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对当前政府采购档案管理工作的思考李贵荣

发表时间：2020/9/10 来源：《基层建设》2020年第14期作者：李贵荣

[导读] 摘要：伴随着时代的不断进步，政府采购规模不断扩大，对政府采购的档案管理工作也相应有了更高的要求。

        泰宁县政府采购中心福建三明 354400
        摘要：伴随着时代的不断进步，政府采购规模不断扩大，对政府采购的档案管理工作也相应有了更高的要求。因此，做好政府采购的档案管理工作，确保政府采购档案资料的真实性与完整性，使政府采购档案能够更加充分的反映出政府采购的整个过程，进而达到规范采购的目的。基于此，本文首先概述了政府采购档案管理的重要性；其次分析了当前政府采购档案管理现状；最后就完善政府采购档案管理的对策进行了初步探讨。
        关键词：政府部门；采购档案；管理现状；对策分析
        引言
        政府采购工作需要结合相关法律法规，对特定的产品或者服务进行采购，工作过程较为繁琐复杂。而政府采购档案是反映政府采购工作的重要资料，记录了政府采购行为以及相关决策，具有原始性、客观性等功能。采购单位做好政府采购档案管理工作，不仅可以提高工作效率，同时也能树立高效廉政的政府形象。
        1完善政府采购档案的重要性
        规范政府采购档案，是贯彻“为人民服务”宗旨的要求，是“公平、公正、公开”原则的体现，对加强内部管理与自我监督有重要意义。近些年来，政府采购有出现高价采购、标价与实际投入资金不符等问题。政府采购档案的建立，为责任追究提供了数据支持，利于公职人员廉洁奉公和财政节支，也有利于提升政府公信力及维护公共利益。
        2政府采购档案管理工作的现状
        2.1对政府采购档案建立和规范重视不够
        政府采购档案是对政府采购过程的真实记录，对规范政府行为具有重要的意义，但是目前对政府采购档案管理的重视程度远远不够，因为档案管理的政绩不明显，很多地方对档案管理只停留在口头的重视上，注重采购过程的完成，而忽视了采购资料的收集整理，更谈不上对档案信息进行挖掘，对档案进行合理的开发利用。在实际工作中，对档案管理的投入也不够，一些单位的设备陈旧老化，档案管理专业技术人员匮乏，有的甚至将采购档案等同于一般的文件资料随意地长时间放置，这些都直接导致了政府采购档案的信息不完整，甚至遗失、变质，无法更好地实现档案的利用价值。
        2.2对档案管理与使用缺乏正确认识
        当前政府采购档案还没有完全做到物尽其用，大多只停留在初步建立档案的阶段，对于如何有效使用档案缺乏正确认识。归纳起来大致有以下几种情况：首先，档案管理工作人员对信息化了解程度不高。如今已进入到信息化时代，大数据、物联网、云智能和5G技术等日益成熟，但政府采购档案管理仍旧没能跟上时代发展，政府采购档案大多还仍旧是收集一下纸质材料而已，有的连整理立卷都一拖再拖，更遑论进行信息化加工处理了。其次，对纸质档案与电子档案区别对待。部分管理人员在采购档案管理中只注重纸质档案，轻视电子档案，而不是纸质和电子档案并行，使得资源利用率较低。
        2.3现代化管理水平较低
        现阶段，随着政府部门深化改革的不断加快，对于当前采购工作提出了更高的要求。为了更好的保障采购工作的高效开展，建立完善的管理体制尤为重要，以便于依法合规地开展多种形式的政府采购。但是，实践中我们发现，当前政府采购档案管理现代化水平并不高，以往传统的管理模式所存在的弊端日益突出，已经无法满足工作需求，降低了工作效率，并且浪费了人力、物力以及财力。在这种情况下，加快政府采购档案管理信息化建设就显得尤为重要，这是提高采购档案管理效率、管理水平的重要举措，因此要引起足够的重视。
        2.4档案管理人员专业能力有待提高
        政府采购档案管理是一项专业性较强的工作，然而目前大多数采购单位对政府采购档案管理不够重视，虽然设立了采购档案管理岗位，但往往是身兼数职。由于这些人员有的缺少相应资质和相关从业经验，还远远不能满足档案管理的要求，致使档案管理工作质量比较低下。

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这主要是因为很多单位还没有从思想上认识到政府采购档案管理的重要性，不重视采购档案管理，进而导致一系列问题的出现，比如：档案管理充其量仅是资料的集中堆放、卷内资料排序混乱、未制定统一的标准等。导致每份档案目录编辑不同，内容查找困难。
        3政府采购档案管理完善对策探讨
        3.1重视对采购档案的建立和运用
        思想重视是提高政府采购档案工作的重中之重，政府采购档案作为记录和反映政府采购活动全过程的重要资料和证据，在政府活动中的作用不容小视。一是在思想上重视。各采购人和代理采购机构要定期组织档案管理人员学习《会计法》《政府采购法》《档案法》《会计档案管理办法》和对商业秘密的保护等方面的法律、法规，不断提高档案管理人员理论能力、业务能力、创新能力。二是进一步加大对各地、各单位采购档案建立、运用的研究和投入，打破地域之间的壁垒和行业之间的界限，只有各行业、各地域、各领域之间的数据形成大数据格局，才有利于提高资源利用效率、降低采购成本和增加公开透明度。
        3.2建立统一的政府采购档案制度
        要建立统一规范的政府采购档案管理制度，促进政府采购档案工作的健康发展。一是统一归档范围，确立档案分类标准，建立档案收集、审核、立卷、归档、贮存管理制度，统一规范档案存档方式，实施以电子档案为主、纸质档案为辅的档案存档方式，统一各类档案资料的保管期限。二是健全借阅制度。实现借阅审批制，没有经过领导的审批不得随意对档案进行借阅，借阅申请应详细载明借阅档案的名称、借阅及归还时间、借阅数量及原因。三是完善销毁程序。档案资料的销毁严格按照政府保密资料销毁的有关规定执行，做到程序合规、人员合规、场所合规，杜绝随意化处置。四是规范档案移交制度。移交的采购档案要做到整理规范，档号编制规范，编目清晰，并编制好移交清册，档案工作人员对移交清册核对确认，移交双方签字认可。
        3.3加强培训，提高档案管理人员的业务水平
        当前还有一些单位对档案管理工作不够重视，政府采购档案管理的从业人员普遍存在专业能力不足、职业水平不高的情况，而且大部分人员没有经过相关的政府采购档案管理工作培训，对政府采购的程序和相关法律法规不熟悉，无法有效进行政府采购档案管理工作，导致工作效率低下。所以，采购单位在设置专人专岗的基础上，还要加强政府采购档案管理人员的专业能力和职业素养。政府采购档案管理人员既要了解档案管理工作相关的要求，又要熟悉政府采购相关的工作和知识。因此管理人员在掌握档案管理工作内容的同时，还要熟悉政府采购工作的流程，了解采购和公共资源交易的相关法律法规，对政府采购工作要有全面的认识。此外，管理人员还要定期参加政府采购档案管理的相关培训，了解政府采购档案管理的新规定、新要求和新方法，有效提升业务知识和工作技能。
        3.4加快采购档案管理信息化
        新形势下，加快政府采购档案管理信息化建设成为档案工作发展的必然趋势，同时也是管理工作的必需。当前先进的计算机信息技术在各个领域中的应用越来越广泛，我们应将其更好地应用于政府采购档案管理工作中，建立信息化管理体系，能够促进采购档案管理工作的信息化、数字化、网络化发展。基于此，政府部门要在原有档案管理体系的基础之上借助计算机信息技术和现代化档案管理理论，构建信息化档案管理体系、自动化办公系统，改革档案管理知识结构，加大对档案信息资源的开发力度，充分发挥出采购档案信息的价值作用。在数字化采购档案管理体系的支撑下，能够实现采购档案的集中化、统一化管理，最终提升档案管理工作效率与质量。
        结语
        总而言之，加强政府采购档案管理与运用对政府节支和采购监督都有重要意义，但目前档案管理机制尚未健全，仍存在诸多问题，需要档案管理人员转变思想，重视档案的有效利用，积极学习，提高自身业务水平，更好地为政府部门高效行政、廉洁行政服务。
        参考文献：
        ［1］尹艳．浅析政府采购档案管理工作中存在的问题及对策．科技信息，2019（14）．
        ［2］曲刚．关于政府采购档案管理若干问题思考．办公室业务，2019（11）．
        ［3］马永群.把握政策尺度规范零星采购.云南档案，2019（11）.