摘要:处在信息时代的今天,随着经济与科技的发展进步,各个行业都在蓬勃发展,电力企业更是如此,尤其是国家“十二五”规划的实施,电力企业更是面临着体制改革的重大结构调整,如何做好改革工作,切实地提高电力企业档案现代化管理工作的有效性,就需要行业工作人员在加强对此问题重视程度的基础上,从多方面着手,多方面研究和剖析,找出更多有效的方法和方案。而本文的研究主要是在研究和学习了相关专家和学者既有研究成果的基础上,结合自身多年的实践教学经验和所掌握的理论知识对此问题进行的探索性分析,希望能够起到抛砖引玉的作用。
关键词:电力企业;档案管理;现代化
1 新形势下加强电力企业档案现代化管理的意义
1.1符合计算机网络技术的发展趋势
在新形势下加强电力企业档案现代化管理工作,完全契合了计算机网络技术的发展趋势。电力企业档案现代化管理不再是单纯的纸质档案存储以及管理工作,而是利用电子版与纸质版相结合的形式进行存储或管理。特别是对电力企业来说,其档案管理工作往往涉及地区的电力供应情况、工程建设状况以及企业运营等内容,因此信息量较其他企业较大。对电力企业档案进行现代化管理势在必行,将计算机网络技术应用于档案管理过程中,可以将档案中涉及信息量较大的部分放置在存储空间内,一方面可以增加档案管理的范围及空间,保证档案所包含的信息量。另一方面则可以减少档案管理过程中的错误率,提高档案现代化管理的质量。
1.2提高档案管理效率的必然要求
电力企业档案现代化管理的主要目的是提高档案的管理效率,以帮助电力企业在日常管理过程中可以得到强大的数据支持。因此,对电力企业的档案进行现代化管理可以有效保持档案的管理水平,利用数字信息处理技术可以对档案的存储以及修改进行有效的控制与记录,以便于电力企业对自身的运营以及相关地区的电力供应情况进行实时的监督与掌控,同时可以将更多先进的技术应用于档案管理过程中,有利于档案进行分类、涉及范围以及注意事项的制定等工作,使电力企业的日常生产与管理朝着智能化以及系统化的方向发展,从而提高档案的管理效率。
2目前企业档案管理工作的问题
2.1电力企业档案管理人员管理水平普遍偏低
在电力企业的档案管理工作中,容易受到很多方面因素的影响。其中重要的一点就是人员的问题。当前,我国电力企业的档案管理中面临的普遍问题就是工作人员的专业能力与综合素质偏低。档案管理对人员的技术与素质要求比较高,电力企业有没有相应的专业知识与技能的培训,造成档案管理中出现严重的问题,档案管理工作人员的专业性有待提升。
2.2电力企业档案管理工作受重视程度偏低
在企业的发展中,电力企业的管理者更多关注的是企业的经营与生产管理,对档案的管理重视程度不够。管理者没有重视到档案管理对企业发展的重要作用,很多领导认为企业的档案管理只是企业档案的管理工作,不会对企业的经营带来任何的效益。也不能促进企业的创业应用。对企业档案管理工作重视程度不够导致企业的档案管理出现严重的问题。
2.3电力企业档案管理制度不完善
当前,我国的电力企业档案管理没有一个完善的管理制度,这样就会造成电力企业的档案管理过程中出现混乱。一个良好的管理制度可以规范企业的管理人员与工作人员的行为,并对具体的工作提供重要的参考规范,有利于企业档案管理的正规化与完善。
3提高电力企业档案现代化管理有效性的方案
3.1建立健全相关的制度规范制度
规范的建立和有效的落实是确保电力企业档案管理工作实现现代化,并取得良好的管理效果的前提条件。而制度规范的建立健全需要从以下几个基本点着手:第一,对于电力企业日趋繁杂、形式逐渐多样化的档案,要有正确的认识;第二,要科学有序地制定出与档案的现代化管理相适应的制度规范;第三,细化相关的准则和标准,并严格的执行。例如,在实际落实现代化档案管理工作的过程中,需要重新规划档案管理的内容,明确电子文件的收集、归档的方法,重新明确相关工作人员的责任,并制定与工作人员切身利益直接关联的奖惩机制,同时,要加强对现代化信息技术的利用,提高档案现代化管理工作效果。
3.2推进电力企业档案管理信息化的进程
所谓的现代化档案管理工作,很大一部分,需要借助多媒体、互联网、信息技术等平台和工具来提高档案管理工作的效率和效果。在电力企业切实的实现档案管理的信息化,需要从以下几个基本点着手,一是要认识到档案的重要性,明确信息时代档案管理的重点和难点;二是要提高档案管理人员对现代化信息技术和设备的操作程度,杜绝由于人为因素造成的各种损失;三是善于利用数字化的扫描设备对关键资料进行建档管理,形成属于电力企业自己的数据库;四是加大开发电力档案的力度,实现管理和利用的良性循环。
3.3提高档案管理工作的服务水平
事实上,之所以要开展档案管理工作,根本目的就是为了实现知识的有效利用。为了实现知识的有效利用,就需要提高档案管理工作的服务水平,一方面档案管理人员需要切实的做好相关信息的收集、整理工作;另一方面需要档案管理人员能够加强对档案编辑和研究的力度,切实地提高档案资源的利用率。此外,还要真正地考虑到电力企业的实际发展情况,将企业发生的大事记、组织结构、企业文化等内容信息进行有效的整理;最后,还需要充分的利用现代化的互联网信息,对企业的档案内容进行适当的补充,建立科学有效的信息服务体系,从根本上避免不必要的失误,提高服务水平。
3.4加大对档案管理工作的监管力度
除了提高电力企业档案管理工作的质量以及提升档案管理人员的工作水平之外,加大对档案管理工作的监管力度也是电力企业需要采取的措施。对电力企业档案进行现代化管理,不仅需要管理人员提升专业知识技能水平,还需要有关部门加大监管力度,针对档案管理工作中归档质量、档案保管和档案服务与利用等方面进行监管,特别是对档案库房的安全措施以及档案管理平台的防火墙设置等环节,要进行严格的监管,保证档案管理工作能够顺利进行。例如在新形势下进行电力企业档案管理工作,需要档案管理人员以及有关部门加大对档案编制、档案管理流程以及档案操作等环节的监管力度。首先,在对档案编制进行监管时,监管人员需要根据电力企业的工业务重点进行编制管理,创新档案服务模式,可以借助计算机信息技术以及网络系统等技术进行档案系统的智能化管理,为用户提供个性化的知识推送服务,同时建立档案信息监控系统,保证档案使用以及操作过程的监管力度,在出现档案丢失以及损坏等情况时及时发出警报,提高档案管理的效率。其次,在对档案管理流程进行监管时,需要根据新形势下的要求,对整个档案管理流程进行监管,特别是对其运用各类信息技术所进行的档案管理流程,需要监管人员进行重点的监管。
结束语
随着社会经济技术的不断发展,更多的高新技术被广泛地使用。在企业的档案管理工作中使用现代化的管理技术可以提高档案管理的真实与准确,这对企业的经营提供重要的基础支持。有利于实现企业的健康、稳定、可持续发展。
参考文献:
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