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企业档案资产管理的方法和策略

发表时间：2020/9/3 来源：《基层建设》2020年第10期作者：董妮娜

[导读] 摘要：企业档案是企业资产的一种，主要体现为作为资源能够为企业带来的经济效益以及作为权利为企业带来的法律价值。

        天津市南开资产管理运营有限公司 300113
        摘要：企业档案是企业资产的一种，主要体现为作为资源能够为企业带来的经济效益以及作为权利为企业带来的法律价值。澳大利亚查尔斯特大学在其信息资产识别指南以及昆士兰州政府企业架构当中均对档案资产的管理措施做了描述。我国基于此，有必要借鉴上述做法，将企业的档案资产管理纳入到国家法律法规当中，并制定相应的管理指南，从信息技术的角度来分析如何对档案资产进行识别和分类，建立更加完善的档案资产审核制度。
        关键词：企业档案资产；管理措施
        一、正确的认识档案资产论
        资产是企业进行交易或者各项其他业务活动所形成的，由企业本身进行控制，预期能够为企业带来经济效益的资源。企业的资产包括流动资产。固定资产等。而企业档案被划定为企业资产的原因主要包括以下几点：第一，企业档案可以通过资产评估的手段转化为货币。在特定的情况下，档案资产也可以通过实物的形式发生有偿转移，也就是说，企业档案尽管无法用货币进行直接转换，但是仍然可以通过评估的手段来对其商业价值进行描述。第二，企业档案是企业开展各项业务活动的原始资料，这些资料中包含了大量的经济。科学、文化知识，以上知识可以二次应用于企业的生产活动当中，从而为企业创造更多的经济价值，节约企业发展成本。
        档案资产论是查尔斯特大学研究的产物，它构建的前提是资本本身的扩张现象。无论是源于资产价值的深入还是资产权利的提升，企业资产的范围以及主体在不断进行延伸都是企业发展和市场进步的客观事实。而近年来，有形资产向无形资产转变的趋势最主要的体现便是以企业档案为代表的信息资产进入到资产领域。该变化并没有从根本上对资产的价值观和资产权利保护的目标进行改变，而是把档案也当做了一种其他类型的资产形式。
        在理解档案资产论时，我们需要着眼于档案作为资产属性这一特点本身，主要体现为档案作为企业资源所包含的经济效益以及作为企业权利所体现的法律价值。经济效益是档案资产华的直接结果，也是企业不断推动档案向资产化方向转变的动力。同时，需要引起企业重视的是法律对于档案资产的扶持作用，法律对档案资产化的影响主要体现在企业应用资产的保管权、所有权以及开发利用全的保障。
        当前，企业档案作为企业资产的一种得到了越来越多的认可，这主要是经济、法律和会计等环境下新概念和标准的阐述和应用，而企业档案资产形态的确认也随着我国经济和互联网的发展而不断发生着变化。档案资产应该是档案资源的对象化和会计化，本质上便是档案资产的“资产化。具体来说则是指企业本身对档案具有排他的权利以及其他权利。此外，随着档案资源经济效益的不断提升，档案也成为了企业的一种商品，能够在市场上进行利益的交换。因此，档案作为一种典型的经济资源得到了社会群众的广泛认可。
        二、我国企业档案资产管理的策略
        2.1将档案资产管理亚茹到国家法律体系当中
        近年来，我国提出了“档案是企业重要的资产”这一说法，但是，在企业实际经营过程中，企业管理层和员工对于档案以及档案保存管理工作不重视，导致档案流失的现象时有发生。究其原因，主要是我国法律体系中尚没有针对企业档案作出资产属性的确定，因此我国法律也米有明确要求档案资产管理。2012年，美国《联邦财产管理法》专门针对企业档案做出了规定，明确说明档案是得到法律认可的美国联邦政府有形资产。其他西方发达国家如英国、加拿大等也在相关的法律条文中明确了包括电子档案在内的信息资源的资产属性与资产管理要求。
        正是基于档案资产管理在当前经济形势下的重要性，有必要推动我国法律法规体系中将企业档案的资产属性和资产管理要求进行明确。举例来说，《中华人民共和国档案法》应当在总则中明确指出档案是国家或者组织的资产，同时，《企业国有资产监督管理暂行条例》以及《企业国有资产评估管理暂行办法》中也应当开率增加和企业档案相关的条款，使档案成为国有资产以及国有产权的重要组成部分。

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        2.2制定档案资产管理指南
        企业的档案资产管理工作对于管理人员的专业水平、技术能力要求更高，同时，开发进行档案资产管理的工具以及创新方法难度也整体较大。而且，由于档案资产具有较为明显的特殊性，它具有社会共建共享的需求，因此，应当由政府或者公共机构制定并提供统一的资产管理工具以及方法。举例来说，澳大利亚昆士兰州针作为企业档案资产管理经验较多的政府，通过信息资产分类框架等措施来明确了政府如何接入到企业的档案资产管理当中。这种措施对其他政府和企业提供了一个具有“整体纲要”特征的指导和参考，有效避免了不同机构对于档案资产管理的理解差异，有效提升了政府机构以及企业部门对于档案资产管理的效率。我国可以考虑由财政部、国家档案局以及国家信息中心等部门联合起来，探索一套用于企业档案资产识别、分类、等级以及评估的信息资产管理指南，指导各个单位、各个企业开展信息化的资产管理。
        需要注意的是，无论国家部门制定何种档案资产管理指南，企业都需要根据自身发展的特点、自身业务范围制定具有个性化特色的档案资产管理方案。
        2.3将档案资产管理纳入到信息资产管理体系当中
        在当前我国互联网得到快速发展的大背景下，档案和信息、数据之间的界限就不像以前那样清晰了。一方面，企业档案本质上也是信息和数据的一种；另一方面，现阶段互联网产生的很多数据和信息具有档案的属性。在实际开展工作时，很作企业经营时产生的信息、数据以及档案区分起来非常苦难，因此，在互联网背景下，我国企业没有必要专门进行独立的档案资产管理，而是应该学习国外的档案管理方法，应用专业化的工具来将档案资产管理覆盖于整个信息资产以及数字资产管理体系当中。
        2.4从信息技术角度探索档案识别的新方法
        过去，我国档案管理系统重视从经济学的角度来对档案资料进行认识和价值量化，但是这种量化具有非常大的局限性，具体来说，它只能针对特定的档案开发利用案例来对档案的整体价值进行评估，无法覆盖企业经营过程中产生的全部档案，同时也无法对档案资产进行精细化管理。现阶段，国际上通行的档案资产管理方法都是从信息、数据的角度入手，把档案当做有形资产以及实体对象来进行分类的，我国在进行档案资产的管理和分类时有必要进行学习和借鉴，这也是我国企业档案资产管理未来的发展思路。
        对档案资产的识别和分类是全部档案资产管理工具关注的环节，在此环节，有必要尽力补充档案资产的北京信息以及数据信息，同时还需要精细调节各类各级信息资产粒度的划分。此外，当企业从信息和数据的角度来进行档案资产的识别和登记时，需要注重企业实际业务和档案资产以及技术环境之间的关系。档案是在企业经营活动中产生的，同时也是为未来的业务活动所服务的。一旦脱离了具体的组织和业务活动范畴，那么档案的价值将会大打折扣。
        三、结语
        综合全文，企业档案作为企业的重要资产，具有经济效益和法律价值两方面的重要价值。为了切实提升企业资产管理的办法，我国有必要将档案资产管理纳入到国家法律体系当中，从法律角度来保障企业档案资产管理的正当性，通过企业档案进一步提升企业的经济效益，为我国经济发展夯实基础。
        参考文献
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