赵文山
临沂市城乡规划编制研究中心 山东 临沂 276000
摘要：在社会经济发展的过程中，很多领域对信息技术都进行了广泛应用，这同时也离不开互联网信息平台的搭建。事业单位中办公系统与智能档案管理的深度融合可以帮助其进一步实现电子化办公及自动化管理，同时为其技术革新创造有利条件。很多事业单位在实现自动化办公的过程中存在很多亟待解决的问题，如办公软件不够统一、管理制度不全面等，这需要事业单位对各部门及岗位实施规范化管理，同时提高办公系统及智能档案管理融合过程中的安全意识，从而进一步推进事业单位的现代化、智能化建设。
关键词：事业单位；办公系统；智能档案；管理；融合
市场经济不断发生变化，在快速发展的洪流中事业单位需要不断进行改革创新，以便让自身可以拥有更强的实力满足现代化发展要求。在事业单位的发展过程中档案管理有着重要作用，其可以对事业单位的工作及各项经营活动的轨迹进行详细记录，同时还能为工作人员的日常工作提供重要的参考信息和数据。为了让事业单位的整体能力得到提升，将办公系统和智能档案管理进行深度融合必不可少。
1.事业单位办公系统与智能档案管理结合过程中存在的问题
1.1办公软硬件的使用存在差异
部分事业单位在信息化及自动化应用方面已经取得显著成效，但是在办公系统及智能档案管理方面，工作的种类和内容存在一定差异。虽然部分事业单位的内部部门基本都有对服务器及计算机的广泛应用，但是所使用的设备功能及型号不同，在管理规范和标准方面很难做到统一。为了加强事业单位办公系统与智能档案管理的深度融合，提高对办公设备的重视，强化办公系统及智能档案管理使用设备的统一性，方便实际运行中的管理。
1.2 管理制度构建不够统一
事业单位的办公系统和智能档案管理等方面存在很大的差异性，站在办公系统工作性质的角度展开分析，会发现其具有很强的公开性，针对智能档案管理，其主要的特点是保密性，工作性质上的差异导致相关的管理制度存在不同，在二者实际的各项工作开展中，通过对操作流程及规范标准的比较，可以看出明显的差异性。所以管理制度的影响对办公系统及智能档案管理的融合来说，具有较大影响。
1.3对安全级别缺乏基础意识
由于事业单位办公系统与智能档案管理之间的差异性在工作性质方面有十分显著的体现，对信息安全级别存在一定影响，在各项工作实际的开展过程中，做好电子档案的安全防护是重要的注意事项，但是很多事业单位内部的办公系统具有较低的安全级别，反之智能档案管理却具备较强的安全性，所以二者存在较大差异和区别。在事业单位中，办公系统和智能档案管理之间存在不对等关系，对二者的有力结合来说，是一种阻碍。
1.4人才专业培养方向不一致
事业单位在开展办公系统与智能档案管理融合的相关工作时，需要引进高端人才，同时因为二者在工作内容及类型方面具有较大的不同，各岗位工作人员的专业能力及综合素质存在一定差异，为了减小这种不同带来的影响，需要工作人员对自身技术水平不断进行提升。很多事业单位中，办公系统及智能化档案管理方面的人才两极分化比较严重，所以在融合过程中，出现比较大的人才缺口。
2.加强事业单位办公系统与智能档案管理深度融合的有效措施
2.1做好办公软硬件使用方面的整合
新时期的发展背景下，很多事业单位对自身的办公系统不断进行完善，同时加强对智能档案管理系统升级的重视。所以为了使办公系统和智能档案管理的融合得到有效强化，需要加强基础设施建设，事业单位的基础设施包括计算机设备及服务器等，是保证各项工作顺利开展的基础技术支撑，同时也是加强融合工作的基本条件。在对基础设施进行完善和升级时，事业单位需要将相关管理制度进行统一，建立有效的沟通交流平台，全面保证重要的信息数据在传输的过程中具有较强的安全性。事业单位还应该加强自身软件与硬件的整合，通过配合升级提高自身技术能力。
2.2建立完善且统一的管理制度
事业单位想要加强办公系统与智能档案管理的深度融合，做好资源信息整合是基础工作。事业单位内部的办公系统具有较强的公开性，但是相反智能档案管理具有很强的保密性，为了使二者可以更好地进行融合，事业单位需要明确自身定位，结合自身实际情况，建立完善的管理制度，使各项工作的开展更加规范化，同时让各项操作流程可以保持高度统一。
2.3 提高事业单位的安全意识
对事业单位各项工作的开展来说，信息的安全性有着重要影响，可以为其引导正确的决策方向，事业单位中与智能档案管理相关的保密规定比较多，保密工作的具体体现在纸质档案的管理当中。但是纸质档案在管理过程中存在很多问题，首先，对保存环境要求比较高，需要安排专门的工作人员做好日常整理和打扫，做好防尘、防火及防水工作，且纸质档案在借用的过程中，避免不了会因为人为因素出现损坏和丢失等问题。为了将事业单位的保密政策深度落实，很多事业单位都将重要的档案进行电子化管理，不仅提高档案查询使用的效率，还在一定程度上保证了档案的完整性和安全性。
2.4 打造复合型人才队伍
人才是事业单位保持稳定发展的基础力量，同时在办公系统与智能档案管理的融合过程中，需要综合素质比较高的人才发挥作用。尤其是在互联网时代的背景下，很多工作人员虽然资历比较深，但是由于受传统思想观念及专业能力的束缚，部分工作人员对新鲜事物的接受能力比较弱，且在实际工作中缺少继续学习的精神，导致各部门工作始终停滞不前。为了加强对现代化信息技术及设备的应用，事业单位应该定期组织现有工作人员做好培训，同时制定较严格的招聘标准，对应聘人员的学历、专业及工作经验等提出较高要求，打造一支综合能力比较强的复合型人才队伍。通过采取以上措施，不仅可以让事业单位的办公系统与智能档案管理进行深度融合，还能提高整体的工作效率和质量。
结语：大数据时代的到来让各领域发生巨大变化，为了满足现代化发展中的新需求，事业单位应该加强内部信息化档案管理工作的改革创新，同时在实际工作当中不断推进办公系统与智能档案管理的有机结合。另外需要建立完善的、统一的管理制度，并监督相关工作人员全面落实，事业单位可以充分利用信息技术搭建数据共享平台，增强各部门间的沟通与交流，将纸质化档案逐渐转为电子化管理，在提高信息交流效率的同时加强其安全性。
参考文献：
[1]赵磊.事业单位办公系统与智能档案管理的整合研究[J].现代企业文化,2017, (18):86.
[2]王攀.事业单位办公系统与智能档案管理的整合研究[J].办公室业务,2017(2):56-58.