试述事业单位档案数字化管理刘贞--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

试述事业单位档案数字化管理刘贞

发表时间：2020/5/6 来源：《基层建设》2020年第2期作者：刘贞

[导读] 摘要：为了有效确保事业单位档案数字化管理取得快速发展，必须认识到目前事业单位在档案室数字化建设过程中存在的问题，积极改善当前所面临的一系列问题。

        淮安市洪泽区劳动就业管理处江苏淮安 223100
        摘要：为了有效确保事业单位档案数字化管理取得快速发展，必须认识到目前事业单位在档案室数字化建设过程中存在的问题，积极改善当前所面临的一系列问题。通过加强对事业单位档案数字化管理的重视程度，提高档案管理人员专业技能素质以及不断完善档案室管理制度，确保相关信息安全等相关措施来促进事业单位档案数字化建设的快速发展。
        关键词：事业单位；档案；数字化管理
        前言：随着我国社会的不断进步，科技水平的不断提高，我们的生活方式有了很大改变。生活节奏逐渐加快，信息数量逐渐增多，在这样的背景下，传统的档案管理模式已经不再适用。要想满足事业单位在未来的建设发展要求，相关部门必须对当下的发展趋势进行准确分析，探索出紧跟时代发展潮流的新型档案管理模式。现如今我们正处在信息技术飞速发展的时代，不断有新技术涌出，实践表明数字化技术在档案管理上的应用可以提高档案管理效率，同时可以降低档案管理成本，对促进行政事业单位的长远发展起到一个积极作用
        1对事业单位档案采用数字化管理的优势所在
        1.1有利于减少档案管理成本
        传统的档案管理模式中，档案管理的工作量比较大，所以需要聘用更多的档案管理人员来完成档案整理、分类和存储工作，加大了管理成本。除此之外，档案都是纸质材料，在长期放置的过程中，容易变脆、变黄，破损率比较高，所以档案管理过程中要定期对其进行修复和备份，这也是档案管理中一笔大支出。同时因为不断有新的档案，所以需要对档案室进行扩建，建设过程中的成本及后期的管理等，加起来是一笔不小的费用，并且这些成本都是无限增加的。采用数字化管理，虽然一开始会因为购入数字化设备和聘请专业人员进行技术讲解而投入资金，但是在数字化管理的后期不会在因为档案破损以及档案空间有额外投入，从档案管理长远的发展来看，数字化管理花费的成本远远低于传统的档案管理模式。
        2目前行政事业单位档案数字化建设中存在的问题
        2.1隐藏一些安全隐患
        信息在存储过程中会有缺陷，主要指的是安全系数低。将档案采用数字化管理的结果是，档案里的信息都被存储在U盘、云空间和数据库等工具中，虽然可以短时间内将海量信息归置妥当，但同时也埋下了很多安全隐患。随着互联网的普及，各种计算机技术不断发展进步，但同时也助长了不安全因素的发生，比如存有档案信息的系统被计算机病毒或黑客入侵，一旦成功，档案信息就会面临丢失、篡改和无法恢复等严重问题。行政事业单位中的档案都涉及个人比较重要的信息，一旦出现这些问题很可能造成无法挽回的局面，因此，在对档案进行数字化管理的过程中一定要加大系统的安全系数。
        2.2没有相关专业数字化管理人员
        当档案采用数字化管理后，档案管理人员不需要再搬运大量的纸质档案，只需要在计算机系统上输入信息即可，虽然看似简单，但实际上对管理人员的管理水平及技能水准要求更高，对于海量的信息处理要有足够的耐心，同时档案管理人员要对档案管理工作认真负责，出现安全问题时能敏锐地检查出来，并且及时的采用安全措施来防止信息被破坏。但在目前的行政事业单位中这种高素质的综合性人才数量十分短缺，导致其不能满足档案信息化管理的要求。
        2.3数字化档案管理不规范
        在长期的传统档案管理模式下，人们都已经适应了这种模式下的规章制度，然而以前的传统模式已经不再适用现代的档案管理，所以在档案采用数字化管理的同时，也要为其制定一套完整的规范和标准，这样才能使档案管理更加有秩序，档案管理人员也能按照规章制度办事，对其行为起到一个很好的约束作用，减少档案管理中出现的部门之间合作差、信息收集能力不足等问题。但是目前的数字化管理中还存在许多规章制度不合理，操作不规范的问题，管理人员也不能有一个清晰的工作指南来提高工作效率。
        3对其进行数字化管理的方法
        3.1构建档案管理网络安全屏障
        各事业单位的档案管理工作都需要有自己独特的网络安全屏障，确保档案管理的机密性，防止因网络安全问题而将档案信息泄露出去。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

事业单位的高层人员应当对档案管理的网络安全屏障建设引起高度重视，确保档案内容的安全，使工作人员更好的管理档案资料。
        3.2加强档案数字化建设的推进力度
        加强档案数字化的建设可以提升资料整理人员的整理效率，在高效率的情况下还能够确保档案信息的准确。由此可见，档案数字化建设是非常重要的，档案管理人员必须加强数字化建设的推进，提升档案管理人员的信息化操作水平。
        3.3提高事业单位领导干部重视程度，增加资金投入力度
        在事业单位档案管理中，为了更好提升档案管理的数字化，需要提高单位领导重视程度，增加相关数字化建设资金投入。在事业单位档案管理中，需要提高相关领导重视程度，提高对档案管理内容的保密性。在进行档案管理中，需要加固档案室门窗，提升档案数字化的建设。
        3.4建立电子档案备份制度
        电子会计档案备份制度的建立，可以有效地防范自然灾害、意外事故以及人为破坏所带来的不良影响。在建立电子档案备份制度时，需要注意以下两点：第一，将纸质档案资料扫描成电子文件或其他电子文件类型，同时，不能仅仅以电子文件的形式归档，原来纸质档案文件也要保存管理好，纸质档案仍是第一保存文件，电子档案只是归为副本归档管理。第二，如果电子档案资料的生成、发送等来源不可靠或不具有权威性，必须以原件档案为主，不可以仅以电子文件归档。
        3.5注重事业单位档案管理软件的升级、开发
        在事业单位档案数字化建设中，为了更好地实现档案管理的数字化，需要配置相关的数字化设备和软件，并需要加强对档案管理软件的升级与开发。1.在部分系统升级后如果不再兼容原生系统，必须在系统升级之前做好原生系统的归档保存，以防止出现遗漏；另外，在涉及硬件设备更新换代时，也需要提前对原硬件设备进行保存，以防止在继续读取以前生成的档案时出现意外。
        3.6加强相关管理人员的素养
        要想实现事业单位档案的数字化建设，要提高相关管理人员的专业素养。行政事业单位除了要聘请专业的技术人员外，还要对管理人员做好培训工作，对提升器工作效率尤为重要。首先要培养相关人员树立数字化管理档案的意识，在不断的学习中，掌握各种基础知识，以及提高自己的数字化技术。同时，档案管理人员要遵守一定的职业操守，对于档案中重要的个人信息要守口如瓶。在实现其数字化管理过程中，事业单位要注重对档案管理人员综合素质的提高，面对海量信息有足够耐心，能及时修补信息漏洞，加强信息安全意识，以确保信息安全。
        3.7对其进行规范管理
        行政事业单位的档案信息一般都比较重要、严谨，需要比较完善的体系来对其进行规范化管理。数字化管理档案的过程不只是简单地信息处理，而是包括信息的收集、归类、标记，以及存储、查询等各个环节，并且每个环节相互联系，必须做好衔接工作，保证信息的正确、完整性，因此对档案数字化建设进行规范管理十分重要。需要相关部门经过详细的协商探讨后，制定一套符合数字化管理特点的规范标准，并在制定完成后咨询专业技术人员对其进行修正，在执行标准的过程中如果有不合适的地方及时更改，不断完善。
        4结束语
        行政事业单位档案采用数字化管理具有诸多优势，随着社会信息量的不断增加，档案越来越多，会占用更多的空间，档案的数字化管理将是必然的趋势，因此，在未来要不断完善档案的数字化管理，从而让档案管理水平得到提高。
        参考文献：
        [1]李建斌.探析事业单位档案管理工作的优化策略[J].办公室业务，2018（13）：87.
        [2]刘虹.事业单位档案管理工作中存在的问题与解决策略[J].黑龙江档案，2019（2）：67.
        [3]李盛楠.事业单位人事档案信息管理的数字化与网络化[J].办公室业务，2019（14）：170.
        [4]于婧.在深入推进事业单位改革中加强档案管理工作的几点思考[J].山东档案，2017（5）：53-54+56.