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档案管理工作制度建设与流程再造思考

发表时间：2020/9/3 来源：《基层建设》2020年第10期作者：王伟波

[导读] 摘要：在我国快速发展过程中，档案管理工作对于机关事业单位而言，有着历史凭证作用与决策参考作用，在档案管理工作中，应将档案管理工作的制度建设放在首位，通过制度建设引领档案管理水平与质量的提升。

        湖北省十堰市郧阳区道路运输管理所湖北十堰 442500
        摘要：在我国快速发展过程中，档案管理工作对于机关事业单位而言，有着历史凭证作用与决策参考作用，在档案管理工作中，应将档案管理工作的制度建设放在首位，通过制度建设引领档案管理水平与质量的提升。同时，也应将档案管理工作的流程进行规范化梳理，从而形成规范、严谨的档案管理流程，为提升档案管理质量提供程序性保障。本文对档案管理工作中的制度建设与流程再造进行分析，在此基础上提出相应的工作建议。
        关键词：档案管理；工作；制度建设；流程再造
        引言
        党建档案的主要作用是对事业单位中的党建工作进行记录，是党建工作的真实反映与重要资料。党建档案能够有效地促进基层单位中党组织职能更好发挥其应有的作用，帮助基层单位党建工作健康有序的发展。
        1机关事业单位档案数字化建设的必要性
        首先，事业单位过去的档案都是纸质的，纸质档案在调阅方面不占优势，调阅效率较低。很多纸质档案都是在普通的档案柜中存放，但档案柜如果目录不全，人们在调阅档案时只能依靠管理人员的预估。一旦档案管理人员换岗，新的管理员不了解档案的存放情况，人们再寻找档案就要耗费大量时间和人力。因此，有必要加强档案数字化建设，减轻档案管理人员的工作负担。不仅如此，档案数字化建设提高了档案的调阅效率，人们调阅档案时无须经过各环节的申请和报批，可以直接从系统中查阅档案内容。其次，纸质档案分布松散，冗余情况突出。各部门的档案被存放在各部门，这不利于机关事业单位对档案的统筹管理，也影响了档案内容的利用效率。应用数字化技术后，档案资源得到了保护，特别是档案保管期限限定与定期选择性销毁机制的确立，有效保证了档案的安全性，解决了以往档案存放所占空间较大的问题。最后，档案数字化建设解决了以往纸质档案存在的安全隐患问题。纸质档案易燃易受潮，遇到明火或电路火花时，纸质档案容易被烧毁。如果将其存放于电脑系统中，档案被妥善保存，以上问题就能迎刃而解。
        2档案管理工作流程再造
        对于档案管理而言，档案管理的流程，或称之为档案管理的程序，应按照档案管理的一般理论进行创设，同时也应根据自身档案的数量、内容进行相应的流程再造，从而实现档案管理水平的提升，档案编研工作的规范，以及档案保管的安全。对于档案管理工作的效率和质量提升起着重要的作用，在档案管理的流程管理过程中，应从基础环节的创设入手，通过档案管理的制度建设、档案管理岗位设定与职责规范、档案管理的审批权限与管理权限，档案管理的监督体系、档案管理的绩效考核评价体系等方面的基础性环节建设实现各个环节的互相协助、互相制约、互相促进，从而形成档案管理的流程。在档案流程管理中，其重点是岗位职责内容与层级管理权限，通过岗位职责内容的设定能够明确档案的鉴定、档案的收集、档案的整理、档案的保管、档案的登记、档案的分析等方面内容，从而实现档案管理人员不缺位、不越位，各尽其职，履行好自身的职责。权限审批对于档案管理而言也有着十分重要的意义，通过权限审批管理能够有效的保障档案的公开与保密之间的规范，能够实现按照国家相关法律法规进行合法合规的档案管理的要求。同时，管理与审批权限的设定也为档案管理质量的监督形成提供了监督主体的保障，在管理与审批权限的行使过程中也就意味着监督，通过档案管理工作权限管理所隐性设定的监督能够最大限度的提升档案管理的质量。
        3档案管理工作制度建设
        3.1构建企业档案信息化的管理机制
        首先，需要建立组织机构。

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建立相对独立的企业档案管理部门，实现整个企业档案管理工作的协调与配合，能够按照档案管理的规章制度，对企业部门的各项信息进行整合归纳。其次，积极履行各项档案管理职责。企业档案部门作为重要的信息集成中心，需要重点负责企业档案信息系统的建立，以及后续的服务管理工作。同时，需要制定严格的考勤制度，对于企业信息的录入、流程等管理工作都需要制定严格的量化标准，对于访问的权限与密码都需要有规范的管理与制度，在科学、合理的制度规定下促进企业档案信息化管理工作的有效开展。最后，企业的档案管理工作必须服务企业为主体，该项服务工作的中心需要以企业为中心，积极配合，协调企业的战略评估工作，帮助企业开展适应性的战略调整。同时，企业的档案管理工作需要立足于档案信息化的成果进行不断创新，积极向企业与社会提供可利用的档案信息资源。
        3.2提高档案资料的信息化
        传统的档案资料是以纸质档案为主，不利于长期保存、查找效率低、修改与补充工作不便捷的劣势。信息时代的档案管理需要改变传统档案管理方式，提高档案管理的信息化。因此，在档案管理工作中，我就利用网络的便捷化平台建立起完整的党建管理平台，利用互联网的优势进行党建信息和数据的收集、整理、汇总和录入，并且建立起分类检索数据，方便档案内容的检索、调取、查阅与修补。同时也由我独立进行党建档案平台的管理，确保党建信息平台的安全性，同时做好信息维护，确保档案信息的准确性。
        3.3建立档案数字化管理系统，实现系统之间的有效衔接
        机关事业单位档案数字化管理系统的建立是提升档案管理效率的关键。现如今，档案管理工作能否为人们提供便捷的信息服务已成为衡量档案管理效率的前提。有必要在机关事业单位内部建立先进的档案数字化管理系统，支持档案资源的高效共享，拉近各部门的距离，节省人们在档案调阅方面的时间。档案数字化管理系统的应用功能主要体现在电子文件管理系统的建立。遵循前端控制原则和文档一体化管理原则，打通从业务系统到电子文件管理系统、档案长期保存系统的信息通路，完成对档案的全生命周期管理，满足档案从生成采集、分类整理、移交归档、鉴定处置、长期保存的需求，在保证电子文档真实性、完整性的同时，保障了文档的法律证据效力。系统共包含文件捕获、文件保管、文件利用、鉴定处理等方面内容，可实现元数据的自动整理，提高档案管理效率。对于机关事业单位的档案管理部门来说，档案就是一种资源。如果事业单位将档案资源通过内部局域网或直接连接社会网络，单位内部人员和社会大众可以通过网络平台获得档案资源的共享权和使用权，这时档案的价值就会充分发挥。为了强化档案数字化管理系统的社会推动作用，建议事业单位在完善档案管理系统的基础上，将其与单位内部系统、外部管网相衔接，进一步妥善系统平台，发挥档案资源的共享价值。建立全业务档案利用平台，加强对档案数字化管理全过程的严格管控。在档案归档方面，平台支持上传归档，由档案管理员审批后才可以入库到指定目录；在档案借阅方面，平台可分成电子借阅和纸质借阅两种方式。提交借阅表单后，审批通过才可以查看或下载；在档案鉴定方面，如果档案过期失效，档案管理员需要对档案做鉴定处理；在档案销毁方面，对于鉴定结果为销毁的档案，进行销毁操作并记录销毁的原因。
        结语
        总而言之，数字化技术在各项管理工作中发挥着至关重要的作用，对促进社会发展意义重大。机关事业单位是为我国现代化事业建设服务的重要单位，档案管理工作效果直接关系到现代化事业的发展，积极引进数字化技术有利于推动档案管理平台的建设，推动档案管理信息化水平的提升。
        参考文献
        [1]尉永洁.对建立现代企业档案管理制度的探讨[J].黑龙江史志,2012（13）.
        [2]李宏,李衍秀.和谐社会档案管理制度创新研究[J].办公室业务,2014（7）.
        [3]宗培岭.试论现代企业档案管理制度[J].档案与建设,2004（8）.