摘要：伴随着我国城市化进程脚步的加快，科学信息化技术的发展也在各行各业中应用广泛。因此，电子信息化技术在档案管理过程中的应用日益深化，极大地提升了档案管理效率和档案管理质量，避免了人工管理失误现象的发生。论文主要针对档案管理中的电子信息化管理模式建设及应用进行了探究。
关键词：档案管理；电子信息化；管理模式；建设及应用
引言
档案是政府单位和企业在发展中的重要参考，受传统档案管理类型的限制，档案管理在效率和内容上难以满足时代的需求，为了更好的发展档案管理，电子信息化的管理模式是必不可少的，为了更好的实现档案的保存和利用，就必须对现有的档案进行电子信息化，弥补其不足，由此促进档案管理质量的提升，更好的服务社会需求。
1企业档案管理现状
通过对我国各行各业的档案管理工作进行调查研究可以发现，在行业内部普遍都存在档案管理人员综合素质较低的情况，而导致这一情况出现的原因有多个方面，其中最重要的就是在当下企业或者机关单位缺乏对这一方面工作的重视，没有为档案管理人员提供相应的学习培训机会。同时在当下，有相当一部分企业或者单位的档案管理人员都缺乏专业性，存在一岗多职的问题。这就会降低档案管理人员以及相关领导的重视度，在工作中缺乏责任意识和岗位意识，没有充分认识到档案管理工作的重要性。同时有部分领导层缺乏对档案管理工作的正确认识，只重视对档案的保管，而没有重视对档案的利用，这也是阻碍档案管理工作可持续发展的因素之一。以上问题都说明了在当下有相当一部分企业在档案管理方面都存在较多的问题和不足，档案管理的电子信息化建设步伐相对较慢，无法充分发挥档案管理在企业中的作用。
2档案管理中电子信息化管理模式建设的作用和优势
2.1提高档案检索效率
传统的档案检索工作依赖人力手工开展，档案管理工作人员面临着大量的档案进行收集和处理，档案管理的工作人员数量有限，导致档案检索工作效率低下，持续时间较长，所耗费的人员精力较多，影响档案管理效率。电子信息化档案管理模式的建设可以将所有的档案信息内容输入档案管理信息系统当中，人们只需要在检索框中输入自己所需要查询的档案内容，便能够检索到所需的档案信息以及纸质档案放置的位置，极大地提升了档案检索的效率和质量，解决了传统信息查询的低效率和时间长的问题。同时，电子化的信息检索方式也极少出现故障和错误，提高了信息检索的精确度，减少档案管理工作人员的工作量。
2.2实现档案资源共享
将电子信息化管理模式应用到档案管理工作中，是对档案管理工作的优化和升级，人工进行档案管理工作的效率是十分低的，同时其覆盖的内容也不是十分广泛，通过电子信息技术的应用，可以将档案中的声像和文字信息进行信息化处理，使电子文件使用起来更加方便、快捷，更加便于查询，在网络上实现了数据共享，不仅提高了管理效率，也避免了传统档案管理模式中通过手抄形式造成的档案管理错误，提高了管理质量，智能化档案资源共享实现了信息的一体化，加快了档案归档速度和存储速度。
2.3增强档案管理工作的准确性
对于各行业来说，档案资料都是较为重要的内容，开展档案管理工作，除了能保证数据信息的准确性外，还能够实现数据资料的整合与汇总，为管理层人员相关决策的制定提供依据，从而促进企业自身的长远进步，提高企业竞争实力。档案管理包含的内容相对较多，如员工信息资料、不同阶段的发展规划、各阶段的发展目标及政策信息等，只有加强这些数据资料的完善性和安全性，才能为企业提供更多有利的帮助。电子信息技术主要以计算机网络、电脑为信息管理载体，应用电子机械化的方式，无论是准确性还是保密性，均比人工操作方式安全，为人员查找和储存信息提供了很大的方便，这也在一定程度上提升了档案管理的效率。
3基于档案管理的电子信息化管理模式的建设及应用措施
3.1加强硬件和软件建设并建立网络档案系统
电子信息化档案管理模式的构建必须建立在相应硬件设备和软件设施的基础上，因此在现阶段必须加强硬件和软件方面的建设，为档案管理的电子信息化建设提供必要的条件和支撑。同时网络档案系统是电子信息档案管理模式运行的基础，因此当下也需要做好对网络档案系统的构建，建立统一的标准和系统。首先，需要在档案录入过程的数据化建设中对档案录入和归档进行统一规定。其次，切实保证档案管理的安全性，对档案资料进行分级，并设置相应的权限和档案管理规范。所有用户在进行档案管理和使用的过程中，都必须完全遵循既定的规范和要求，保证档案管理和使用的规范性和科学性，加快档案管理信息化建设的速度。此外，为了更好地促进档案管理电子信息化系统的应用，还需要从构建服务网方面入手，通过构建网络平台实现对档案信息的共享利用，充分发挥档案管理电子信息化系统的价值和作用。
3.2提升档案管理工作运行效率
电子信息化管理模式主要是应用计算机设备进行档案管理和信息存储的，这也就说明，很多信息数据可以直接通过硬件设施进行存储，不需要再对其实行整理，再加上其存储时间较长、不易破损的特点，能够更好地保证档案资料数据的质量。电子信息化管理模式应用将档案资料转化成数字化模式，减少了纸张等的应用，缩减了存储空间，强化了环保效果。同时也在此基础上降低人力、物力方面的消耗，加大了数据信息的查询力度，以此推动档案管理工作的可持续性发展。
3.3提高档案资源管理的安全性
计算机网络已经进入到了千家万户，想要更好地实现档案管理工作的改革和优化，就需要建立统一的安全管理模式。健全的制度体系也是档案管理的有效保障，一旦制度体系不够完善，就会出现档案资料的重估或者利用率较低的现象，也会存在档案资料被肆意盗取的现象，对档案的安全性造成严重影响。因此，要建立健全完善的管理体系，同时对于相关的档案管理人员还要进行专业化的培训，提高其计算机的使用水平，增强其安全意识，为档案管理工作的顺利开展创造良好的环境。
3.4加强对档案信息管理系统的维护与保养
档案管理中电子信息化管理模式的建设与应用也存在一定的安全性方面的问题，档案管理工作往往需要联合互联网共同开展，在这种情况下，档案管理电子化系统就处于一种开放式的互联网环境当中，难免会受到外部的恶意攻击而导致档案信息的泄露或者档案信息的破坏，影响档案管理的安全性。因此，必须要加强对档案信息管理系统的维护，提高档案管理信息系统运营的安全性和稳定性，通过设置防火墙、安装杀毒软件定期杀毒以及禁止外部设备接入档案信息管理系统的方式提高档案信息管理的质量，杜绝档案信息泄露问题的发生，保证电子信息化档案管理的效果。
结语
综上所述，档案管理中电子信息化管理模式的应用有效提升了档案管理效率以及档案管理质量，减少人工管理过程中失误问题的发生概率，提高了档案管理的精确度。因此，必须要加强对档案管理工作信息化管理模式的重视，通过应用信息化的管理模式为档案管理工作的持续稳定发展创造良好的条件，促进档案管理工作质量和水平的提升。
参考文献
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