灵山县应急管理局 广西钦州 535400
摘要：在当前行政审批制度的改革背景下，给行政部门的档案管理带来了极大的挑战。在此基础上，需要提高档案管理的重视程度及其思维模式转变，建立健全制度体系，完善综合档案平台以及革新档案管理的相关技术，提高管理人员素养，从而提升档案管理的效率。
关键词：行政审批；档案管理；资料
1行政档案管理的特点
中国现在已经昂首迈入了中国特色社会主义建设的新时代，各级行政主管部门和国家主导的企事业单位各项行政工作发展迅速，各单位随之形成的各门类行政档案的数量也随之增加，行政档案相关管理工作也发生了较大的变化。行政档案管理的规范性亟需大幅度提升。行政档案管理的特点也将更加鲜明，从管理理念、管理方式和管理设施上都需要与时俱进。
行政档案不同于其他类别的档案，行政档案政治特点鲜明，在形成的过程中，突显了国家意志，档案的政治性、权威性、执行性和服务性融为一体。行政档案来源于国家机关及相关单位的日常工作，在形成过程中处处都体现了国家在相关事业发展中的指导思想，是国家意志的外在表现，同时是指导思想在各项工作中的有效载体。具体来讲，行政机关和国家的企事业单位所开展的各类行政管理活动，需要以党的路线、方针和政策为工作的前提，所以行政档案管理的政治性是其首要特性；另一方面，行政档案管理活动是为国家建设而服务的，国家利益高于一切，这就充分树立了行政档案管理的权威性，同时，档案工作的社会价值在于其具有极强的社会服务性，行政档案管理工作也兼具了这一特点，行政档案的管理能够为社会和经济发展提供有效的服务。
2当前我国行政部门档案管理工作的现在及问题
2.1档案管理的思维模式较为落后
从当前我国行政部门档案管理的现状来看，还存在着档案管理思维模式落后，对于档案管理的重视程度不足的现象。在行政部门的档案管理工作中部分档案管理的工作人员对于档案管理的重视程度不足，没有意识到档案管理的重要作用，仅仅只是完成档案的封存保管等机械性的工作，对于深层次的如何做到档案收集的效率性提升，档案归纳管理的合理性以及档案查找的有效性等实际的问题没有意识。而档案管理最为重要的功能，就是进行信息的收集、处理与利用，档案的存储本质上就是一种信息的存储，而信息最为重要的作用就在于其能够为我们提供必要的参考依据。但是，当前的行政部门的档案管理还停留于表面阶段，没有意识到档案管理的重要性。
2.2档案管理的技术比较落后
随着时代的发展，档案管理的手段与技术也随之有了极大的变化，传统的纸质档案管理时代已经逐渐被当前互联网信息化时代所取代，极大的提高了档案管理的效率，提升了档案信息的利用程度。但是，就当前我国行政审批制度改革背景下的档案管理工作而言，还没有完全的利用信息化带来的便捷，还存在着很多档案需要纸质材料的问题，并且大部分还是以纸质档案为主要的档案管理模式。纸质档案的管理相较于信息化的档案管理来说，不仅存储管理的效率低下，还面临着档案损毁破坏的风险，并且纸质档案的管理工作需要更多的人力投入，造成了一定程度上的社会资源的浪费。
3行政审批制度改革背景下档案管理工作
3.1注重档案宏观管理，落实体制建设规划
面临着档案管理体制的改革，各级档案管理机制应当坚持上级部门领导，逐层分配管理的原则。基于宏观管理的原则，行政档案管理机构要做好体制改革，建议从以下几个方面做起。首先，要注意各个机关事业职权管理，要明确规划档案行政部门管理的各级任务和责权范围，严谨越级管理。其次，档案管理机构改革，档案局编制转到党委中，合并机构要积极直接争取依靠地方政府助力，牢记各级档案管理部门的工作任务，加强档案工作监督，以争取党委领导的重视。再者，建议探索间接管理机制，刺激档案管理视野。
基于宏观管理背景，建立引导各级档案部门建立自我约束和激励机制，将档案管理工作和档案生命周期融合在一起，共同改进机关事业单位档案室管理质量。
3.2建设行政审批电子文件归档系统
行政审批电子文件归档系统建设的电子化归档工作基础内容。为了进一步规范行政服务电子文件归档工作，行政审批电子文件归档系统的建设需要严格按照行政审批电子文件归档移交业务要求与规范开展。在“互联网+政务”的信息化行政审批背景下，在坚持自动化、智能化、效率化的原则下，行政审批电子文件归档系统的建设要尽可能降低人工录入操作与干预，从而提升行政审批电子文件归档准确度，减少行政审批归档人员的工作量。
在系统建设中可以将其分为三个主要模块，分别为办结归档模块、电子文件归档处理以及虚拟档案室。其中，办结归档模块可以实现档号设置、手动归档、自动归档、归档材料设置、归档查询等功能；电子文件归档处理模块可以实现数据采集、数据整理、数据分类、归档统计等；虚拟档案室模块可以实现档案收集、档案管理、档案统计、业务监督等功能。
3.3加强行政审批类档案利用
（1）整合行政审批档案资源管理。加强行政审批档案的利用率，首先需要进行资料以及档案的整合管理。分批管理则会加大管理人员的工作量，所以将档案以及资料进行统一管理，不仅可以促进档案的以及资料的使用率，还在一定程度上减少了资料管理的工作，同时也有助于档案管理部门的工作人员的工作效率。同时，还要借阅档案以及资料的工作人员要及时进行登记，以保障档案的安全性还可以明确的标记此档案是否被及时的归还。
（2）统一行政审批档案数据系统。加强行政审批档案的利用还可以通过对数据兼容问题的解决。解决了审批业务系统的问题和档案管理之间的数据兼容问题，也是加强行政审批的档案管理工作。解决二者之间的问题也就是加快了信息传递的速度，加快了审批的节奏，审批人员以及档案管理人员能够及时地对接工作，还可以及时地转移审批人员的相关审批意见，便于审批工作的进行。在此同时，统一行政审批的管理系统，也是对管理部门的一种促进作用，在审批部门与档案管理部门之间进行数据交换以及信息共享的时候，可以满足各个部门对信息以及资料的利用需求。
3.4提高行政档案管理人员的专业综合素养
任何工作都是以人为本，行政档案管理工作也不例外。要想把这项工作做好、做实、做优、做强，就必须要从行政档案管理人员开始抓。首先，抓好行政档案管理人员的入口。由于部分行政档案具有较强的信息敏感性，所以档案管理人员必须要政治过硬，且政治站位要高，必须明晰责任和义务。在政治过硬的前提下，再择优选用具有一定档案管理专业知识和技能的人员。其次，要抓好行政档案管理人员的业务素养。无论档案管理人员是否具有档案专业素养，都需要进行定向业务培训。档案工作在不断发展，档案管理的知识及工作要求也在不断更新改进，这就要求单位要对档案管理人员经常性地开展业务培训与交流，切实提高其综合业务能力。最后要抓好考核督导关。单位要定期对行政档案管理人员进行业务业绩考核，敦促其钻研业务知识、爱岗敬业，尽心尽力做好本职工作。
4结语
综上所述，行政审批制度改革下，档案管理的手段需要从传统的单一整理变成了多元整理，这要求相关部门做好宏观管理，以保证档案行政管理适应社会发展节奏，为行政审批制度改革和建设创造更多价值；同时，建设行政审批电子文件归档系统，加强行政审批类档案利用，提高行政档案管理人员的专业综合素养。紧跟时代步伐，探索与时俱进的发展模式，提高行政档案管理工作效率和服务质量。
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