摘要：新时期，随着信息技术的不断发展，作为电力管理工作的基础，电力系统档案管理工作也面临着巨大的挑战。因此，现阶段，加强对其数字化管理的研究显得尤为重要。本文将通过阐述其数字化管理的意义，具体分析其所存在的问题，来探讨与之有关的对策。
关键词：电力；档案；电力系统；数字化管理
一、前言
近年来，中国电力体制改革的不断深化，进一步推动了电力行业的发展，电网规模逐步扩大，相关信息越来越多，对电力行业提出了更高的要求。做好电力系统的档案管理工作非常重要。做好档案管理工作，要参考现代化企业档案管理的先进方法，不断学习和吸收现代化档案管理工作的先进经验，不断适应现代化企业档案管理的新需要，使档案管理工作更加科学和规范。当前，经济社会的发展，使档案管理理念和管理方法都有了很大的转变，数字化的档案管理方式将成为档案管理的主要方向，是提高电力企业竞争力的重要手段。
二、将电力系统档案进行数字化管理的意义
1.有助于促进企业的健康发展
在电力系统档案管理中，通过采用数字化管理，能够形成与企业重大人事变动调整、重大项目投资、机构重大变革等事宜有关的电子文件，存储在自动化管理平台协同办公档案管理的子项中，并能够协同办公平台能够随时流转及调用。档案的数字化管理提高工作的管理水平，也减少应用环节，提高了工作效率，降低了劳动力成本。随着管理手段的提高，提高档案的开放性和透明度，有利于督促企业民主管理工作，有利于提高广大职工工作的积极性。此外，电子系统档案管理的数字化，一方面能够为员工的工作与学习开拓新的途径，另一方面也能够有效提高员工的综合素质，从而促进企业的健康发展。
2.有助于进一步促进档案信息资源的共享
电子系统档案管理的数字化，能够对企业各种原始资料实现分类收集与集中管理。因此，通过建立一个这样的数据库，一方面能够提高企业员工对本企业档案资料查阅的方便性，比如，可直接利用网络进行查阅，另一方面还能够有效查阅有关技术标准和设备的技术档案资料，有助于其自身的学习与发展，有助于真正实现资源共享的目的。
3.有助于提高电力档案管理工作的质量与效率
长期以来，对于档案资料的保存，有关工作部门及其相关人员通常采用纸质档案保管的方法。我们知道，这种方法容易受到保存环境的影响，从而出现一些墨迹字迹不清与受潮等问题。但是，数字档案管理系统具有运行稳定、功能完备和技术先进等优势，不会受到保存环境的影响，能够有效避免保管不方便和工作劳动量大等问题，有利于对档案资料进行规范化管理，有利于提高其管理工作的质量与效率。
三、如何建设高效的数字化档案
1.进一步完善档案管理制度，落实档案管理责任制度
电力企业中各个科室的档案要由专人负责输入、排版、保存等，日后若出现工作中的问题，责任方便落实便于查找。该工作人员要尽量详尽的整合档案管理资源，分类原则也要简单易懂，可以按照企业中各个科室先进行大的分类，之后再根据每个科室的档案记录时间，进一步地细化与展开记录。将一个部门的档案文件都存储于一个硬盘之后，在这硬盘上做好标签，进行实时的记录工作，方便日后档案的提取与查阅。这样做也极大程度地提高了档案管理工作的效率。同时也可把网络档案管理工作与传统纸质档案通过输入电脑转网络电子档案的工作分开来做。做到专人做专项工作，尽可能地提高每个人单位时间的工作效率。这样做也在一定程度上缩小了员工的工作范畴，使其从繁琐复杂的境地中解脱出来，让工作变得简单易懂，易于操作。当员工熟悉了自己的工作内容时，工作效率自然成倍的增长。
2.加强电子档案保密工作
在互联网带来便利的同时，也为工作带来了一些负面的影响。
互联网时代本身就是一个信息大爆炸的时代，怎样在这个时代有效地保护好企业的档案信息，是档案管理系统推进数字化进程所面临的全新挑战。由于纸质档案转电子档案的主要录入方式还是人工手动扫描的方式，要在根源上避免档案的外漏，要求进行扫描录入的工作人员，在工作时间禁止携带手机进行档案的扫描工作，以免档案资料向外泄露，造成不必要的损失与麻烦。同时也要注意在扫描后要及时进行PDF格式的转换，避免档案被恶意篡改。由于这些工作颇为复杂繁琐，因为部分企业将部分工作进行外包。档案工作人员并不是企业内部的人。这需要更加注意对工作人员的入职培训教育，警告职工切不可对档案进行拍照与外带，同时也要加强监管力度。一旦发现有档案外泄的苗头，要及时阻拦，并对该职员采取相应的惩罚措施。
四、电力系统档案管理数字化对策
1.建立并完善有关管理制度
第一，为有效提高数字化档案工作效率，要建立健全规范的档案管理系统工作程序，并严格按照该工作程序开展具体的工作。第二，为提高档案管理工作的服务质量，要提高档案管理人员归类整理工作的能力；第三，为防止计算机操作失误造成文件丢失，要对归档的电子文件进行拷贝保存。第四，要建立并完善严格的文件登记管理制度。
2.加大对档案管理设备的投入
在传统的档案管理工作中，其守旧的管理方法已不能满足电力企业健康发展的要求。随着网络信息时代的到来，人们了解事物和解决问题的途径更加广泛。在电力系统档案管理工作中，其硬件基础设施也必须跟进时代发展的要求，必须充分发挥网络的价值。因此，企业必须对其档案管理工作的重要性有足够的认识，必须增加对其设施设备的投入，购置数字化管理所需要的计算机、数码摄像机、复印机、数码相机、服务器、光盘刻录机和扫描仪等，用现代化的密集架代替铁柜，对档案库房进行改造或更新。
3.建立一支强有力的档案管理工作队伍
作为一项专业性很强的基础工作，档案工作需要有一支高素质的管理队伍来确保其顺利进行。因此，各档案工作人员一方面要了解并灵活运用相关的管理知识，另一方面还要了解与其工作有关的科学技术等。从企业角度讲，就是要积极组织有关培训活动，以提高员工的管理知识和业务素质。从工作人员角度讲，就是要积极参加企业所组织的有关活动，以提高自身的整体素质。
4.优化电力系统档案管理软硬件设施
虽然互联网带来了更便捷的工作方式，可是互联网病毒也层出不穷，让人防不胜防。所以要想提升电力系统档案管理效率，就要积极加强档案管理的设备建设。投入一定资金到电力企业的档案管理工作中，例如，聘请互联网操作能力强的综合性人才来进行数字化档案管理工作。同时也要加强对现有档案管理员工团队的培训与管理。购进全新的电脑操作设备与足够大的存储硬盘，来进行档案管理，是十分必要的举措。同时也要注意在存储档案文件时要进行相应的隔离工作，以免电脑被黑客攻击后死机，影响其他文件的查阅。
五、结束语
综上所述，数字化建设在电力系统档案管理中的应用,能够很大程度上提高了档案管理建设的质量和效率，能够适应电力企业发展的新需求，已成为当前电力系统普遍关注的课题。然而，档案数字化建设是一项长期的任务，仍需在进一步巩固成果的同时，及时发现不足，在实践中实现动态的完善。
参考文献
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