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R公司电商平台采购模式探索

发表时间：2020/9/29 来源：《基层建设》2020年第17期作者：欧阳敏蔡希晨刘旭东

[导读] 摘要：随着电子商务的快速发展和普及，电子商务的采购模式已成为时代趋势。

        中车株洲电机有限公司湖南株洲 412001
        摘要：随着电子商务的快速发展和普及，电子商务的采购模式已成为时代趋势。全球500强企业中有85%已实现采购网络化，电商平台通过科技驱动，将电商、信息技术、供应链、金融等方面长期积累的优势，与企业运营管理上的丰富经验融合，打造成灵活、可定制的智能采购解决方案，服务于企业多场景的采购管理需求。
        关键词：电商平台；办公用品；成本管控；信息化
        一、R公司办公用品采购模式的问题及现状
        1.传统采购模式的问题
        传统采购模式的问题主要表现在以下几个方面：
        （1）经验型采购。传统的采购管理模式决策上主观性比较强，在物资采购中经常存在凭经验和事后分析进行物资采购和管理的现象，制约了成本的降低和物资管理水平的提高。
        （2）透明度不够、决策信息量不足。传统物资采购主要通过询比价、招标、谈判等商务运作，采购方为能从多个参与竞争供应商中选择最佳供方，可能会保留私有信息，而供应商为在竞争中获胜，赢得市场份额，也会隐藏自己的信息，导致采购、供应双方均得不到有效信息沟通，不够透明，有时甚至可供应厂商达不到货比三家的需要，导致采购决策所依据的信息量不足。
        （3）对多品种、小批量、多元化的支持力度不够，商品挑选可视化差。受限于供应商的能力和对价格的要求，往往要求公司内各部门统一需求标准，无法满足大家多品种、小批量、多元化的和可视化挑选办公用品的需求。
        2.供应链采购模式的特点及现状
        供应链管理是一种现代的、集成的管理思维和方法，是利用计算机网络技术全面规划供应链中的物流、信息流、资金流等，实行计划、组织、协调与控制。供应链环境下采购管理的核心内容是实现准时制控制，即做到数量、时间、地点、价格和来源的五个准确。
        在供应链管理理念的支撑下，R公司探索办公用品电商平台采购，通过推广和实施精准制采购，可有效利用社会库存，降低企业库存，甚至可实现企业部门物资零库存的目标，提高采购工作效率，降低库存资金风险，而且可保证物资供应和企业需求同步化运作。
        二、R公司电商平台办公用品采购推进
        1.方案调研
        （1）平台选择
        据工信部赛迪研究院联合中国国际电子商务研究中心发布的《中国企业电商化采购发展报告（2018）》显示，J企业业务以51.2%的份额占据企业级电商市场首位，S则以约20%的份额紧接其后。经调研二家知名电商平台，均能根据企业实际需求，为企业级客户提供零研发投入成本的云端企业专属采购平台。企业客户仅通过配置账号，即可登录商城进行采买，包括在线订单审批、多账户管理、企业专属客服、金融服务等，让企业实现系统化、智能化的采购订单和账户信息管理。部署时间短，零成本投入，并提供专属定制化服务，帮助企业快速实现数字化、智能化的采购升级改造。
        （2）合作优势
        ①产品质量保证，售后响应及时；
        ②变更采购方式，实现透明、高效、便捷、信息化采购；
        ③避免与线下供应商产生合同纠纷；
        ④降本优势明显。
        （3）存在问题
        ①款到发货的结算方式，增加了财务成本；
        ②电商平台与ERP/SAP的信息对接，需人工匹配商城产品编码和SAP编码，并手工录入订单，商城物料繁多，工作量大；
        ③仍保留出入库采购环节，并没有实现真正意义上的零库存。
        2.R公司电商合作方案推进
        结合调研中存在的问题，与电商平台进行了进一步的沟通，重新拟定了实施方案：
        （1）采购方式定制
        与J、S两家电商平台均签订协议，开通企业购采购账号，商品池定制，办公用品品类定制化，满足同属性商品仅保留少量种类，简化办公物品种类根据R公司年度采购金额，约定采用货到付款的结算方式，账期为期两个月，减少了财务成本。各单位以月度或者季度为周期，独自完成选品、下单、签收、对账和开票结算整个完整的流程。
        （2）规范管理要求
        编制了电商平台采购流程和管理制度，对采购审批、预算控制、收货报销等全过程进行规范。建立多级账号审批体系，按照预算下达部门开设采购账号，归口管理部门开设管理员账号，以月度或者季度为周期进行订单检查和分析；审计部门、财务部门开设审查账号，可定期进行订单抽查和支付货款前的价格核查。
        三、R公司推行电商平台办公用品采购的意义
        1.创新采购模式
        电商平台采购通过将采购信息在网站公开、采购流程公开，避免交易双方有关人员的私下接触，由计算机根据设定的统一化标准自动完成供应商的选择工作，有利于实现实时监控，避免“暗箱操作”提高了采购商品和采购价格的透明度，实现阳光采购、廉洁采购。
        2.实现采购方式便捷化，物料品类模块化，订单管理精细化，实现真正意义上的零仓储
        借助电商平台成熟的企业合作模式，具体结合办公用品采购多品种、小批量、多元化的特点，各部门用自己的采购账号依据实际需要，在预算范围内，随时选品，零星下单，立即配送，各部门自行领取，在手机上进行订单签收，完成整个采购流程。办公用品电商平台采购优化了采购流程，缩短了采购周期，提高了采购效率，订单化采购，规避了以往线下采购时，因各部门领料不及时，导致库存积压的问题，实现了真正意义上的零库存。
        3.突破降本瓶颈
        办公用品电商平台采购不仅仅是完成采购行为，而且利用信息和网络技术对采购全程的各个环节进行管理，有效地整合了企业的资源，规避了传统采购模式滞后于市场的漏洞，实现全球资源共享，帮助供求双方降低成本，具体分析如下：

图1.购买趋势图和购买概况
（1）物资采购包括办公用品采购流程包括供应商的寻找、认证、供货跟踪、下订单、订单变更等多个过程，而传统采购模式多以电话、邮件、直接见面的方式进行信息交流，因此寻找优秀的供应商所耗成本较高，电商平台采购从根本上解决了这些问题，不仅扩大了供应商的选择范围，可从中选择价格和售后服务最优的供应商，实现本地化向全球化的转变，减少了大量人力、物力的消耗，为实现降本提供了质的飞跃的基点。

        图2.品类品牌排行榜
        （2）结合电商平台采购灵活性的特点，以降本为目的，以月度或季度进行采购，可参与到商城“6.18”“双十一”等促销活动或各种“优惠满减” 活动，由于活动力度较大，可选择在活动期间适当增加采购数量和种类。
        （3）系统月度订单统计可视化、精细化和规范化。
        截取7月份办公用品J平台购买趋势图和购买概况，可以获取7月R公司办公用品总购买金额为21585.2元，完成订单交易23项，与非企业购相比共优惠金额1354.03元，与线下采购相比同样或类似产品共降本635.4元，平均降幅2.94%。
        根据品类品牌排行榜可以获知，硒鼓、纸类办公用品分别占7月采购金额的57.79%和29.19%，其中47.16%为惠普品牌的硒鼓。7月已完成的3笔硒鼓采购订单与线下采购相比同品牌硒鼓类办公用品共降本532元，平均降幅7.2%，后期可针对硒鼓类和纸类办公用品进行专项的降本方案设计，“抓大头”解决降本问题，实现降本目标。
        四、结论
        与传统签订代理合同采购模式比较，实现办公用品电商平台采购的模式可以有效的降低采购成本，进行系统有效分析，而且对使用、监管单位来说，采购模式是大家十分熟悉的电商采购平台，价格透明，采购的商品直观可视，可以快速的、灵活的完成采购、付款、到货等，大大提高采购效率，减少资金占用。
        鉴于办公用品采购的顺利实施，后续可进一步将电子平台采购推广于工刀具、劳保等领域的采购。
        参考文献：
        [1] 熊伟，徐明。采购与仓促管理[M]。北京：高等教育出版社，2006：189-191.
        [2] 林鲁生。电子化采购优势分析及实施电子采购策略[J].物流与采购研究，2009（2）：134-135.
        [3] 李瑶，李明砚。中国企业电子采购发展与案例研究[C]//现代工业工程与管理研讨会（MIEM’06）论文集，北京：科学出版社，2003：33-36.