章制度约束，并加以规范。同样的，在企业的档案管理工作中，也需要一定的管理制度来进行规范。从企业的实践开展来看，档案管理工作都要遵循企业建设的规律及验收标准开展，但是在管理制度的建设方面，还存在一定的漏洞，不能对档案管理行为进行有效的约束和规范，很多宝贵的档案资料未能归档或遗失，或者管理混乱的，很大程度上影响了档案管理工作的质量，未能全面反映企业经营管理的全貌，对档案利用和企业后续建设与发展也造成了不利影响。
2.2基础投入欠缺
档案管理工作想要有效地开展，不仅需要对人员的专业能力、素质等进行要求，同时也要及时地对基础设施进行完善，这就需要将一部分的建设资金投入到档案管理中。而实际上，很少有企业能够真正对档案管理工作的硬件、软件设施给予重视，不仅无法及时地为档案部门配备对应的电子设备，提升工作的效率，同时在人员培训方面也没有给予充分重视。同时，由于一些档案管理人员在信息技术水平方面存在一定的不足，无法熟练地操作各种软件以及电脑设备，这也是影响档案管理实现积极发展的一个重要因素。
2.3项目档案管理工作人员的专业素质有待提高
在企业的经营管理过程中，一些单位不重视档案管理工作，甚至缺少专门的档案管理部门，有的工程建设项目单位的档案管理人员素质有限，不能高效地完成档案管理工作，导致很多档案资料的管理带有较大随意性，严重影响了档案管理工作的效率和质量。另外，很多档案管理工作并未设立专职人员，而是常由其他职能人员兼职或临时人员暂代管理，专业的档案管理知识和能力的缺乏使档案管理工作漏洞百出，不仅对项目工程档案管理工作质量带来不良影响，而且，对项目档案管理工作的价值体现也是不利的。
3推行档案工作的规范化和标准化
3.1增加投入成本，加强基础建设
在新时代的背景下，当前档案管理工作对于信息技术、计算设备以及网络环境具备比较强的依赖性，通过合理有效地引进全新设备和软件技术，能够确保工作更加高效地开展。
这种全新的工作方式不仅能够减轻工作人员的工作负担，同时也能够减少在档案管理工作中的人工成本投入，为企业节约更多的运行成本。因此，针对企业档案管理工作来说，需要加强在各种基础设施方面的建设工作，增加在信息化工作环境方面的成本投入情况，并且积极地开展人才建设工作，保证档案管理工作的质量和效率。企业需要适当地对负责档案管理工作的人员薪资情况，按照国家的要求进行调整，通过给予一些福利的形式，将更多的人才留在档案工作中。
3.2明确管理体系，做好组织落实
领导必须要重视档案管理工作，正确认识其对运行管理的作用。实际工作中，选派责任心强、能力高且做事严谨的员工，这是因为档案管理工作难度比较小，但必须要认真严谨不能有任何纰漏。所以，做事不认真、不重视细节的员工无法胜任该工作。此外，还要严格制定管理制度，全面落实档案管理工作职责，以此增强员工工作责任心，以防遇到问题相互推诿。上级部门考核工作时，要加强档案管理工作考核，以此提升下级部门工作责任心与使命感。
3.3推动档案信息化建设，配备专业化档案管理硬件设施
在企业档案管理信息化建设中要注重发挥技术、人才与设备的作用，对各类档案资料集中收集，提高档案管理的效率，做好档案资料分类存储，建立完善的档案信息共享机制；要对多项档案信息进行有效整合，并对档案资源应用、整合情况集中分析，将档案信息有效转化为知识型应用材料，强化档案信息资源整合效果；要注重拓展档案管理空间，设定专业化的管理部门，提高管理成效。此外，还要补充足够的档案管理应用工具，比如文件框、文件袋、文件夹等，配置专业化的电脑设施等，有效适应新时期社会发展要求，保障档案管理工作规范化开展。
3.4如何开展数字化管理档案
随着社会的不断发展，采用数字化管理模式管理档案是有必要的，不但带来了便捷，也提升了工作效率。数字化管理档案中最重要的是对文书进行处理，档案工作中最基础的部分就是文书工作。因此，文书工作直接决定了一个档案的好坏程度，对于文书的处理工作也影响着档案管理工作的效率。在这样一个大数据时代，面对大量的信息，只有学习计算机技术才能有条不紊的处理好这一切，使用计算机对文书进行记录会更加方便，在电脑上即可对它们进行分类，简单快速、简洁明了，减少了许多不必要的繁琐工作，节省了大量工作时间，还可以进行数字化的传阅、修改，大大增加了办公效率。
3.5确保档案信息安全，完善档案存放环境
要认识到机密档案泄露的重要危害，对档案的保密性进行有效控制。要定期对档案管理人员展开保密常识培训，促使其在工作中提高档案安全管理意识，坚守职业道德，不随意与外部人员讨论档案内容。要对档案资料规范化保存，对各类档案规范化分类，实施安全保密分级保存，设定较为完善的机密泄露以及档案泄露惩处措施，从机制制度上降低档案资料泄露几率，保障档案管理水平与档案服务质量全面提升，实现企业全面发展。
结束语
新时期随着科技水平的提高，基于电子文件的信息化档案管理模式逐渐发展，其记录内容更加丰富且信息量更大，规范化与标准化程度更高，弥补了传统档案文字材料或依靠其他方式储存记录的不足。当前，档案管理方式与社会发展表现出了一定的不适应性，因而必须要全面提高档案管理规范化与标准化。档案部门要正确认识档案管理工作的作用，端正工作态度，不断提高工作水平，科学制定档案管理模式，全面保障档案管理工作效率与质量。
参考文献：
[1]刘虹.新时期档案管理工作规范化的新途径探究[J].传媒论坛，2020，3（24）：113-114.
[2]卜鹤.企业档案管理工作规范化路径探讨[J].档案与建设，2020（09）：56-57.
[3]张桂英.如何推行档案管理工作规范化、标准化[J].办公室业务，2018（04）：143.
[4]李海楠.推行档案工作规范化与标准化的具体措施[J].黑龙江史志，2017（07）：101.
[5]张磊.探究如何推行档案工作规范化与标准化[J].黑龙江史志，2017（21）：234.