优化矩阵式管理模型，推进来华留学生校院两级管理体制改革--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

优化矩阵式管理模型，推进来华留学生校院两级管理体制改革

发表时间：2021/4/19 来源：《教学与研究》2021年3月上作者：徐扬张剑

[导读] 当前高校来华留学生管理一般具有跨职能部门、跨学历层次、跨学生类别等特征，与校内其他传统行政机构垂直管理职能划分维度不同，在实际工作中形成矩阵式的管理结构。而现有矩阵式管理模型存在多头领导，易产生沟通成本上升、职能边界不清等问题，使校院两级管理交叉复杂度更高，导致整体管理成本上升。

上海财经大学国际文化交流学院徐扬张剑

        当前高校来华留学生管理一般具有跨职能部门、跨学历层次、跨学生类别等特征，与校内其他传统行政机构垂直管理职能划分维度不同，在实际工作中形成矩阵式的管理结构。而现有矩阵式管理模型存在多头领导，易产生沟通成本上升、职能边界不清等问题，使校院两级管理交叉复杂度更高，导致整体管理成本上升。本文旨在基于高校校院两级管理体系的发展目标，通过分析现有来华留学生管理的矩阵式模型，提供可行的优化建议，推进来华留学生两级管理体制改革。
        一、校院两级管理体系下，来华留学生矩阵式管理模型现状
        高校来华留学生管理的职能划分与传统行政机构职能划分维度不同，校级行政职能部门多以各自实际职能进行划分，业务管理范围一般不重叠，业务边界较清晰。留学生管理并非以单一行政职能纵向划分，而是以学生国籍、学生类型等维度进行横向划分，包含教学管理、学生管理、外事管理等各项职能，与各行政职能部门存在交叉重叠部分，现实中形成矩阵式的管理结构。如图1所示，交叉阴影部分为来华留学生管理横向维度与垂直维度的各行政机构管理范围重叠部分。

同时，结合高校校院两级管理体系，图1所示矩阵模型加入院系层级，又可形成来华留学生管理立体矩阵模型如图2所示。

        以组织结构视角而言，由于来华留学生管理的立体矩阵式特性，比对中国学生管理较为清晰的垂直体系，各高校来华留学生管理部门主体及管理形式并不完全一致，通过调研国内部分高校的来华留学生管理主体情况，结合矩阵式管理弱矩阵、平衡型矩阵、强矩阵的特点一般可分为以下三类：
        (一)以上海财经大学、大连理工大学为代表的以学院为主体的管办结合模式。此类高校一般以某一学院作为留学生管理主体部门，承担招生、外事、学生管理、教学管理等职能。在立体矩阵模型中，以学院作为主体的横向管理居于纵向管理的底端，相对组织层级及管理权限较低，实际趋近于弱矩阵式管理。
        (二)以北京大学、清华大学、复旦大学为代表的职能部门管理模式。此类高校一般以正处级或副处级留学生办公室作为学校职能部门承担留学生管理和服务职能。在立体矩阵模型中，以专门职能部门作为主体的横向管理居于纵向管理的中间，与其他职能部门平级，组织层级及管理权限较平衡，实际趋近于平衡型矩阵式管理。
        (三)以厦门大学为代表的完全趋同化管理模式。此类高校一般不专设留学生管理机构统筹管理，各项留学生管理事务由各职能部门与中国学生完全趋同管理。由于不设置管理主体，此类模式的横向管理一般居于纵向管理的顶层，即以校级专项工作领导小组或议事组织直接协调管理，组织层级及管理权限较高，实际趋近于强矩阵式管理。
        来华留学生多国籍、多类别的特点对于管理主体的跨文化、多语言等要求较高，因此客观增加了留学生群体的整体管理及服务成本，综合三类来华留学生矩阵式管理代表性高校的特征，一般留学生数量规模适中、优势学科较为集中的高校易形成偏弱矩阵式管理；留学生数量规模较大、综合性学科发展较为均衡的高校易形成偏强矩阵式管理；高校垂直国际化及趋同化发展水平越高，越趋向于形成强矩阵式管理。
        二、校院两级管理体系下，现有来华留学生矩阵式管理模型优缺点
        现有的来华留学生矩阵式管理模型基于矩阵式管理的特征，提供了两级管理体系下更为灵活的来华留学生管理组织结构，提升了包括人财物在内的各项管理资源的共享利用效益，形成了较为有效可行的管理模式。然而，矩阵式管理模型因多头领导、交叉权责的问题导致沟通成本高、决策效率低，特别是偏弱的矩阵式管理模式的管理主体垂直层级较低，不利于各项工作的协调推进，亟需更明确的交叉权责界定、高效的协调平台及协调方式；其次，现有矩阵式管理模型缺乏有效的差异化评价体系，由于交叉立体的矩阵式结构复杂度高，亟需合理有效的评价体系监管引导；最后，基于管理成本及各类客观因素形成的偏弱矩阵式管理虽然具有较高的资源自由度，但受限于较低的垂直管理权限，不利于来华留学生两级管理体制推进、整体趋同化发展及高校国际化战略目标的实现。现有来华留学生矩阵式管理模型亟需进行分类优化，提高沟通、决策效率，提升管理能效从而有效帮助推进高校来华留学生两级管理工作发展。
        三、校院两级管理体系下，现有来华留学生矩阵式管理模型优化建议
        （一）优化组织结构，强化校级留学生工作小组权责，明确来华留学生管理主体属性。对于偏弱矩阵式管理，通过强化顶层校级留学生工作小组权责，提供较高层级的工作协调平台，降低沟通成本，以顶层决策形式，解决平级多头领导问题，提高管理效能。同时，通过明确管理主体的属性，突出管理职能，由弱矩阵式管理逐步向平衡型矩阵式管理转换。以大连理工大学为例，其在学院主体外明确了留学生办公室的管理职能，既保留了以学院为主体的成本自由度，又提升了其职能管理主体的垂直管理层级，更趋近于弱矩阵式管理与平衡型矩阵式管理过渡的一种形式。
        （二）厘清交叉管理边界，加强来华留学生工作目标管理。逐步确立来华留学生管理矩阵管理模型中横向以目标管理为主，纵向以过程管理为主的形式。留学生管理主体部门面向目标，主要负责协调、控制、监督等角色，通过合理分离交叉管理内容组成，并与各职能部门协调交叉管理边界，提高整体来华留学生工作效率。
        （三）加强来华留学生管理信息化发展，提供有效协调、决策支持平台。通过信息化平台权限管理进一步界定明确交叉权责，并根据各维度留学生数据信息提供管理决策依据，有效解决矩阵式模型沟通成本高、决策效率低等问题。同时信息化发展有助于管理层级扁平化，通过优化工作流程，避免分级管理过渡传递产生三级、四级管理最终将权责传递给个人，丧失组织职能的情况。
        （四）建立完善的差异化评价体系，以评促进，推进趋同化管理及来华留学生两级管理体制发展。基于现有来华留学质量评估体系建立完善的差异化评价体系可以合理引导交叉职能部门与院系来华留学生工作，有效降低矩阵式管理模型复杂度影响，并作为两级管理均衡发展的重要约束条件。高质量的评价体系有利于精准监督，以评促进，从而加速推进高校来华留学生趋同化管理及两级管理体制发展。