国家知识产权局专利局专利审查协作广东中心 510000
摘要：专利审查采用书面审查方式开展，而电话讨论因具有普及程度很高、硬件要求低、交互程度高、经济成本低且无距离限制等优点常作为书面审查的有效补充，本文就电话讨论的特点、注意事项等进行分析，以期对审查员、申请人、专利代理师开展电话讨论提供参考。
关键词：专利审查；电话讨论；提质增效
1.引言
审查员以申请人提交的书面文件为基础进行审查，审查意见和审查结论以书面形式通知申请人，也就是说，专利审查采用书面形式进行审查。然而由于文字表达存在局限性、案情本身复杂、书面审查交互性较差等原因，书面审查存在一定的局限性。为了弥补书面审查的局限性，加深对案件的理解，提高审查质量与审查效率，审查实践中也经常会采用电话讨论、电子邮件、当面会晤或视频会晤等辅助手段与申请人和/或专利代理师进行沟通讨论，作为传统审查方式的有效补充。其中电话讨论使用广泛。
2.电话讨论的特点
电话讨论、电子邮件、当面会晤或视频会晤这些辅助手段各有特点，现将各种辅助手段优劣势情况进行简单对比，如表1所示。
表1电话讨论与其他辅助手段优劣势对比
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根据表1的分析可知，电话讨论具有普及程度很高、硬件要求低、交互程度较高、经济成本低且无距离限制等优点，也真是由于其优点多，电话讨论在审查实践中使用广泛。
实际上，不仅在中国的专利审查实践中会采用电话讨论形式辅助审查，在日本、韩国、美国、欧洲等国家/地区的专利审查程序中也都会采用电话讨论的形式作为传统审查方式的补充。其中，美国专利商标局发出的审查意见通知书（non-final/finalreject）会在结论部分的后面告知申请人如果存在疑问可以通过电话联系审查员，并明确记载审查员的姓名、电话号码和方便接听电话的时间以及在无法联系上审查员的情况下的处理办法。中国国家知识产权局的部分审查机构除了在审查意见通知书表格中写明审查员的姓名、电话号码外，还会在审查意见通知书正文结尾处告知申请人如果存在疑问可以通过电话联系审查员。日本特许厅发出的通知书（拒绝理由通知书）也会采取类似的做法。笔者认为这种处理方式非常可取，特别是对于不熟悉专利审批流程的申请人来说，对审查意见存在疑问不清楚如何沟通，不熟悉专利审批流程的申请人相对更需要审查员针对审查意见予以必要的解读或说明，以避免答复不得当而导致的审查程序延长。
3.电话讨论的注意事项
电话讨论在具有灵活、便捷等优点的同时也存在一定的局限性，对电话讨论局限性进行讨论并简要地总结下电话讨论中应当注意的问题。
一、电话讨论过程中的身份核实较为困难。在视频会晤、当面会晤等过程中，可以通过当面核实会晤人的身份证、专利代理执业证等证件的形式进行身份核实。由于电话讨论时仅能通过电话号码、姓名、身份证或专利代理执业证号码等信息进行身份核实，身份核实存在一定风险。在电话讨论过程时应充分考虑身份核实情况，以避免不必要的隐患。
二、即时性是电话讨论的双刃剑。电话讨论的即时性有助于审查员与申请人和/或专利代理师充分、快捷地表达观点并充分沟通，但是由于电话讨论不如书面审查正式，用语可能由于未充分酝酿而表达不准确或不规范，容易产生表达不清或误解的情况，并且通话语气可能带入个人情绪话语言。审查员、申请人、专利代理师在电话讨论中应当清楚、完整、规范地进行沟通，尽可能避免使用可能造成误解的简称或“行话”，对于对方的问题有针对性予以回复，可以适度重复和解读对方的真实本意，避免情绪化的语言表达。
三、电话讨论缺乏较为权威的书面材料或记录，不便于形成后期修改依据或向申请人等当事人进行转达。电话讨论后的完整记录、准确转达给申请人和/或专利代理师提出了较高的要求。审查实践中也出现过电话讨论形成一致意见又需要审查员再次发出审查意见通知书的情形。为此，建议电话讨论时调理清楚的列明讨论要点，并在电话讨论结束时对讨论达成的一致意见予以再次确认，并尽可能地在讨论时做好初步记录工作，讨论结束时迅速对电话讨论记录予以完善，避免后续被其他工作打断，造成记录不完整、不准确的情形。
四、电话讨论的内容不具有法律效力。电话讨论过程仅用于沟通意见，沟通的内容不具有法律效力。对于讨论中达成一致修改意见的内容，如果属于审查员可以依职权进行修改的一些明显错误，审查员可以依职权对这些明显的错误进行修改，如果不属于可以依职权进行修改的范围，审查员应当提醒申请人在规定期限内提交正式的意见陈述书和/或修改文本（纸件申请，邮寄至专利局受理处；电子申请，通过电子专利申请系统以电子文件形式提交），审查员应当根据正式提交的意见陈述书和/或修改文本进一步审查。
4.结束语
电话讨论具有普及程度很高、硬件要求低、交互程度高、经济成本低且无距离限制、能即时沟通等优点，电话讨论在审查实践中的充分合理使用有利于弥补书面沟通的局限、澄清问题、消除分歧，有助于专利审查的提质增效。建议审查员、申请人、专利代理师充分、合理利用电话讨论手段作为书面审查的有效补充，促进专利审查的提质增效。