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企业文书档案管理工作现状及创新路径探讨赵新艳

发表时间：2020/6/15 来源：《基层建设》2020年第6期作者：赵新艳

[导读] 摘要：文书档案包含由商业活动、组织和政府的工作组成的文件，财务和质量安全信息处理中的重要会议文件，年度业务审计报告以及由业务产生的活动文件等。

        国家能源集团宁夏煤业有限责任公司金家渠煤矿宁夏银川 750000
        摘要：文书档案包含由商业活动、组织和政府的工作组成的文件，财务和质量安全信息处理中的重要会议文件，年度业务审计报告以及由业务产生的活动文件等。在大型企业中，文书档案中包含的合同、标书、建设许可证等内容具有重要的商业价值，是直接关系到企业安全和发展的重要内容。因此，妥善管理企业的文件和档案，对于增强企业竞争力，推动业务发展至关重要。本文对企业文书档案管理工作现状及创新路径进行探讨。
        关键词：创新；企业文书；档案管理
        1 企业文书档案管理现状
        1.1 企业员工对档案的企业资产认识不足
        无形资产也是企业资产的组成部分。虽然企业的文书档案记录了业务活动，但总资产包括企业的无形资产。企业在制造、运营和生产中产生的业务记录、合同、专利和其他文件是一笔可观的无形资产。可以将这些档案转换为有形资产，以提供与业务相关的利益。但是，目前大多数企业都受到现有文书档案管理注意事项的影响，并专注于合并有形资产。
        1.2 管理模式不规范
        现代企业非常重视管理模式，并通过高级业务管理模式改进其业务开发流程。但是，当涉及企业文书档案时，无法在日常任务中进行管理，可能是因为总体上缺少相关的管理模型，对文书档案管理不够重视，文书档案管理的机制不完善以及缺乏管理准则，没有长期雇用管理人员，导致缺乏对管理系统的支持，工作过程中缺乏相关机构以及特定的雇用标准，档案管理人员可能没有遵循相关政策。在工作中，档案管理不仔细，结果导致缺少文档，或文件信息不完整，以及在查询中发现贷款文件遗漏、混乱。
        1.3 重视程度不够
        长期以来，企业一直将经济收益作为一项主要的开发任务，但他们并未意识到提供大量支持的文书档案管理的重要性。许多高管没有完全理解文书档案管理工作，他们认为文书档案管理很简单，管理不需要大量人力和物力的投资，投资者不能迅速产生经济利润。同时，降低文书档案管理成本和提高效率也是许多企业的目标。其他相关部门和文书档案管理部门之间的协调也会影响对企业对文书档案管理工作的关注。一些领导认为，文书档案管理不是管理系统中的重点，不需要进行特殊关注，由此可见须进行积极的沟通。对于档案部门而言，这是个问题。另外，档案材料的要求还不完全清楚。没有大量的业务支持，档案管理的工作人员就缺乏目标，也无法进行自我调整，很难完全理解文书档案管理的重要性，而管理任务则更加困难。如果不对文书档案管理质量进行标准化，则管理工作很难改进，文书档案管理系统开发不足，利用率低。
        2 企业文书档案管理的创新路径
        2.1 创新企业档案管理模式
        在一个不断变化和发展的时代，企业必须改革以实现利益增长。企业文档的管理必须随着时代发展而改变。企业领导者必须改变管理理念，并根据目标和计划创建新的档案管理模式。首先，企业需要开发有效、简短、清晰且功能强大的管理系统，职责和责任明确的管理模型，并创建专用于个人和分层管理的集成管理模型。其次，管理系统应着重于建立有效的激励机制和惩罚机制，这些机制可以共同促进档案管理，将当前的企业经营与社会发展的需求联系起来。最后，密切关注与管理系统有关的文书档案管理系统的创建，该系统应根据企业的经营状况来改进，并以科学和“存档”的方式统一执行。管理规则，是基于管理内容的规则，包括档案设计规范，档案管理措施以及相关的政策和法规，这些可以确保良好的管理工作系统，以保证管理者以标准有效的方式进行管理工作。

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        2.2 创新思想观念
        为了实现文书档案管理的价值，需要更新观念并提高对文书档案管理的重视。首先，主管人员需要更新观念，要完全理解管理文书档案的重要位置，了解并解释领导职责，确保其工作已包含在完成的年度绩效评估中。同时，应增加对文书档案管理及相关人员和设施的投资。接下来，需要加强宣传工作，提高人们在文书档案管理中的意识，促进不同部门之间的协调与积极合作，并全面管理文件。最后，档案管理人员必须更新观念，透彻理解档案管理的重要性，改变服务模式，积极开展业务学习，简化档案管理并进行实践管理。
        2.3 创新人才培养手段
        由于文书档案的专业性强，所需管理人员的素质相对较高，因此，企业必须不断开发和加强人事管理档案的培训。首先，该培训对于文书档案管理非常重要。企业必须在内部为专职管理人员提供足够的预算，并深刻理解自上而下的存档功能的重要性，并推动文书档案管理的发展。其次，应利用制度和政策吸引档案管理的优秀人才，重点是对备份人员的培训和团队管理的不断加强，尤其是要建立档案管理人才团队，使不同年龄的文书档案管理人员增强解决实际问题的能力。最后，应加强管理人员的培训和交流，继续进行专业培训，打开管理者的视野，更新知识体系，全面地理解理论。通过内部和外部交流进行文书档案管理，学习先进的技术和实践技能，以提高经理的领导能力，并进行持续学习。
        2.4 创新信息化工作方式
        促进文书档案管理和文书档案管理流程的开发是企业的重要任务。首先，企业需要改变观念，改变工作方式，积极学习先进的管理观念，快速建立数字档案以及改变现有的采购管理模型，提高档案管理的作用和有效性。其次，通过开发在线信息管理平台，实施电子文书档案分发以及调查管理和文书档案的共享来提供满足业务需求的软件支持，并改善信息相关设备的硬件支持。创建安全性网络，对数据传输节点进行安全控制以及对数据文件的存储和使用进行保护。再者，提高文书档案管理的信息管理水平，为企业管理层创造各种学习和培训机会，培养管理系统知识。对文书档案管理经理而言，则需要充分了解管理任务和被系统创建集成的信息内容。最后，通过各种形式的开发，必须包括文书档案管理的各个方面，必须建立业务信息管理标准，并共享文档资源以识别文档的价值，加以充分的利用。
        2.5 企业档案管理制度法制化
        档案管理中最重要的档案代码的改革和传播，说明了中国档案管理从行政管理向领导地位的过渡。在这方面，企业必须首先改善文书档案管理功能。可以在内部安排专业的文书档案管理团队进行档案管理。团队人员可以担任企业的副总裁、机构负责人和办公室的副总裁等，队友是每个机构的主要员工，该团队小组每年可以召开一次或两次会议，还可以解决为弄清整个企业的文书档案管理而引起的问题。接下来，需要建立企业文书档案管理网络。除了在内部组建专业的文书档案管理团队外，还需要通过组织各个职能部门和核心业务部门，创建档案并通过相关经理来增强文书档案管理能力。文书档案管理部门每年可以召开两到三个文书档案管理会议，以分享经验并组织和评估文书档案管理工作。最后，完善管理政策法规，建立科学的档案管理体系，基于法律的业务文书档案管理，必须严格遵守国家档案局的各种系统和标准。同时，每个企业还必须创建一个适合其自身实际情况的管理系统。
        结束语：
        企业文书档案由企业创建，文件中包含的计划、报告、会议记录和其他材料的内容反映了企业的业务活动、形象和企业管理水平。因此，应改进每个企业的文书档案管理系统，并优化其自身的管理模式，以提高文书档案管理水平和竞争能力。所以，在信息时代的今天，企业在不断发展的过程中，必须以档案记忆观为指导，不断优化档案管理理念，创新档案管理方式方法，强化档案资料运用的合理性，提高档案资料管理系统的安全性，使档案管理理念以及手段更加科学、合理，进而促进企业档案管理质量以及管理效率得到提升，为现代企业可持续发展提供强有力的保障。
        参考文献：
        [1]黄丽颖. 做好新时代建筑施工企业文书档案收集与归档研究[J].兰台内外，2019，（24）：53-54.
        [2]李婷. 浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新[J].黑龙江科技信息，2017，（7）：153.